Con i fondi del Piano Nazionale di Ripresa e Resilienza (PNRR) si presenta anche per i Consigli Regionali l’opportunità importante di digitalizzare i propri processi e di creare così un nuovo rapporto con i cittadini, le imprese e il mondo civile nel suo complesso. Il tutto legato da un filo trasversale di trasparenza dell’operatività legislativa e amministrativa, in ogni iter e in ogni istanza presentata agli Enti.
In questa prospettiva si rende necessario delineare e definire, seguendo le indicazioni inserite nella Missione 1 del PNRR, un piano di transizione al digitale al contempo realistico e sfidante.
Vediamo gli attori, le azioni e le soluzioni identificate dal Consiglio Regionale della Toscana per attuare questa transizione e porsi come un interlocutore rapido ed efficace per presentare le proprie istanze o proposte e partecipare attivamente alla vita civile ed economica del proprio territorio, contribuendo a far crescere la propria regione.
Le opportunità del PNRR per il Consiglio Regionale della Toscana
Per il Consiglio Regionale della Toscana è stato portato avanti un esercizio progettuale per la realizzazione di un piano di transizione al digitale per cogliere l’opportunità presentata dal PNRR. La traccia di questo piano è stata inoltre proposta alla Conferenza dei Presidenti delle Assemblee legislative delle Regioni e delle Province autonome, di cui la Presidenza del Consiglio Regionale della Toscana ha il coordinamento per la digitalizzazione, come indirizzo di sviluppo digitale comune e condiviso.
La strada della transizione al digitale del Consiglio Regionale della Toscana passa dall’identificazione degli attori per i quali è necessario programmare e progettare azioni specifiche e coordinate per poi definire per ognuno di essi esigenze e soluzioni. Questi gli attori, le azioni e le soluzioni ipotizzate.
I cittadini, le imprese e le associazioni
Il fine ultimo della digitalizzazione verso queste categorie non può che essere, come detto in premessa, la trasparenza massima e la miglior efficacia ed efficienza possibile. La trasparenza negli atti, nelle istanze presentate, nella certezza del rapporto anche attraverso nuovi strumenti digitali, basati su blockchain, di certificazione e presentazione delle informazioni dell’Ente in pieno rispetto del GDPR privacy. A questi sono da affiancare strumenti in intelligenza artificiale che rendano la fruibilità e il rapporto con il Consiglio multicanale. Inoltre questo tipo di approccio dovrà soprattutto, in controtendenza con quello che si può pensare, rendere fruibile l’utilizzo equivalente dei nuovi servizi digitali anche a fasce di cittadini in difficoltà con la tecnologia attraverso il canale telefonico e il natural language speaking. Queste nuove piattaforme di intelligenza artificiale possono essere utilizzate inoltre come basi per la gestione di nuovi modelli di URP trasformandoli in nuovi riferimenti per la comunicazione e l’interazione con i Consigli. Inoltre l’intelligenza artificiale può rappresentare una tecnologia essenziale per realizzare un’indicizzazione semantica di tutto il materiale legislativo ed amministrativo prodotto dal Consiglio in modo da poter mettere a disposizione i propri atti e informazioni con modalità diverse dalla semplice ricerca e con strumenti che rispondano a interrogazioni che vadano oltre le semplici parole chiave. Il piano di transizione del Consiglio Regionale della Toscana punta quindi sulle nuove tecnologie di blockchain e intelligenza artificiale per un nuovo modello di interazione che porti alla massima trasparenza della propria azione.
I dipendenti del Consiglio Regionale
L’efficienza e le capacità di risposta di ogni Ente pubblico passano dalla rapidità di attuazione dei propri percorsi. La digitalizzazione delle informazioni e dei rapporti di collaborazione è essenziale per fare un importante e definitivo passo avanti nella riforma della Pubblica Amministrazione ed essere efficaci verso i cittadini con nuovi canali come quelli trattati al punto 1.
