Buone pratiche

Una PA senza carta è possibile: Campi Bisenzio dà l’esempio

Le risorse tecniche nella PA ci sono e “fare squadra” paga,. Lo dimostra l’esperienza del comune di Campi Bisenzio con il progetto FIdo

05 Lug 2017
Giovanna Donnini

direttore Settore Innovazione Comune di Campi Bisenzio

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“Copiare” è il contrario di “creare”. Vero. Però se gli esseri umani non sapessero imitare e ripetere nemmeno potrebbero imparare a comunicare tra loro. Una teoria si studia, ma una pratica, soprattutto se valida, si impara conoscendola e ricalcandola. Si migliora a piccoli passi anche sulla base dell’esperienza altrui e si può trarre vantaggio dalla conoscenza dei casi di successo e dagli errori e difficoltà già incontrati da altri. D’altra parte tutto il lavoro creativo è derivativo: nessuna idea nasce dal vuoto, ma da altre idee, dalla cultura e dallo spirito del tempo.

C’è creatività quando si parte da qualcosa di esistente e lo si trasforma in qualcos’altro. O quando si rimescolano materiali già individuati come validi per ottenere una combinazione diversa nella quale il risultato vale ben di più della mera somma aritmetica delle parti.

Un recente caso di successo, e  che proviamo ora a raccontare, è il progetto F.I.D.O. del Comune di Campi Bisenzio, vincitore del premio “miglior progetto PA senza Carta”.

Completamente progettato e realizzato internamente con personale del Settore 6° Innovazione, F.I.D.O. si presenta all’utente come una piattaforma Web per la presentazione di istanze online, all’interno della quale la configurazione e la progettazione delle varie tipologie di istanza è gestita in ambiente grafico di disegno del flusso informativo.

F.I.D.O. consente di gestire qualsiasi tipologia di istanza e di utenza (cittadino / associazione / impresa / professionista) e può essere “vestito” con un qualsiasi telaio grafico di presentazione. L’utente viene guidato nella compilazione di moduli web e ove possibile i campi sono già precompilati.

Completata la predisposizione dell’istanza con i dati mancanti e gli eventuali allegati, questa viene protocollata in ingresso al protocollo generale, e il cittadino-utente ottiene la ricevuta di avvenuta protocollazione attestante la data di avvio del procedimento amministrativo digitale.

F.I.D.O. nasce dalla volontà del Comune di Campi Bisenzio di ridisegnarsi in chiave digitale, mettendo al centro i bisogni dei cittadini e delle altre categorie di utenti finali.

Il servizio è stato messo online mercoledì 1 marzo 2017, con nove tipologie di istanza (fra le quali dichiarazione di residenza, accesso civico – FOIA, accesso agli atti, iscrizione mensa scolastica, dieta speciale, allacciamento lampade votive, ecc) e già dopo circa un mese le tipologie di istanza sono salite a quindici (soggiorno stranieri / apolidi, iscrizione al registro delle associazioni, bando contributo affitto, ecc).

A queste si sono recentemente aggiunte la domanda di agevolazione per la tassa dei rifiuti (TARI)  e di partecipazione al cosiddetto bando per il “Pacchetto scuola”, due servizi di largo impatto sulla cittadinanza.

La quantità di tipologie di istanza gestibili con F.I.D.O. sarà estesa progressivamente nel corso del 2017 fino a  coprire la  quasi totalità delle istanze possibili.

Le caratteristiche tecniche di F.I.D.O.

L’utilizzo di risorse open source e dei protocolli di sicurezza, l’aderenza agli standard dettati dall’agenda digitale, la facilità di integrazione in un qualsiasi sito web grazie all’utilizzo di xhtml e css, la sua modularità e la flessibilità in fase di progettazione rendono F.I.D.O. lo strumento ideale per la re-ingegnerizzazione e standardizzazione della modulistica, fidelizzando l’utente che si rapporta con l’Ente.

L’interfacciamento tramite API con altri applicativi dell’Ente permettono di  verificare in tempo reale/utilizzare dati già in possesso dell’Amministrazione. L’integrazione con il protocollo generale completa la fase di presentazione dell’istanza, l’emissione della ricevuta telematica e automatica di avvenuta protocollazione, nonché lo smistamento agli uffici di competenza.

Per massimizzare il risultato il comune di Campi Bisenzio ha fatto squadra con altre realtà della Pubblica Amministrazione, in particolare con Regione Toscana: l’utilizzo dell’infrastruttura regionale della Toscana ARPA[1] per l’autenticazione dei cittadini (tramite SPID, Carta Nazionale dei Servizi e Carta di Identità Elettronica, come previsto dal Codice dell’Amministrazione Digitale ). L’accordo di servizi sottoscritto fra le due amministrazioni, contenente la delega a Regione Toscana di tutte le azioni per l’adeguamento all’evoluzione delle regole nazionali, permette di  concentrare gli sforzi del team di sviluppo di F.I.D.O. sulla missione principale: configurare e gestire nella componente di back office le tipologie di istanze e consentirne la presentazione nel front end, riducendo al minimo i casi di irricevibilità o di necessità di integrazione.

