Piattaforme e tecnologie cambiano sempre più frequentemente: non potendo fermare questa corsa è necessario cambiare approccio abbracciando la complessità.
Le imprese e le pubbliche amministrazioni che si affacciano su progetti di trasformazione digitale, si trovano ad affrontare un problema che in precedenza era quasi impercettibile: un cambiamento così rapido di contesto da trasformare il progetto stesso a sei mesi dal suo inizio.
Pensiamo per esempio alla velocità con la quale evolvono le piattaforme, alle nuove esigenze che possono emergere nei clienti o nei cittadini, alla nascita di nuove tecnologie o dispositivi: dalla nascita dell’idea alla sua realizzazione le assunzioni iniziali possono essersi stravolte o addirittura scomparse.
Si tratta di un’accelerazione con la quale è necessario imparare a convivere in quanto si tratta di caratteristica intrinseca e propria dei progetti digitali e d’innovazione.
Sicuramente si tratta di uno scenario che inizialmente può sembrare spaventoso poiché viene a scomparire la stabilità e si fa largo l’incertezza, ma si tratta, per fortuna, di uno spazio che è possibile attraversare in maniera sicura.
Sei concetti per navigare nel mondo digitale
Per navigare però nelle acque dei progetti digitali è necessario però tenere a mente sei punti:
- Bisogna imparare a convivere con questi nuovi ritmi e accettare il cambiamento stesso come costante dei progetti: non è più possibile considerare il progetto come realtà immutabile e non è possibile sapere a priori qual è l’elemento in grado di aggiungere valore (nel 1995 Watts S. Humphrey formula quello che oggi è noto come “legge di Humprey” la quale afferma che un requisito diventa completamente noto solo dopo che gli utenti lo hanno utilizzato).
- In una situazione d’incertezza è necessario aver ben chiara la meta che si vuole raggiungere: gli obiettivi del progetto, il motivo per cui una soluzione viene realizzata, deve essere chiara a tutti i partecipanti. Se infatti durante le attività sarà necessario introdurre cambiamenti o valutare nuovi percorsi, l’unico elemento che potrà guidare in maniera rapida e precisa la direzione da intraprendere è l’obiettivo di progetto. Tutte le decisioni, di implementare o meno una funzionalità, di sviluppare o meno un contenuto, dipenderanno da questo elemento.
- Obiettivi diversi richiedono strumenti di gestione differenti e, allo stesso modo, non è possibile usare la stessa metodologia di gestione per ogni progetto. Dalla pubblicazione de “L’organizzazione scientifica del lavoro” di Frederick Taylor nel 1911 sono stati fatti numerosi studi e test empirici sui vari modi in cui è possibile sviluppare e gestire un progetto. Oggi sappiamo che a seconda del livello di incertezza è possibile spostarsi da modelli rigidi (o pesanti o waterfall) a modelli nati per affrontare meglio il cambiamento come quelli agili (o leggeri o lightwight) per arrivare all’incertezza assoluta tipica delle startup che adottano, non a caso, la metodologia Lean Startup formalizzata da Eric Ries nel 2011.
- Se siamo circondati dal cambiamento, è fondamentale essere disciplinati e non lasciarsi indurre in tentazione. Se Ulisse nella sua odissea aveva incontrato una sola volta le Sirene, nei progetti digitali queste si nascondono dietro a ogni angolo: sono i dubbi che mettono in discussione la meta e gli strumenti che sono stati scelti per inseguire il nuovo e il facile (e che spesso è sintetizzabile con l’acronimo FOMO Fear Of Missing Out, la paura di perdersi qualcosa). Se anche è possibile (dato i cambiamenti continui) rimettere in discussione gli obiettivi di progetto, questa non è una scelta che può essere presa a cuor leggero, ma che deve essere attentamente valutata. Il rischio altrimenti è di navigare in tondo: sviluppare mille rivoli, correre da una parte all’altra, ma senza mai raggiungere qualcosa
- La complessità dei territori nei quali ci muoviamo rende ardua le imprese in solitaria e le persone che lavorano ai progetti rappresentano la risorsa più importante. Riuscire a radunare talenti, soprattutto a motivarli e fare in modo che siano loro stessi a voler raggiungere l’obiettivo diventa la nuova normalità per realizzare progetti digitali e d’innovazione.
- Il Project Manager, a questo punto, non diventa più una persona che si occupa di gestire il progetto, di controllare tempi, attività e costi. Queste attività rimangono, ma si affiancano alla gestione delle persone che diventa l’attività più importante e complessa. Infatti, la collaborazione non è un elemento naturale o spontaneo: mettere insieme in una stessa stanza delle persone, non le rende un team affiatato in grado di affrontare la complessità che abbiamo descritto poco sopra. Il Project Manager assume sempre più un ruolo che potremmo definire come quello dell’allenatore di una squadra: si mette al servizio del Team per fare in modo che tutti possano contribuire al meglio delle proprie capacità, generare valore e raggiungere quanto più rapidamente l’obiettivo individuato.
I sei punti che abbiamo descritto sono quelli che consentono oggi una gestione ottimale di un progetto digitale o di open innovation. Anche se all’apparenza possono apparire banali, si tratta di vere e proprie rivoluzioni e di cambiamenti difficili da introdurre all’interno delle imprese e della pubblica amministrazione: non si tratta infatti di strumenti, ma di approcci e cultura, elementi che devono essere interiorizzati.
Tuttavia, come molte imprese e amministrazioni stanno dimostrando, è una sfida che può essere affrontata con successo: purtroppo non esistono ricette valide per tutti (dato che non esistono due obiettivi, due realtà e due team identici), ma con i giusti processi e impegno è possibile adattarli alle proprie esigenze.
