la guida

Giunta e Consiglio comunale in video, le regole da seguire per gestire la diretta

Dieci regole – tecniche e di comportamento – da seguire per gestire le dirette di conferenze per le sedute degli organi collegiali e renderle efficaci, evitando errori e scivoloni

10 Giu 2020
Andrea Marella

Consulente trasformazione digitale pa

Photo by Allie on Unsplash

Con l’introduzione del Decreto Cura Italia, gli Enti pubblici possono avvalersi di servizi di video/audio conferenza per le sedute degli organi collegiali.

Insieme alle modalità di attuazione (l’identificazione certa dei partecipanti, il regolare dello svolgimento delle sedute, la partecipazione e le funzioni dei segretari, l’adeguata pubblicità delle sedute.) è opportuno seguire alcune buone norme che si utilizzano da anni nel privato per la gestione di una videoconferenza efficace.

Per comodità, ho separato queste “buone norme” in 2 parti.

Aspetti Tecnici: il primo importantissimo scoglio da superare, quello del digital divide e di come riuscire con pochissimi accorgimenti a sembrare dei veri professionisti.

Come comportarsi: molte delle indicazioni contenute in questa sezione, invece, sono assolutamente valide anche per qualsiasi riunione “offline”, ma in videoconferenza diventano fondamentali.

Aspetti tecnici

Location

La scelta della “stanza” è uno degli aspetti più importanti per la buona riuscita di una videoconferenza.

La luce infatti influirà molto sulla parte video, mentre la dimensione della stanza inficerà sull’audio (anche se avete un buon microfono direzionale).

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Scegliete una stanza dove potete stare tranquilli e concentrarvi esclusivamente sul lavoro da svolgere.

Pianificare di fare il vostro intervento dalla cucina, dove si sente “borbottare” il sugo che avete messo sul fuoco, o dal soggiorno, dove i bambini non smettono di litigare, è quanto di più inappropriato (e ineducato) possiate fare.

State interagendo con altre persone e, nel caso del Consiglio, anche con i cittadini: la professionalità (e il ruolo che rappresentate) ne risentirà parecchio.

Connettività

Una web conference ha come prerogativa…che sia erogata tramite una connessione internet!

Smarcata questa banalità (ma che spesso banalità non è), è utile conoscere qualche dettaglio per essere preparati al meglio su ogni evenienza.

Il “regista”, o meglio, chi avrà la facoltà di iniziare e terminare la videoconferenza, è sicuramente la persona che necessita di più “banda” possibile in quanto dovrà gestire i flussi video di tutti gli altri partecipanti.

La webcam, quindi il video, è la parte sicuramente più onerosa in termini di utilizzo della banda, mentre l’audio e lo streaming verso il canale youtube non occupano una grande quantità di dati.

Utilizzare piattaforme internazionali, con anni di esperienza alle spalle e dedicate alla web conference è buona usanza in quanto di natura gestiscono la compressione dei dati.

Un aspetto tecnico in meno a cui pensare, insomma.

Gli studi effettuati da colossi come Skype, Cisco, Zoom e LogMeIn riportano più o meno tutti lo stesso schema relativo all’uso della banda utilizzata durante le conferenze, e se ne evince che non è necessaria una linea imponente per poter partecipare ad una web conference.

Ma come faccio a sapere se la mia linea è adeguata?

Tramite diversi strumenti online, il più famoso è speedtest.

Con un semplice click è possibile verificare:

  • Ping(packet internet groper) – che misura la latenza di trasmissione di rete, più sarà alto meno sarà reattiva la connessione.
  • Download – che misura la velocità di scaricamento di dati dalla rete.
  • Upload – che misura la velocità di caricamento dati sulla rete.

Più alti sono i valori di Download ed Upload, e più sarà garantita la bontà della trasmissione.

Smarchiamo subito un primissimo modo per sapere a priori se ci saranno problemi durante la web conference: si dispone di una piattaforma di streaming video attiva a casa (Netflix, Disne+ etc etc)? Ci sono problemi nella visione di film o serie tv?