Le nuove modalità lavorative come lo smart-working e il co-working utilizzate in maniera massiva, quanto improvvisa, durante l’emergenza pandemica, hanno rappresentano un terreno nuovo dal quale è risultato evidente che la digitalizzazione dei flussi documentali e lavorativi porta vantaggi in termini di rapidità e affidabilità dei percorsi. Un ambiente digitale di lavoro dovrà essere però dotato di un forte ed ergonomico sistema di gestione dei documenti digitali, delle informazioni dei flussi autorizzativi e per la gestione della propria scrivania digitale. Un ambiente di desktop unico, ergonomico, di utilizzo intuitivo, è sicuramente uno dei componenti essenziali per facilitare l’utilizzo dei nuovi percorsi digitali. Necessario anche per superare finalmente la frammentazione dei software che a oggi, seppur integrati, costringono a un ambiente di lavoro su piattaforme diverse con diversi approcci di gestione delle informazioni. A completamento del nuovo desktop unificato dovrà essere affiancato un sistema integrato di comunicazione e collaborazione e un sistema di gestione delle macro e micro attività che aiuti a gestire tempi, efficacia e carichi di lavoro in un ambiente lavorativo sempre più misto tra personale in presenza e in remoto (a domicilio, in sedi coworking o in sedi remote). E’ fondamentale inoltre affrontare questo tipo di approccio al digitale con azioni di Change Management e una formazione specifica, non tanto all’utilizzo degli strumenti, ma alla costruzione, gestione e conservazione dei documenti e atti digitali.
I consiglieri
per i Consiglieri la transizione al digitale dovrà portare a nuovi modi di organizzare la propria azione, di interfaccia con i loro gruppi consiliari e i loro colleghi e non ultima il loro modo di interagire con i cittadini e con i loro territori di provenienza. La piattaforma digitale per i dipendenti è la base anche a supporto dell’attività del Consiglio attraverso un uso specifico e specializzato alla gestione dei documenti e informazioni sulla parte legislativa e più vicina all’attività del consigliere. Particolare importanza deve ricoprire la digitalizzazione del percorso legislativo dell’Ente, dalle proposte alle votazioni di aula. Il Consiglio Regionale della Toscana rispetto a questa problematica ha fatto il primo passo attraverso l’applicativo Iterlegis che permette, a oggi, la trasmissione digitale degli atti (proposte di legge, mozioni, emendamenti, etc. ) seguendo ogni singolo passaggio del flusso e coinvolgendo tutti gli attori interessati. Questo tipo di strumento è fondamentale per realizzare parte di quella trasparenza che è alla base di tutto il piano di digitalizzazione. A queste nuove possibilità per i consiglieri dovranno essere affiancate nuove tecnologie che ne permettano l’attività istituzionale e di voto andando a realizzare nuove aule consiliari, nonché sale per le commissioni, che permettano lo svolgimento misto, in presenza e in remoto, alle sedute dei Consigli e delle Commissioni stesse. Questo nella maniera più fluida, ergonomica ed efficace possibile per gli utilizzatori nonché nella certezza del riconoscimento remoto del Consigliere e quindi garantendo la certezza della validità del voto. Per facilitare e rendere più semplice l’approccio al digitale per questa categoria, risulta inoltre importante aprire un focus sull’applicazione delle firme digitali, andando a valutare per quali momenti e atti è possibile utilizzare una Firma Elettronica Avanzata, possibilmente autografa, e quando invece si rende necessario l’applicazione di una firma digitale. Anche per i Consiglieri sarà infine decisiva e fondamentale l’azione di Change Mangement nonché una formazione specifica e continuata all’utilizzo dei nuovi strumenti.
Gli altri enti pubblici
Il completamento della digitalizzazione delle attività dei Consigli non può che prevedere un’analisi e un intervento anche sui rapporti con gli altri Enti Locali, a partire dai Comuni. Questo sia da un punto di vista di interoperabilità tra protocolli e altri canali di comunicazione istituzionale, sia come supporto ed esempio per la diffusione della digitalizzazione della Pubblica Amministrazione Locale.
Agire su queste categorie attraverso un piano di transizione al digitale non può che prevedere un investimento importante sulla gestione della sicurezza informatica. Difatti, all’aumentare della digitalizzazione, risulta sicuramente un aspetto delicato su cui intervenire e un pianto di transizione al digitale rappresenta un’occasione importante per intervenire su una criticità troppo sottovalutata al momento.
Infine, per attuare al meglio questa nuova politica di intervento, nasce la necessità di fornire i Consigli Regionali di figure con profili e professionalità nuovi come raccomandato anche dal piano Next Generation Europe. Nuove generazioni di dipendenti pubblici con professionalità legate ai social, a nuove sistemi di gestione del rapporto coi cittadini, all’ottimizzazione dei processi digitali o alla gestione dei documenti nativi digitali. Nuovi dipendenti pubblici con visioni innovative che siano da stimolo all’intera macchina e contribuiscano in maniera definitiva al successo e al compimento della transizione digitali degli Enti.
