risorse umane

Formazione IT: in Regione Lazio l’Agenda Digitale parte dai dipendenti

L’iinnovativo progetto “World Cafè per l’Agenda Digitale”, attraverso processi volti a garantire la comunicazione, la formazione, la motivazione, il coinvolgimento dei dipendenti ha consentito di identificare le basi per elaborare e gestire, in maniera condivisa, soluzioni, idee e azioni

22 Mar 2017
Giusi Miccoli

Strategic Advisor Politiche per il personale e Formazione

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Parlare di formazione e apprendimento nella PA significa credere nella possibilità di cambiamento attraverso il potenziamento e accrescimento delle competenze del sistema PA. In un periodo di risorse scarse, “investire” sulle persone appare una scelta obbligata, una bellissima scelta obbligata.

Se la produttività della PA è determinata dalla qualità del personale, quest’ultima è garantita dalla capacità di aggiornamento e sviluppo delle competenze. In tale ottica la formazione quale strumento per l’innovazione del capitale umano deve essere intesa come un investimento in grado di supportare i processi di cambiamento e di innovazione. Il valore della formazione non sta solo nel trasferimento di conoscenze e nello sviluppo di competenze e capacità ma nell’aiutare a pensare in un modo diverso dal solito, per permettere ai dipendenti di individuare problematiche nuove e complesse, di affrontare il cambiamento, di sviluppare adeguati approcci e strumenti, muovendosi così in un contesto flessibile e liquido.

Nel nostro Paese, tuttavia, la formazione – anche nella PA – non è ben percepita, in quanto da un lato le restrizioni dei bilanci delle amministrazioni e dall’altro episodi di mala gestione portano a costruire un’idea della formazione inefficace e inutile. È necessario tuttavia porsi alcune questioni. È possibile introdurre cambiamenti e innovazioni senza intervenire sulle persone? Si può demandare la trasformazione degli apparati solo all’introduzione di normative? È verosimile invertire la tendenza per cui le risorse destinate alla formazione siano sempre decrescenti?

I World Cafè per l’Agenda Digitale

Nell’esperienza di Regione Lazio degli ultimi tre anni, il numero dei partecipanti alle attività formative è passato da 3.102 (2010) a 4.238 (2015) e 5.593 (2016), nonostante il decremento delle risorse destinate alla formazione (i numeri riportati corrispondono infatti al numero dei partecipanti in formazione).

I numeri raggiunti nel 2015 e nel 2016 sono motivati sia dall’utilizzo dei corsi online sia dall’organizzazione di un’importante iniziativa sull’Agenda Digitale, che ha visto il coinvolgimento di 1.600 dipendenti regionali.

Nell’ambito delle attività volte al raggiungimento degli obiettivi stabiliti dall’Agenda Digitale Regionale, è stato realizzato da Regione Lazio e ASAP un progetto di comunicazione e formazione per il personale, con l’obiettivo di promuovere la diffusione sistemica e massiva dei temi inerenti l’AD e parallelamente sui temi della partecipazione, apertura e collaborazione tra cittadini e amministrazione. Il percorso rientra nella strategia per realizzare il “Lazio Digitale 2020”, ossia il piano per l’implementazione di una Amministrazione regionale capace di utilizzare pienamente le opportunità offerte da Internet e dalle tecnologie, allo scopo di assicurare ai cittadini uno sviluppo sostenibile .

Delle cinque aree di intervento dell’Agenda Digitale della Regione Lazio il pool di progetto costituito dall’Amministrazione regionale e da ASAP ha ritenuto prioritarie per questa iniziativa formativa l’area Amministrazione digitale aperta e intelligente e l’area Cittadinanza e competenze digitali, in quanto azioni trasversali e ad alto impatto per l’ente.

Gli obiettivi che hanno ispirato il progetto sono stati:

  • sensibilizzare i partecipanti sui temi del digitale e, in particolare, rispetto al suo impatto per il cambiamento dell’amministrazione;
  • massimizzare il contributo dei partecipanti attraverso un approccio informale e mediante metodologie partecipative;
  • realizzare una discussione incrementale e circolare grazie agli interventi dei partecipanti;
  • favorire l’interazione tra i partecipanti, attraverso una rapida circolazione di idee, e raccogliere una panoramica dei diversi punti di vista.

