I controlli in azienda vengono svolti per obbligo di legge o per premura da parte del management, ma in ogni caso possono rivelarsi lunghi e complessi senza un adeguato supporto tecnologico. Digitalizzare i processi di audit e controlli consente di velocizzare e semplificare le attività di verifica, con benefici per gli auditor e per l’impresa. Inoltre, il credito d’imposta per beni strumentali previsto dal piano Transizione 4.0 fornisce un valido sostegno per dotarsi delle soluzioni adatte al caso. Vediamo la situazione.
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Perché digitalizzare i processi di audit è importante
I contesti in cui vengono organizzati gli audit generalmente riguardano il controllo della qualità – sia per le aziende che fanno produzione ma non solo, anche per chi si occupa di servizi -, la sicurezza sui luoghi di lavoro, la valutazione dei fornitori, oltre che la compliance a diverse normative di settore.
Alcuni audit sono obbligatori e specifici per un particolare comparto, come quelli relativi all’industria alimentare o farmaceutica, ricordiamo come esempio il celebre HACCP, relativo all’autocontrollo della salute, degli alimenti e dell’igiene. Altri audit invece possono essere una scelta spontanea dell’azienda che decide di intraprendere il percorso per acquisire determinate certificazioni. Non mancano i collaudi di prodotto, volti a garantire il rispetto di determinati requisiti tecnico/qualitativi e soddisfare le aspettative dei propri clienti.
In generale, questo genere di attività prevedono diverse fasi, sia che si tratti di audit e controlli interni che esterni. Questi passaggi sono:
- Pianificazione: durante questa fase viene programmato l’audit coinvolgendo le parti soggette al controllo (cliente / prodotto / fornitore / filiale/ etc.), programmando gli appuntamenti e ingaggiando il personale, inviando i materiali pre-audit.
- Esecuzione: la fase operativa vera e propria dell’audit. L’auditor si reca fisicamente sul luogo del controllo e procede con la compilazione di una o più check-list sulle quali registra eventuali anomalie, non conformità o difetti.
- Follow up: questa fase è dedicata alla gestione delle non conformità o rilievi raccolti. Infatti, nel caso in cui ci fossero problematiche, i responsabili attueranno un piano di azioni correttive. Successivamente verranno pianificati audit di follow-up per controllare l’effettiva risoluzione.
- Monitoraggio: una fase molto importante, ma che senza un supporto digitale diventa molto difficile da attuare. Se tutti i dati raccolti durante gli audit vengono registrati ed elaborati, è possibile accedere ad informazioni preziose per individuare le aree più problematiche, risolvere definitivamente difettosità/anomalie ricorsive e definire obiettivi aziendali raggiungibili.
La digitalizzazione, infatti, può fornire un valido aiuto agli operatori in tutte queste fasi e i benefici sono riconducibili a:
- ottimizzazione dei tempi necessari allo svolgimento dei processi, evitando lungaggini;
- Riduzione di documenti non organizzati che possono andare persi o essere danneggiati;
- Proficua raccolta dei dati, utile per definire obiettivi strategici dell’azienda. Questo è possibile in quanto grazie alle informazioni si possono condurre monitoraggi e individuare e risolvere problematiche;
- Meno costi legati a incidenti, infortuni o problemi nella produzione.
Transizione 4.0, perché il credito d’imposta è utile per digitalizzare gli audit.
Considerando questo contesto e le opportunità offerte dalla digitalizzazione dei processi di audit, è utile sottolineare che il Piano Transizione 4.0 mette a disposizione un credito d’imposta per supportare le imprese nell’adozione di strumenti tecnologici per semplificare questo iter. In particolare, i software per il controllo della qualità e del prodotto vengono inclusi nell’Allegato B della Legge 11 dicembre 2016 numero 232, in cui sono indicate alcune tipologie di beni soggetti al credito d’imposta. Nello specifico, citando la dicitura dell’allegato, riportiamo due categorie:
- software, sistemi, piattaforme e applicazioni di supporto alle decisioni in grado di interpretare dati analizzati dal campo e visualizzare agli operatori in linea specifiche azioni per migliorare la qualità del prodotto e l’efficienza del sistema di produzione;
- software, sistemi, piattaforme e applicazioni per la gestione della qualità a livello di sistema produttivo e dei relativi processi.
