fantascienza fiscale

“2021 Odissea nello studio contabile”: il futuro ideale della gestione documentale

Una riflessione utopistica per immaginare come sarà il futuro della gestione documentale da qui a due anni, passati i furori legati all’innovazione portata da fattura elettronica B2B, conservazione a norma, archiviazione digitale. Un’evasione leggera dalla dura realtà del professionista di oggi

14 Ott 2019
Barbara Maria Barreca

Dottore commercialista

Luca Benotto

Dottore Commercialista


Immaginiamo di essere nel 2021. Il primo gennaio 2019, con l’avvento della fatturazione elettronica, sembra ormai un lontano ricordo. A distanza di tre anni possiamo affermare che la rivoluzione portata dalla fatturazione elettronica ha infine costretto, spesso controvoglia, chi si occupa di fisco e amministrazione ad acquisire nuove competenze in materia di documenti informatici, conservazione a norma e firma digitale e le software house hanno messo a disposizione strumenti che hanno rivoluzionato il modo di lavorare di chi si occupa di amministrazione.

Lo studio contabile, come prevedibile con tutte queste trasformazioni, è cambiato, così come il modo di lavorare dei professionisti e dei suoi collaboratori. Lo stesso rapporto con il cliente si è modificato e con esso le sue aspettative nei nostri confronti. La carta non è sparita, per carità, ma i primi effetti sui nostri archivi fisici si sono potuti apprezzare quando abbiamo riconsegnato ai clienti la documentazione contabile del periodo di imposta 2018 ed effettuato il confronto con quella relativa al periodo di imposta 2019: si sono creati i primi spazi vuoti negli armadi…vi ricordate?

L’automatizzazione

La contabilità non è diventata automatica, però alcune delle sue fasi sono state velocizzate: l’acquisizione delle fatture elettroniche attive e passive in modo automatico ci ha consentito di concentrare l’attenzione sulla natura dell’operazione e non su altri elementi quali l’anagrafica del cliente/fornitore, il numero e data fattura, gli importi. Vi ricordate il tempo in cui dovevamo registrare manualmente i movimenti degli estratti conto bancari, quelli dei registri dei corrispettivi?

Ormai la possibilità di importare in formato elettronico estratti conto bancari, previa adeguata mappatura dei singoli movimenti, ci permette di abbinare gli incassi e i pagamenti alle singole fatture tanto nelle contabilità ordinarie che nei regimi di determinazione del reddito secondo il principio di cassa (professionisti, imprese in semplificata, etc.) mantenendo il controllo in tempo reale sui crediti, i debiti e la liquidità aziendale.

Conservazione e archiviazione

E i tempi in cui la conservazione obbligatoria a norma delle fatture aveva richiesto ore ed ore di studio dei manuali dei conservatori e le indicazioni erano approssimative o insoddisfacenti (“ma come, non avete attivato la conservazione dell’AdE? Allora bisogna mandare le fatture in conservazione manualmente…”)? Per fortuna adesso, nel 2021, la conservazione delle fatture elettroniche emesse e ricevute è integrata nel gestionale di contabilità e le fatture vengono acquisite nel sistema di conservazione automaticamente e senza perdita di tempo.

Anche l’archiviazione delle fatture è diventata pratica e veloce: accedendo ai gestionali di contabilità risulta immediatamente possibile recuperare le fatture attive e passive visualizzandone l’intero contenuto: la comodità di reperire fatture elettroniche direttamente dal pc invece di andare a cercare il cartaceo all’interno dei nostri archivi fisici ci fa ormai provare attimi di sconforto quando si tratta di reperire documenti degli anni antecedenti il 2019.

La gestione dei pagamenti

E che sollievo a poter usufruire dei servizi offerti dalle applicazioni di fatturazione elettronica che, nel tempo, oltre a permettere l’emissione e la ricezione di fatture elettroniche, hanno creato delle interfacce con i principali players finanziari e ora offrono la possibilità di gestire i pagamenti direttamente all’interno dell’applicazione stessa senza inutili perdite di tempo per l’accesso ad altre applicazioni. Nel 2021 per fortuna i dati possono essere acquisiti direttamente da differenti applicativi così che i gestionali più performanti sono in grado di acquisire automaticamente i riepiloghi contabili delle paghe e permettono persino di accentrare e gestire il pagamento degli stipendi.

I canali di ricezione

Ma vogliamo parlare di tutte le problematiche sorte in merito alla scelta dei canali di ricezione delle fatture elettroniche? Spariti: la ricezione è stata correttamente compresa da tutti gli operatori economici. Solo pochissimi continuano a ricevere le FE sulla PEC, la maggior parte ha registrato il codice destinatario del proprio sistema di ricezione sul portale Fatture & Corrispettivi; ma anche i pochi che non l’hanno fatto non patiscono particolari problemi da quando l’Agenzia delle Entrate ha rilasciato su F&C la nuova funzionalità che permette al destinatario della fattura (o al suo commercialista delegato) di reinoltrarsi le FE messe a disposizione (per errore o malfunzionamento) al proprio sistema di ricezione.