Quanto, invece, all’impatto organizzativo sulla struttura burocratico – amministrativa dell’Ente, che ha avviato in parallelo la mappatura dei processi, secondo le indicazioni del Piano Triennale di Prevenzione della Corruzione e della Trasparenza, tutto viene vissuto “in diretta”. Il metodo scelto è quello di applicare sia il cosiddetto approccio dall’alto, dai macroprocessi fino alle fasi dei processi a ai procedimenti, sia l’approccio dal basso, a partire dai singoli procedimenti e dalla cosiddetta fase dell’iniziativa (presentazione dell’istanza / protocollazione / smistamento), per attivare progressivamente la gestione completamente dematerializzata dei pratiche nel back office.

E’ stato scelto già parecchi anni fa, tra l’altro, di procedere con lo sviluppo interno di software da affiancare a prodotti commerciali offerti dal mercato e questo per non disperdere le conoscenze, nonché per rinvigorire e tenere aggiornate le professionalità del gruppo. Anche le poche risorse finanziare a disposizione negli anni hanno contribuito a non far abbandonare la scelta, che, nel tempo ha portato a coprire parecchie necessità del Comune di Campi Bisenzio, come si evince dai Piani di contenimento delle spese di funzionamento e dalle relazioni annuali del Responsabile della Trasparenza, pubblicati nella sezione Amministrazione Trasparente del sito web istituzionale.

Un progetto entusiasmante nella genesi e nei risultati, ma non privo di difficoltà. Il gruppo di tecnici informatici in forza al Settore Innovazione è dedicato alle tante e diversificate attività di gestione dei sistemi informatici del Comune e le aree di intervento sono via via aumentate nel tempo in numerosità e diversificazione, nonché necessità della continuità dei servizi. Dunque, si soffre della mancanza di risorse umane dedicate alle fasi di progettazione / analisi / sviluppo / test e collaudo del software, che meriterebbe un progetto come F.I.D.O.; si combatte settimana per settimana per rispettare un minimo di pianificazione, coscienti di interromperci spesso.

Nonostante tutto, però, ci si è mossi con la convinzione di poter costruire un buon prodotto. Convinzione supportata anche che dall’esperienza diretta, anche dall’analisi delle proposte offerte dal mercato.

Cosi, partendo da una consolidata esperienza, in particolare nella dematerializzazione dei giustificativi dei dipendenti (richiesta ferie, permessi, …..), che pur rivolgendosi soltanto a utenti / clienti interni, si è potuto creare i primi solidi mattoni delle fondamenta del progetto F.I.D.O. E senza essere spaventati il rapporto diretto con i cittadini, anzi le prime esperienze di supporto chiesto e ricevuto in tempi rapidi forniscono indicazioni di proseguire con le modalità già in uso. Tra l’altro, a Campi Bisenzio, per supportare i cittadini nel superamento del digital divide, è messo a disposizione presso l’URP il servizio di attivazione della tessera sanitari elettronica, per facilitare e sostenere così di accedere a servizi online tramite la CNS .

E’ opportuno, inoltre, ricordare  che il Comune di Campi Bisenzio aderisce alla Rete Telematica Regionale Toscana (RTRT) fin dalle sue origini e ha partecipato attivamente alle azioni condivise con la Regione Toscana e gli altri Enti del territorio regionale per la definizione degli standard di comunicazione e di cooperazione applicativa, per l’utilizzazione diffusa delle infrastrutture tecnologiche, una fra queste ARPA (Infrastruttura per l’autenticazione, autorizzazione e accesso ai servizi). Regione Toscana ha pubblicato le specifiche e la documentazione tecnica necessaria per integrare con le proprie infrastrutture  un servizio web di un Ente di RTRT; in modo trasparente, gli Enti toscani ottengono come risultato di integrare i propri servizi anche con SPID.

Gli sforzi fatti finora sono stati ricompensati con il riconoscimento ottenuto a forum PA, dove F.I.D.O. è stato premiato come uno dei progetti migliori. Un risultato ben oltre le aspettative: si puntava a essere citati fra i  migliori progetti, certamente non di risultare il primo della categoria PA senza carta. Il tutto, comunque, nella consapevolezza  che la progettazione, anche dal punto di vista squisitamente tecnico, ha delle caratteristiche rilevanti, fra le quali segnaliamo che il motore di F.I.D.O. produce per ogni tipologia di istanza un unico XML utilizzato nelle diverse fasi di lavorazione: come grafo per la progettazione del flusso, come maschera web di acquisizione dati e caricamento di allegati dal front end, come file PDF/A in fase di protocollazione.

Ora l’obiettivo è quello di stimolare  il riuso e/o altre forme che consentiranno di fare comunità con F.I.D.O. E’ una forte aspettativa quella di far crescere la soluzione ben oltre i limiti territoriali, sempre che altri Enti trovino qui qualità, funzionalità e risposte alle proprie esigenze.

Fare squadra e far collaborare i tecnici della Pubblica Amministrazione porta al raggiungimento dei risultati attesi,il caso di F.I.D.O. lo dimostra.

[1]     http://www.regione.toscana.it/-/arpa-infrastruttura-per-l-autenticazione-autorizzazione-e-accesso-ai-servizi

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