È stato così avviato il progetto “World Cafè per l’Agenda Digitale”, un’attività complessa che ha coinvolto oltre 1.600 dipendenti di categoria B e C delle sedi regionali centrali e periferiche.

Il percorso, iniziato nel mese di ottobre 2015 e conclusosi nel mese di febbraio 2016, ha visto lo svolgimento di 20 sessioni di World Café ciascuna delle quali ha coinvolto circa 100 dipendenti impegnati in dieci tavoli di lavoro. Tramite la metodologia della facilitazione è stato possibile generare conversazioni su temi complessi ma in modo concreto, divertente e produttivo sui tre focus individuati: efficienza dei processi interni; coinvolgimento dei cittadini; miglioramento dei servizi.

Questi grandi numeri e l’intensa partecipazione hanno consentito di collezionare migliaia di idee, progetti e sollecitazioni eterogenee ma confrontabili per finalità, dimensioni di intervento e fattibilità specifica, tutti focalizzati sul tema del cambiamento e dell’innovazione per il raggiungimento degli obiettivi in tema di Agenda Digitale.

Nel 2016 gli stessi item sono stati riproposti con un questionario online ai partecipanti al World Cafè, che hanno valutato – in base ad una scala likert costruita su 6 gradi – le priorità delle varie proposte progettuali in riferimento a criteri quali urgenza, desiderabilità e fattibilità di ciascuna idea di microcambiamento.

Sulla base di questa indagine, la Direzione Affari istituzionali, Personale e Sistemi informativi, in collaborazione con l’Area Agenda Digitale della Regione Lazio e con ASAP, hanno analizzato le idee di intervento e le preferenze indicate dai dipendenti regionali, al fine di individuare le azioni da intraprendere nel 2017.

Il valore aggiunto del progetto: co-progettazione, engagement e cambiamento

Il progetto ha il compito di supportare una strategia della “sostenibilità delle risorse umane” attraverso la messa in atto di processi volti a garantire – nel tempo – la comunicazione, la formazione, la motivazione, il coinvolgimento. Le misure adottate per incrementare la sostenibilità sono state:

  • aumento del grado di condivisione dei principi fondamentali, degli ideali e delle strategie dell’organizzazione regionale;
  • miglioramento della comprensione del proprio ruolo da parte dei dipendenti, in funzione di una visione sistemica dei servizi erogati dall’amministrazione regionale;
  • riduzione degli ostacoli alla comunicazione interna e esterna;
  • promozione delle modalità di lavoro collaborativo e di gestione dei progetti;
  • diffusione di una cultura favorevole al cambiamento e all’innovazione.

La sperimentazione di soluzioni formative e metodologie di apprendimento “non convenzionali” e interattive ha offerto la possibilità di creare momenti di scambio e di apprendimento collaborativo.

Il punto focale di un processo formativo bottom-up è coinvolgere attivamente i dipendenti, in quanto “esperti” e portatori d’interessi sia rispetto ai problemi che alle possibili soluzioni, rivolgendo loro iniziative di formazione specifiche. L’esperienza diretta dei partecipanti consente di identificare le basi per elaborare e gestire, in maniera condivisa, soluzioni, idee e azioni.

La valorizzazione dell’individuo non può basarsi solo su metodi didattici tradizionali o di tipo operativo e simulativo. Vanno messi a punto approcci e metodi che spostano il focus della formazione da un’impostazione top-down ad una bottom-up: nonostante la rilevanza del ruolo del formatore e del committente nella definizione e gestione del percorso formativo, è basilare il coinvolgimento e la partecipazione dei componenti di un’organizzazione al fine della crescita e dello sviluppo.

*Dal 28/11/2016 con funzione di liquidatore di ASAP, società in house di Regione Lazio, le cui funzioni e competenze saranno trasferite a LAZIOcrea nell’ambito di un processo di accorpamento delle società regionali.

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