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Direttore responsabile Alessandro Longo

PA DIGITALE

Ecco perché nel 2015 la PA dirà (davvero) addio alla carta

di Ernesto Belisario

23 Gen 2015

23 gennaio 2015

Dopo tanti annunci e false partenze, quello appena iniziato sembra l’anno decisivo per l’e-government italiano. Mettiamo insieme gli elementi che si stanno affastellando nella stessa, positiva, direzione. Sono soprattutto tre

La PA dice addio alla carta”. Con questa frase è stata accolta da molti la pubblicazione, avvenuta sulla GU del 12 gennaio u.s., del DPCM 13 novembre 2014 contenente le regole tecniche sul documento informatico.

Tanti, specialmente tra gli addetti ai lavori, hanno avuto la strana sensazione di déjà vu, dal momento che il recente passato dell’e-gov italiano è fatto di annunci simili che non sono stati però seguiti dai fatti.

Negli ultimi 10 anni (tanti ne sono passati dall’adozione del Codice dell’Amministrazione Digitale, il Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82), nonostante le promesse di una rapida digitalizzazione completa dell’attività amministrativa, non si è assistito alla scomparsa della carta dagli uffici pubblici.

Amministrazione ancora troppo legata ai vecchi iter burocratici tarati sugli strumenti analogici, assenza di investimenti (in tecnologie e formazione), difficoltà organizzative, norme di difficile interpretazione e che troppo spesso rimandavano a decreti attuativi che – nella migliore delle ipotesi – sarebbero stati adottati dopo anni. Queste sono alcune delle principali ragioni per cui la digitalizzazione della PA ha finito per diventare come il Godot di beckettiana memoria, che tutti aspettano e che non arriva mai.

Eppure il 2015 sembra davvero l’anno della svolta, e non solo perché le tecnologie, come la posta elettronica certificata, sono notevolmente più diffuse (e utilizzate) sia dalle amministrazioni che dai loro utenti.

Il quadro normativo, fatto di norme attuative e regole tecniche, appare ormai quasi completo e nei prossimi mesi scadranno i termini che le amministrazioni hanno per l’adeguamento ad importanti disposizioni in materia di dematerializzazione e servizi on line.

Entro il 16 febbraio 2015, tutte le pubbliche amministrazioni “dovranno approvare un piano di informatizzazione  delle procedure  per  la  presentazione   di   istanze,   dichiarazioni   e segnalazioni che permetta  la  compilazione  on  line  con  procedure guidate accessibili tramite autenticazione con  il  Sistema  pubblico per la gestione dell’identità digitale di cittadini  e  imprese” (in base all’art. 24, comma 3-bis, D. L. n. 90/2014)Le procedure dovranno permettere il completamento  della  procedura,  il tracciamento dell’istanza con  individuazione  del  responsabile  del procedimento e, ove applicabile, l’indicazione dei  termini  entro  i quali il richiedente ha diritto ad ottenere una  risposta. 

Dal momento che il piano dovrà prevedere una completa informatizzazione, le amministrazioni dovranno attrezzarsi per la ricezione, gestione e conservazione di documenti e fascicoli informatici.

A partire dal 31 marzo 2015, poi, tutte le pubbliche amministrazioni (anche quelle regionali e locali) dovranno accettare (e quindi gestire e conservare) esclusivamente fatture elettroniche, vale a dire documenti informatici. La rivoluzione della FatturaPA, iniziata il 6 giugno 2014 per le pubbliche amministrazioni centrali, arriva quindi a compimento, con effetti assai rilevanti in termini di dematerializzazione dei documenti e degli archivi.

Entro il 12 ottobre 2015, infine, tutte le amministrazioni dovranno adeguarsi alle regole tecniche in materia di gestione documentale (adottate con DPCM 3 dicembre 2013), provvedendo – tra gli altri adempimenti – ad aggiornare i propri sistemi di protocollo informatico e a predisporre il manuale della gestione documentale.

È questo il contesto in cui entra in vigore il Decreto del 13 novembre 2014 sul documento informatico: un anno di adempimenti stringenti che – se disattesi – non solo esporranno  gli enti a sanzioni e responsabilità, ma determineranno addirittura l’illegittimità dell’azione amministrativa.

Ecco perché le amministrazioni, nel corso dei prossimi mesi, sono chiamate a pianificare tutte le azioni necessarie a:

–       verificare l’adeguatezza degli strumenti informatici utilizzati e, eventualmente, porre in essere le procedure per l’approvvigionamento di quanto tecnicamente necessario all’adempimento alle norme di legge;

–       apportare le necessarie modifiche all’organizzazione e predisporre i documenti e manuali previsti dalla normativa vigente (provvedendo alla loro pubblicazione sul sito istituzionale dell’Ente);

–       provvedere alla necessaria formazione di tutto il personale e alle attività di informazione/comunicazione per l’utenza;

–       potenziare il sistema di conservazione dei documenti informatici.

