SERVIZI DIGITALI

Trasformazione digitale della PA, come l’information management spinge l’efficienza



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La gestione intelligente e automatizzata dei dati non strutturati, grazie al supporto di soluzioni basate su AI, permette alla PA di erogare i propri servizi in modo più efficace, gestendo con maggiore rapidità le richieste dei cittadini: vediamo la situazione

Pubblicato il 13 mag 2024



Trasformazione digitale della PA

Dati accessibili e strutturati permettono alla pubblica amministrazione di erogare in modo più efficiente i propri servizi ai cittadini. Tuttavia, il ricco patrimonio informativo del settore pubblico vede la presenza di grandi quantità di dati destrutturati e documenti non sempre accessibili. Il contrasto tra questa mole e le risorse a disposizione per la sua gestione rischia di creare un ostacolo difficile da superare e di compromettere la proficua gestione delle pratiche, con impatti anche sugli utenti. L’automazione dei processi di gestione e trasformazione grazie a soluzioni digitali come le piattaforme di information management e il supporto dell’intelligenza artificiale, aiuta enti e amministrazioni a far fronte a questa situazione e semplificare la gestione, elaborazione ed estrazione delle informazioni necessarie per le proprie attività.

PA, le strategie per servizi digitali più efficienti

Bisogna infatti sottolineare quanto il tema dell’accessibilità dei dati sia rilevante per la PA: gestire il patrimonio informativo delle amministrazioni è importante per estrarre valore, prendere decisioni strategiche, essere più efficienti nell’erogare i servizi, ma quando i dati sono destrutturati la situazione risulta molto complessa. E la maggior parte dei dati delle pubbliche amministrazioni è proprio così: “Si tratta per esempio di documenti, video, audio – spiega Antonio Matera, RVP Southeast EMEA di OpenText -. Sono informazioni difficili da analizzare all’interno di un processo. Ricordiamo anche che il patrimonio informativo delle pubbliche amministrazioni è spesso cartaceo”. Sarebbe impossibile contare solo sull’efficienza e la capacità del personale: “Grandi quantità di dati destrutturati non rendono le informazioni accessibili e quindi utilizzabili, senza un supporto tecnologico adeguato non si può procedere alla loro elaborazione”, precisa Matera.

È necessario quindi servirsi di soluzioni tecnologiche in grado di facilitare il processo di gestione dei dati destrutturati, per fare in modo che i dati, trasformati in informazioni, siano resi accessibili ai dipendenti pubblici in modo che se ne servano per occuparsi delle richieste dei cittadini. Soluzioni che aiutino gli impiegati a elaborare il grande volume di dati crescente e a gestire le richieste a parità di risorse, come una piattaforma di Information management e strumenti di DPA – Digital process automation.

Infatti, l’automatizzazione di queste attività e la loro gestione intelligente ha un impatto non trascurabile: “Un software basato su intelligenza artificiale può facilmente svolgere questo compito, facendo risparmiare tempo e risorse alle pubbliche amministrazioni – aggiunge Matera -. Servono soluzioni che automatizzino il processo di acquisizione e gestione dei dati, rendendolo il più efficace e rapido possibile, per fare in modo che i dati destrutturati possano essere organizzati in modo efficiente”, così da fornire una base utile per estrarre le informazioni di cui si ha bisogno per dare risposte pertinenti agli utenti velocizzando la gestione delle pratiche.

Le opportunità del PNRR per le PA

In questo scenario, i fondi del PNRR si presentano come una valida leva per aiutare le PA a digitalizzare i processi e dotarsi degli strumenti giusti. Matera ricorda “tutto lo sforzo che si sta facendo per la migrazione al cloud, in modo da disporre di ambienti di lavoro flessibili per elaborare la propria mole di dati in maniera automatizzata”, con il fine di “supportare gli impiegati che si ritrovano a dover gestire sempre più informazioni e richieste”.

I fondi, dunque, sono un’occasione da cogliere per trasformare, ridisegnandoli, i propri processi: “La migrazione in cloud offre la grande opportunità di avere sistemi flessibili, scalabili – sottolinea Matera – Ora però bisogna dotarsi di piattaforme per organizzare le informazioni in maniera ottimale, utilizzando budget per ammodernare il patrimonio informativo pubblico”.

Trasformazione digitale della PA, le strategie per servizi più efficienti

Per attuare questa trasformazione e rendere i processi di acquisizione e gestione dei dati più efficaci e, di conseguenza, migliorare l’erogazione dei servizi ai cittadini, è importante compiere alcuni passi prioritari:

  • Migrazione al cloud
  • Analisi del proprio patrimonio informativo
  • Organizzazione dei dati che risultano essere destrutturati
  • Dotarsi di soluzioni per individuare facilmente i dati di cui si ha bisogno, anche tramite ricerca conversazionale.

Matera spiega: “Per prima cosa è importante spostare i dati nel cloud, in modo che si trovino in un ambiente sicuro. Poi è fondamentale compiere un’analisi per capire se il patrimonio informativo a disposizione dell’ente pubblico è accessibile e, nel caso non lo fosse, capire come mai, quali sono i fronti critici da risolvere. Con l’aiuto di un software è possibile anche individuare quali dati non servono più e possono essere eliminati, ottimizzando così le risorse, facendo ordine e risparmiando costi di gestione”. Soluzioni di information management e digital process automation come anticipato sono adatte al compito.

Tuttavia, non basta semplicemente implementare una soluzione digitale: “Serve un partner che aiuti la PA, seguendola nel processo di trasformazione – sottolinea Matera -, mettendo a disposizione il proprio know how riguardo a diversi aspetti, da quello metodologico a quello relativo agli strumenti realmente utili per i bisogni dell’amministrazione”.

Trasformazione digitale della PA, l’information management suite di OpenText

Una soluzione sul mercato che punta a rispondere alle necessità degli enti pubblici sul fronte della valorizzazione del patrimonio informativo è la suite di OpenText. DigiGov Si tratta di una piattaforma di Enterprise Information Management, in grado di gestire le informazioni destrutturate: “OpenText mette a disposizione la propria tecnologia basata sull’AI per gestire i dati destrutturati, al fine di dare un contributo alle amministrazioni per superare le difficoltà operative, in primis riguardo all’accessibilità dei dati – spiega Matera -. OpenText garantisce l’attuazione dell’information governance, dalla messa in sicurezza dei dati in ambienti cloud fino alla garanzia di controllo sull’accessibilità dei documenti”.

La piattaforma DigiGov di OpenText si integra con altri sistemi aziendali, come l’ERP, il sistema di fatturazione elettronica, il CRM, il sistema HR: “L’intelligenza artificiale auto classifica i documenti, estrae i contenuti di valore, li rende fruibili e disponibili in altre piattaforme, arricchendole del contenuto corretto in ogni fase del processo, in quanto la suite si integra con tutte le soluzioni dei principali fornitori IT della pubblica amministrazione”.

A ciò si coniuga l’esperienza del provider. Proprio per condividere la propria competenza e per trattare i temi legati alla valorizzazione dei dati nella pubblica amministrazione, OpenText sarà presente a Forum PA il 23 maggio dalle 11,30 alla tavola rotonda “PA Digitale. Sfruttare il potenziale dei dati pubblici per guidare e governare gli algoritmi”.

Articolo realizzato in partnership con OpenText

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