Se la risposta è No, allora si può stare tranquilli, a patto che gli altri coinquilini non stiano saturando la banda proprio nel momento in cui vi serve!

David Salway, esperto di banda larga di about.com, ha realizzato questa tabella che riporta le velocità di connessione necessarie per svolgere le più comuni attività online:

Ma se non dispone di una connessione internet a casa?

Prima di disperare, bisogna sapere che quasi sempre si può utilizzare la linea dati del cellulare come fonte primaria per navigare.

E’ sufficiente “condividere” la connessione (hotspot) per poterla usare sui dispositivi.

Audio

Se la qualità video può non essere eccelsa, o addirittura non essere indispensabile l’uso della webcam, l’audio deve essere qualitativamente ottimo.

Non c’è nulla di più irritante di non riuscire a sentire in maniera chiara la persona che sta parlando.

Assicurarsi, quindi, di utilizzare delle cuffie con microfono oppure gli auricolari del cellulare, che nella maggior parte dei casi vanno benissimo.

Raramente l’utilizzo di microfono e speaker integrati è la soluzione ideale.

Se si opta comunque per questa strada, la location farà tutta la differenza del mondo.

Video

Sicuramente la webcam accesa darà la possibilità ai partecipanti di vedersi e renderà la sessione meno “impersonale” e più vicino ad un incontro de-visu.

Detto questo, ci sono alcuni aspetti importanti da considerare per non rischiare di ottenere un effetto completamente opposto al desiderato.

Con pochissimi accorgimenti, legati all’uso della luce, si potrà sembrare un vero professionista delle videoconferenze anche se è la prima volta che se ne fa una.

Per questa sezione, mi sono avvalso dell’aiuto della mia amica Ornella Pesenti, fotografa ritrattista davvero eccellente e con una simpatia fuori dal comune (che non guasta mai, soprattutto in questi periodi).

Ho preso in prestito col suo permesso un post di Facebook che ha raggiunto qualche migliaio di utenti.

Non usare le luci della sala (dall’alto):

  • Servono per illuminare uno spazio ampio e non specifico
  • Arrivano dall’alto e ti segnano il volto con occhiaie
  • Sono generalmente distanti da dove sei, il che provoca orrori ancor peggiori
  • Fanno anche cadere la luce dietro di te!

Non usare le luci alle spalle:

  • La luce alle spalle è riprovevole
  • Non state facendo un set fotografico
  • Dovete vedere la luce, non rinnegarla. (l’ironia era compresa)

La Finestra (di fronte)

  • Se hai un portatile o uno smartphone e devi fare una videochiamata, metti la finestra di fronte a te!
  • Illumini così il volto in modo omogeneo
  • Ovviamente stai attento al tuo sfondo 😉

La Finestra (di lato)

  • Sì, abbiamo anche la possibilità di usare la luce in modo un po’ “caravaggesco
  • Se osservi l’immagine potrai notare che una metà è più illuminata dell’altra
  • Ricordati che stai usando una finestra. Più scende il sole, più sarai in ombra

La Lampada (di fronte)

  • Non servono grandi doti tecniche. Posala sul tavolo e girala di fronte a te.
  • È troppo forte? Utilizza un foglio di carta da forno per ammorbidire la luce!

La Lampada (di lato)

  • La lampada da tavolo puoi usarla anche di lato
  • A differenza della finestra non perderà mai di potenza
  • Puoi scegliere il lato che preferisci.
  • Nuovamente: se è troppo forte, puoi anche allontanarti per avere una luce più fioca 😉

Riassunto: come usare correttamente la luce

Don’t della luce!

No alla luce alle spalle

No alla luce ambientale

Come usare le finestre

Osserva la finestra e metti la fotocamera fra te e la finestra

Come usare le luci da tavolo

Guarda la luce e se è troppo forte puoi metterla a lato oppure utilizzare della carta da forno per ammorbidirla

Test della webcam: ci sono diversi siti internet che ti permettono di testare la webcam, eccone un paio.

https://it.webcamtests.com/

https://www.wikihow.it/Testare-il-Funzionamento-di-una-Web-Cam-su-PC-o-Mac

Come comportarsi

Come dicevo nell’introduzione, molte di queste regole sarebbero di “buona creanza” anche per incontri “offline”, non solo per l’etichetta digitale.