Così il problema delle fatture non consegnate è definitivamente superato per tutti coloro che hanno accesso (diretto o per delega al commercialista) a Fatture e Corrispettivi. Per fortuna poi all’interno del portale le FEPA correttamente consegnate ma rifiutate dalla Amministrazione destinataria sono immediatamente segnalate con una X rossa ed è diventato così impossibile confonderle con fatture regolarmente emesse.

Modelli F23 e F24

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E il sistema di conservazione, vi ricordate com’era nel 2019? Finalmente nel 2021 il sistema di conservazione dell’Agenzia delle Entrate è diventato davvero “a norma”: i miglioramenti apportati consentono oggi di effettuare ricerche anche con l’inserimento della data fattura e della partita IVA, ma anche e soprattutto permette finalmente di ricercare le fatture emesse anche sulla base dei dati anagrafici del cessionario/committente. Ma cosa vogliamo dire dei Modelli F23? Ti ricordi quanto i primi dovevano essere compilati e presentati di persona per il pagamento? Quanto tempo perso in coda negli Uffici … senza alcuna altra possibilità. Adesso non esistono più i Modelli F23, sono stati creati nuovi codici tributo e sono diventati Modelli F24! E poi per fortuna che hanno pensato anche ai Modelli F24 …È stata proprio una bella idea aggiungere uno standard XML che permette di convertire ogni singolo rigo in un QR CODE che ne contiene tutti i dati, in questo modo gli operatori dello sportello bancario acquisiscono i dati senza errori con un lettore ottico o addirittura i contribuenti autonomamente possono pagare inquadrando con i loro dispositivi mobili tramite le app delle proprie banche o acquisendo gli xml tramite i servizi web.

Adesso i Modelli F24 possono essere addirittura pagati insieme alla spesa al supermercato …. o su Amazon. Inoltre l’affinamento delle procedure informatiche del fisco ha permesso di abolire lo specifico obbligo di presentazione degli F24 in compensazione tramite Entratel/Fisconline. Gli F24 in compensazione adesso possono nuovamente essere presentati tramite l’Internet Banking del contribuente come era possibile prima dell’entrata in vigore del DL 50/2017; nuovi sistemi del fisco creano infatti delle White List di soggetti abilitati alla compensazione consultabili in tempo reale dalla banca presso la quale viene presentato l’F24. Va detto che con la diffusione delle funzionalità di acquisizione automatica degli F24 negli internet banking la presentazione tramite Entratel/Fisconline sembrava davvero un anacronismo, vero?

Le firme

Ma vi ricordate quando i documenti che il cliente doveva periodicamente firmare (e che noi dovevamo gestire e archiviare in originale) avevano superato i documenti che era tenuto a consegnarci per permetterci l’espletamento della professione? Paradossalmente il cliente non doveva più venire in studio a consegnare la documentazione contabile e ritirare i documenti oggetto della prestazione, ma doveva passare più volte l’anno a firmare le diverse lettere di impegno alla trasmissione delle dichiarazioni fiscali, le deleghe a cassetto fiscale, F&C, INPS, Equitalia, gli incarichi professionali, l’antiriciclaggio e la ricevuta dell’informativa privacy.

Per questo lo studio si è prima dotato di un sistema di firma grafometrica (con pennino e tablet) poi sostituito da un sistema remoto di firma elettronica avanzata che permette al cliente di firmare con piena validità legale deleghe, incarichi e quant’altro con automatico inoltro al sistema di conservazione digitale dello studio.

Conclusioni

Ma, dal 2019 ad oggi, non tutte le innovazioni del fisco sono state positive. Dopo il terribile fiasco degli ISA, la cui versione definitiva 1.15.96 per il periodo di imposta 2018 è stata rilasciata per sfinimento a giugno 2020, per il 2021 è previsto il nuovo modello UFO (Utopia Fiscale Omnicomprensiva) che permette di stimare l’imponibile fiscale sulla base di pochi dati contabili ed alcuni importanti dati extracontabili tra i quali ricordiamo la taglia della scarpetta di Cenerentola, l’abilità al gioco delle 3 campanelle e la libera scelta di un numero cui si è pensato cui va aggiunta l’età tolto l’anno di nascita.

Smettete di sognare! Siamo nel bel mezzo del mese di ottobre dell’anno 2019, tutti alle prese con mille scadenze diverse e voi vi perdete in queste elucubrazioni? No, scusate.

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