Lo smart working resta anche nel 2022. L’hybrid work ha svolto un ruolo importante in pandemia, per mantenere le distanze prima dell’avvio della campagna vaccinale. Ma il lavoro agile ha consentito anche di aumentare in modo significativo la produttività. E conviene alle organizzazioni proprio per il cambio di paradigma che comporta.
In questo autunno, caratterizzato dall’inflazione e dalle alte bollette, il lavoro ibrido assume anche una nuova dimensione. Meno riscaldamento, meno giornate in sede. Lo smart working servirà anche a tagliare i consumi energetici di pubbliche amministrazioni e aziende. Ecco quali tecnologie le aziende usano, in particolare nel settore bancario, e come intendono garantire la continuità operativa del business e gestire la cybersecurity dei servizi che offrono quando il lavoro è agile.
Lo smart working nel 2022: ecco le tecnologie
Il lavoro da remoto comporta minori spostamenti, minore riscaldamento ed elettricità per aziende e uffici, e dunque un abbattimento dei consumi.
Sono tutte ottime motivazioni per attivare lo smart working anche nell’autunno-inverno 2022. In generale gli strumenti più diffusi per il lavoro agile sono le suite di produttività e le tecnologie per la collaboration:
- Microsoft Teams (incluso in Microsoft Office 365);
- Cisco WebEx Meetings;
- Google Meet;
- Skype for Business (compreso sempre nella suite di Microsoft);
- Zoom.
Il caso Banca Intesa Sanpaolo: gli strumenti per il lavoro agile
Lo smart working ha creato più autonomia, flessibilità, collaborazione e ha promosso l’uso di nuove tecnologie digitali per agevolare e supportare il lavoro da remoto. Abbiamo contattato Banca Intesa Sanpaolo per sapere quali tecnologie hanno adottato e come gestiscono la cybersecurity durante il lavoro ibrido.
“Intesa Sanpaolo adotta soluzioni di collaboration tra quelle leader di mercato, integrate nelle piattaforme software già a disposizione dei dipendenti”, commenta Fabio Ugoste, Direzione Cybersecurity and Business Continuity Management di Banca Intesa Sanpaolo.
“La scelta dello strumento utilizzato è stata guidata non solo dalla facilità di integrazione con i nostri sistemi e da una user experience facile ed intuitiva”, sottolinea Fabio Ugoste, “ma anche puntando su soluzioni in grado di assicurare alti standard di sicurezza considerando come questi tool possano essere utilizzati per condividere informazioni, anche riservate“.
“Nella relazione con stakeholder esterni, invece, possono essere utilizzate anche altre soluzioni con l’obiettivo di semplificare le relazioni ‘remote’ anche con chi non utilizza gli strumenti scelti da Intesa Sanpaolo, ma solamente accedendo via internet”, mette in guardia Ugoste. Quindi “evitando di scaricare sul proprio pc aziendale applicazioni la cui sicurezza non è continuamente verificata dalle funzioni specialistiche della Banca e rispettando precise linee guida comportamentali“.
Tra le prime indicazioni per chi fa smart working, scatta infatti l’attenzione a un utilizzo più consapevole. L’importante è evitare le distrazioni casalinghe, che portano i dipendenti a compiere errori dalle conseguenze potenzialmente gravi. Evitare l’invio di email errate con informazioni sensibili a destinatari sbagliati, cliccare su link sospetti o non attendibili, cadere nelle trappole del phishing come inserire credenziali su siti web fasulli. Tuttavia basta adottare buone linee guida comportamentali e strumenti ben configurati, per impedire gli errori più comuni.
Smartworking Italia: il fenomeno in cifre
Secondo l’Ufficio studi di Variazioni, il 53% dei decisori aziendali (rispetto al 45% nel 2020) stimano che il lavoro ibrido aumenti la produttività dell’8%. Inoltre ritengono che migliori del 6% l’autonomia, dunque la qualità del lavoro. Registra un incremento del 7% anche la capacità di delegare da parte dei responsabili.
I fattori chiave che orienteranno la trasformazione delle aziende verso uno smart working più efficiente nel 2022 sono tre: flessibilità, appartenenza e alternanza.
Innanzitutto la gestione dei team diffusi indirizza il lavoro ibrido per obiettivi.
Nel 2021 è aumentata del 10%, rispetto all’anno precedente, la capacità dei manager di effettuare il monitoraggio del lavoro a distanza e le valutazioni delle persone in base ai risultati e non al tempo trascorso in presenza alla propria postazione in ufficio.
Inoltre prima era percepita con timore e vissuta come una criticità la riduzione di visibilità nei confronti del proprio responsabile. Ora questa percezione scende del 18% rispetto all’anno prima.
Perché si fa smart working in azienda
La spinta maggiore al lavoro agile deriva dall’opportunità di abbattere il tempo perso nel tragitto da casa all’ufficio e viceversa. Spesso fonte di stress a causa del traffico.