Ne riporto qualcuno a mio avviso indispensabile per rendere efficace la videoconferenza.

Puntualità

Provate a immaginare questa scena: sul video compaiono 13 persone che aspettano l’unico ritardatario.

Non è sicuramente il miglior modo per iniziare una videoconferenza.

E’ bene che tutti i partecipanti si colleghino con un margine d’anticipo ragionevole.

Fare aspettare gli altri è una chiara manifestazione di ineducazione, ed è fondamentale che si verifichi (per tempo) il buon funzionamento degli apparati tecnici.

Gestione del microfono

Scegliere un luogo il più possibile silenzioso per partecipare ad una conference call.

Se ciò non è possibile, ad esempio se si chiama dal cellulare all’aperto oppure se si condivide la stanza con altre persone, ricordarsi di tenere il microfono silenziato finché non è il proprio turno di prendere la parola.

Questo accorgimento è forse il più importante da osservare nelle audioconferenze professionali in quanto evita che la discussione venga disturbata da eventuali rumori provenienti dall’ambiente circostante, ad esempio il traffico cittadino o le voci di altre persone.

Se si utilizza un telefono fisso o un cellulare (con chiamata telefonica) si può silenziare il microfono con la sequenza di tasti indicati nella mail di invito.

Ricordarsi anche di silenziare la suoneria del cellulare e le notifiche del computer (chiudendo le applicazioni non necessarie).

Presentazioni

Tutti i software di video conferenza permettono di far apparire un testo in sovraimpressione in corrispondenza del riquadro video all’interno del puzzle virtuale.

Consiglio di riportare per esteso Nome e Cognome in modo che tutte le persone (soprattutto in Consiglio Comunale) possano sapere chi prende parola.

Sapere come comportarsi in significa anche presentarsi quando alla riunione partecipano persone che non si conoscono.

Al primo intervento si saluta e si scandisce il nome e cognome e il ruolo che si ricopre.

Un piccolo gesto di cortesia e rispetto nei confronti degli interlocutori che sarà certamente apprezzato.

Evitare distrazioni

Anche nel caso in cui si ha un ruolo prevalentemente da ascoltatore, ricordarsi che si potrebbe essere chiamati in qualsiasi momento a rispondere ad una domanda oppure ad esprimere un parere.

E’ bene quindi di non distrarsi facendo altre cose come leggere mail o chattare perché se si viene chiamati improvvisamente ci si potrebbe trovare in imbarazzo per non aver prestato attenzione alla discussione.

Questo è davvero uno dei consigli che non si dovrebbe mai sottovalutare.

Evitare commenti

Si potrebbe scrivere un libro sui commenti imbarazzanti fatti durante o alla fine di una videoconferenza da persone convinte che il loro microfono fosse spento.

Se non si vogliono correre rischi, bisogna evitare di fare qualsiasi commento anche se si è convinti che il microfono è silenziato e anche quando l’organizzatore ha dichiarato chiusa la conferenza.

Non sovrapporre le voci

Se in generale non è bello interrompere una persona che parla, o comunque sovrapporsi ad un intervento, durante le videoconferenze è estremamente deleterio.

Molto spesso, per limiti tecnici diversi, si rischia infatti di non sentire più nessuna delle persone che sta parlando generando non pochi problemi al pubblico e all’organizzatore.

Conclusioni

In generale, posso concludere semplicemente facendo appello al buonsenso e riassumendo tutti in:

  • Verificare la parte tecnica/tecnologica
  • Prendere confidenza con lo strumento
  • Rispettare le regole di base per una discussione civile
  • Come tutte le novità, darsi tempo per razionalizzarla
  • Sorridere

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