Sono incluse dunque le soluzioni per la digitalizzazione dei processi di audit e controlli.
Il caso: Audit Manager di Focus Informatica
Per capire come funzionano i software per digitalizzare i processi di audit e controllo, è interessante approfondire il caso di Audit Manager, soluzione in versione on premise o cloud firmata Focus Informatica.
Grazie alla sua flessibilità e scalabilità, Audit Manager si adatta a qualsiasi esigenza, settore e workflow già presente in azienda. Si compone di due moduli, l’app mobile e il portale web. L’app viene utilizzata per la compilazione degli audit sul campo, ed è disponibile per smartphone, tablet e laptop, funzionante su Android, iOS e Windows. Il portale web invece viene usato per tutte le altre attività, dalla pianificazione al follow up e al monitoraggio dei dati raccolti.
Tramite la pianificazione si va a definire per ciascun audit: i responsabili coinvolti (auditor, co-auditor, lead auditor), la motivazione del controllo (es. Certificazione ISO 9001), le check-list da utilizzare e il soggetto da auditare (es. un cliente, un fornitore, un dipartimento interno, un processo o un prodotto).
Una volta schedulato l’audit a calendario, i responsabili possono ricevere una notifica via e-mail e consultare direttamente dall’app quali audit gli sono stati assegnati e le informazioni associate ad ognuno.
Nel momento in cui l’auditor si recherà sul posto per lo svolgimento dell’audit, avrà quindi una visione completa delle attività e sarà già munito delle check-list con i controlli da effettuare, in quanto precedentemente caricate e configurate a sistema.
A quel punto, sarà necessario rispondere agli item della check-list molto flessibile e con tante feature: per esempio è possibile l’utilizzo di domande condizionate, il caricamento di diverse tipologie di allegato (foto, video, audio, documenti esaminati, etc.), l’abbinamento di help testuali o multimediali in aiuto all’auditor (ad esempio una specifica procedura) o la convalida del lavoro svolto tramite la raccolta firme di personale sia interno che esterno.
Nessun problema se l’attività sarà svolta in un luogo senza rete internet: l’app permette di eseguire audit off-line, memorizza tutti i dati e la sincronizzazione con il portale web potrà essere effettuata successivamente.
Terminata l’attività, tramite Audit Manager si può generare il rapporto di audit in formato Pdf o Excel e condividerlo direttamente da mobile con la Direzione Aziendale o con i responsabili.
Tra i plus di Audit Manager c’è sicuramente la sua completa personalizzazione, che riguarda anche i workflow di gestione delle non conformità, a partire dalla rilevazione fino alla presa in carico, e alla risoluzione e chiusura delle stesse. Non conformità e rilievi possono essere classificati secondo specifici attributi, assegnandogli ad esempio un punteggio, una gravità, un livello di priorità, una data di risoluzione e l’incaricato che dovrà gestirla.
Lo storico di ogni non conformità e i relativi stati di avanzamento sono presenti a sistema e consentono ai responsabili di avere sempre sotto controllo la situazione.
Tutti i dati vengono salvati nel portale web e in qualsiasi momento sarà possibile verificare lo stato delle attività, leggere le note relative agli audit e monitorare le problematiche. In questo modo si potranno più agevolmente intraprendere eventuali azioni correttive e ottenere informazioni utili all’azienda per la definizione di obiettivi strategici.
Quindi, l’azienda che intende digitalizzare i processi di audit, collaudo, controllo o ispezione può oggi avvalersi di un sistema come Audit Manager di Focus Informatica. L’investimento è in più incentivato e sostenuto dall’agevolazione del credito d’imposta per beni strumentali previsto dal piano Transizione 4.0.
L’articolo è parte di un progetto di comunicazione editoriale che Agendadigitale.eu sta sviluppando con Focus Informatica
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