Ma la flessibilità dell’hybrid work è un valore aggiunto. Infatti l’orario di lavoro non coincide con i tipici orari d’ufficio, ma varia in funzione degli obiettivi da raggiungere.
In questi anni di pandemia, i manager hanno iniziato a delegare di più, sia in termini quantitativi che qualitativi. Anche la conciliazione vita-lavoro, il cosiddetto work-life balance, compie progressi. Nonostante i rischi di eccesso di reperibilità, il lavoro ibrido aumenta il benessere e migliora l’equilibrio fra vita privata e professionale.
Il telelavoro infatti si declina in versione smart, svincolando i lavoratori dal luogo e dall’orario di lavoro. Inoltre lascia loro l’autonomia di ripensare le modalità di lavoro in cambio di una più alta responsabilizzazione sui risultati.
Le aziende stanno introducendo la flessibilità oraria per i dipendenti, mentre i manager possono scegliere non più giorni fissi di smart working (come nel pre covid) ma di poter organizzare liberamente il lavoro del proprio team. Viene ampliata la possibilità di scegliere il luogo nel quale svolgere la propria prestazione lavorativa.
La cybersecurity nel lavoro ibrido
Ogni volta in cui si amplia il perimetro di attacco, come quando si lavoro da remoto, le aziende e i loro dipendenti devono seguire regole e adottare comportamenti, in modo tale da garantire un alto livello della cybersecurity in un mondo dove si assottigliano i confini fra casa e ufficio.
Ecco cosa ha fatto Banca Intesa Sanpaolo in ambito sicurezza per proteggere i dati quando i dipendenti sono in smart working e cosa intende fare in futuro. “Per consentire a tutti i colleghi la possibilità di lavorare da remoto in piena sicurezza, garantendo quindi la tutela dei dati dei clienti – della Banca e degli utenti stessi – e i livelli di protezione della rete informatica complessiva del gruppo”, spiega Fabio Ugoste, “Intesa Sanpaolo ha in primo luogo dotato tutti i dipendenti di pc portatili aziendali, la cui sicurezza è gestita centralmente“.
“Contemporaneamente”, continua Ugoste della Direzione Cybersecurity and Business Continuity Management di Banca Intesa Sanpaolo, “tutti gli accesi in smart working sono protetti da meccanismi di strong authentication ovvero soluzioni che oltre alla password richiedono un ulteriore meccanismo di riconoscimento dell’utente”.
Inoltre “tutte le connessioni avvengono tramite soluzioni che permettono di proteggere la trasmissione dei dati e dei dispositivi collegati, garantendo lo stesso livello di sicurezza di quello assicurato in presenza fisica in ufficio“, sottolinea Fabio Ugoste.
“Un significativo impegno di risorse è stato poi dedicato alla creazione di contenuti formativi quali corsi on line, pillole, newsletter e videointerviste per incrementare il livello di awareness dei dipendenti sui rischi e sui correlati comportamenti adeguati.
In questo modo vengono garantiti nel tempo tutti gli aggiornamenti sia tecnologici che comportamentali necessari a mantenere i livelli di sicurezza adeguati alle minacce cyber sia attuali che di prossima evoluzione”, conclude Fabio Ugoste.
Per diffondere una cultura aziendale fondata sull’awareness dei propri dipendenti e per proteggere tutta l’azienda dalle minacce cyber in continuo aumento, sono quattro i pilastri essenziali:
- offrire formazione ai dipendenti per elevare il livello di consapevolezza sul tema cyber security;
- cybersecurity assessment e penetration testing per valutare e fotografare o stato attuale di sicurezza dei processi e sistemi aziendali;
- eseguire prevenzione, monitoraggio e risposta alle minacce in realtime, per intercettare tempestivamente le minacce e risolvere in tempo reale i possibili incidenti;
- affidarsi a esperti altamente specializzati per adottare comportamenti a prova di criminal hacker, rispondere agli attacchi più sofisticati e ridurre al minimo eventuali danni.
Smartworking: i risparmi per le aziende
Il risparmio oscilla fra il risparmio di 300-500 euro al mese per una singola postazione di lavoro (a Milano o Roma). Lo riporta Mariano Corso, responsabile dell’Osservatorio Smart working del Politecnico di Milano, in un’intervista. Il taglio dei costi si attesta a circa 500 euro l’anno per postazione per le aziende. Al di là delle cifre, le aziende stanno risparmiando in termini di: costi di affitto o mutuo (hanno meno sedi da mantenere), minori spese di manutenzione e bollette energetiche.
Minori spostamenti corrispondono a 1,8 milioni di tonnellate di CO2 in meno. La cifra emerge calcolando la quota di lavoratori che usano l’auto per andare al lavoro.
L’Agenzia internazionale dell’Energia (Iea) avrebbe stimato in un risparmio quotidiano di mezzo milione di barili di petrolio, su un consumo complessivo di 44 milioni. Tale risparmio si otterrebbe con uno smart working di tre giorni a settimana nei Paesi industrializzati.