Un percorso complesso, aggravato – in alcuni casi – dalla colpa con cui molti uffici pubblici hanno rimandato (fino all’ultimo momento disponibile) il giorno in cui confrontarsi con l’attuazione delle norme in materia di digitalizzazione.

Ma il tempo appare ormai scaduto, la carta nella PA questa volta sembra avere davvero i mesi contati.

  • Attilio A. Romita

    Egregio Avvocato,
    all’inizio della sua nota scrive giustamente “Tanti, specialmente tra gli addetti ai lavori, hanno avuto la strana sensazione di déjà vu,….”.
    Dalla Bassanini 1 del 1992 continuiamo a …digitalizzare, ma solo le nuove leggi e non l’effetto che avrebbero dovuto avere!
    Io ho battezzato con il nome Burusaurus Rex tutta la catena di comando della PA e questo animali preistorico, che si ciba di cavilli e bolli tondi, è sempre riuscito a trovare un cavillo, una necessità di lettera esplicativa, l’art.35 della legge napoleonica o qualche altro marchingegno per bloccare una legge.
    Sarà questa la volta buona? Sono moderatamente ottimista, anzi del tutto pessimista sino a che non sarà previsto il taglio delle mani per chiunque, avocati compresi, ritarda pe qualsiasi motivo, anche giusto, l’applicazione di una legge dello Stato.
    Auspico forse la spietata applicazione delle Leggi? EBBENE SI!!!

  • Nando Fanelli

    Mi associo in toto al commento e all’auspicio del lettore Romita. Vorrei che fosse veramente la volta buona e non sentire più in ufficio colleghi dire: mi manda un fax? o vederli correre affannosamente all’ufficio poste per delle raccomandate.

  • ganfranco

    D’altra parte è la prima volta che si annuncia, e poi basta andare nelle pubbliche amministrazioni per vedere che sono tutti in grado di usare i computer….

  • emanuela

    Un grazie all’Associazione Culturale Idealixer che ha messo a disposizione un servizio gratuito per la fatturazione elettronica.
    Lo potete trovare su fatturaelettronicapa.org

  • ICT – Gestione del personale

    Domanda: ma si deve eliminare solo la carta per utenza esterna? E tutta la montagna di carta stampata, firmata, protocollata per la gestione interna del personale?

  • Cristiana

    Lavoro in un comune e non sono giovanissima (50 anni) eppure mi scontro quotidianamente con un sindaco che pretende di tenere la raccolta delle copie delle delibere (visto che gli originali dovranno essere digitali) o la stampa di tutto la posta di giornata (e il protocollo è informatico e ha il collegamento) con colleghi che si rifiutano di usare la mail o non sanno neppure come impaginare un foglio di calcolo (non parlo di forme): Da anni le spese per formazione sono inesistenti e invece avrebbe dovuto essere il primo investimento. Purtroppo in queste condizioni (vi assicuro che sono tanti in queste condizioni) la digitalizzazione è una chimera perchè pensare di fare una rivoluzione del genere a costo zero (anzi in riduzione dei costi si veda il taglio del personale e della formazione) è follia come è follia che io sia responsabile del sistema informatico da perfetta incompetente quale sono (certo mi diverto a usare il pc e odio la carta ma questo non fa di me una persona in grado di accompagnare un passaggio cosi delicato) ma anche questo è il nostro paese

  • Giogori

    Non ci credo, non è la volta buona. Non vi è nessun vero obbligo finché non ci sono sanzioni e pene nel caso in cui non lo si rispetti. Si guardi la PEC per le aziende e le pubbliche amministrazioni. A parte non servire a nulla… almeno le aziende e le amministrazioni la usassero. Due casi: mio comune per cambio di residenza, mandata pratica via PEC. Mi telefonano per dirmi che manca un documento e che preferivano email normale, la PEC è scomoda per loro. Secondo caso: Operatore telefonico mi chiede raccomandata per avere dettagli di traffico; dico che voglio mandare PEC, loro mi rispondono che non ce l’hanno e che se voglio lamentarmi, posso mandare una raccomandata all’ufficio legale. Non cambieremo mai.

  • Giorgio

    E secondo questi fini pensatori questa operazione di digitalizzazione completa come si esegue? Esistono già le competenze nella pubblica amministrazione per cui vanno acquistati solo i macchinari (server, storage e/o altro) oppure dando tutto in appalto all’esterno a megaditte incontrollabili che avranno in mano tutte le informazioni dello Stato? E quanti soldi avrebbero stanziato per questo?
    Da Berlusconi in poi spero sempre di essere su “scherzi a parte”, con qualcuno che ad un certo punto mi dice che non era vero niente e che nel frattempo i VERI politici e amministratori stavano lavorando sul serio…

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