L'analisi

Documenti informatici, le nuove Linee guida Agid: obiettivi e fronti critici

Un documento unico che riunisca tutte le regole relative ai documenti informatici, considerando la loro formazione, gestione e conservazione: non mancano gli spunti positivi, ma alcuni aggiornamenti apportati sul tema dalle Linee guida Agid fanno emergere perplessità

16 Ott 2020
Nicola Savino

esperto digitalizzazione a norma dei processi aziendali


Lo scopo delle nuove Linee guida Agid sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, come evidenziato all’interno del documento stesso e come era lecito aspettarsi, è proprio quello di aggiornare le regole tecniche e di incorporarle in un unico documento insieme alle circolari in materia. Tuttavia emergono non poche perplessità relativamente all’attuale e complesso quadro normativo che disciplina la conservazione digitale nel nostro Paese. Approfondiamo perché.

Il framework normativo

L’11 settembre 2020 il mondo della conservazione digitale è stata scosso dall’inattesa pubblicazione delle Linee guida nella sezione “Amministrazione trasparenza” dell’Agid che diventeranno “efficaci” a partire dal duecento settantesimo giorno alla loro entrata in vigore. Al di là delle ormai note bizzarre modalità di pubblicazione delle Linee guida, in questo articolo entro nel merito delle stesse evidenziando alcuni dei cambiamenti apportati dall’Agid nel nuovo testo che come detto in precedenza diverrà applicabile a partire dal mese di giugno 2021. Iniziamo col dire che le nuove Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, aventi carattere vincolante ed efficacia erga omnes ai sensi dell’art. 71 del CAD, abrogano:

  • il DPCM 13 novembre 2014, contenente “Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici”;
  • il DPCM 3 dicembre 2013, contenente “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione”. Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici 8 – 41
  • il DPCM 3 dicembre 2013, contenente “Regole tecniche per il protocollo informatico”, fatte salve le seguenti: • art. 2 comma 1, Oggetto e ambito di applicazione; • art. 6, Funzionalità; • art. 9, Formato della segnatura di protocollo; • art. 18 commi 1 e 5, Modalità di registrazione dei documenti informatici; • art. 20, Segnatura di protocollo dei documenti trasmessi; • art. 21, Informazioni da includere nella segnatura.

Attualmente il quadro normativo è il seguente:

  • l’art. 5 comma 3 del dpcm del 3 dicembre 2013 recita: “Le pubbliche amministrazioni realizzano i processi di conservazione all’interno della propria struttura organizzativa o affidandoli a conservatori accreditati, pubblici o privati, di cui all’art. 44 -bis , comma 1, del Codice, fatte salve le competenze del Ministero dei beni e delle attività culturali e del turismo ai sensi del decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42, e successive modificazioni”;
  • gli art. 29 comma 3 e 44 bis del CAD sono stati abrogati dal d.lgs. 217/2017 ma attualmente sono ancora in vigore in virtù dell’art. 65 comma 8 del d.lgs 217/2017 che recita: «Il decreto del Presidente del Consiglio dei ministri di cui all’articolo 29, comma 2, del decreto legislativo n. 82 del 2005, come modificato dal presente decreto, è adottato entro centottanta giorni dalla data di entrata in vigore del presente decreto. Fino all’adozione del predetto decreto, restano efficaci le disposizioni dell’articolo 29, comma 3, dello stesso decreto nella formulazione previgente all’entrata in vigore del decreto legislativo 26 agosto 2016, n. 179 e dell’articolo 44-bis, commi 2 e 3, del decreto legislativo n. 82 del 2005 nella formulazione previgente all’entrata in vigore del presente decreto»;
  • L’art. 29 comma 2 del CAD ((Ai fini della qualificazione, i soggetti di cui al comma 1 devono possedere i requisiti di cui all’articolo 24 del Regolamento (UE) 23 luglio 2014, n. 910/2014, disporre di requisiti di onorabilità, affidabilità, tecnologici e organizzativi compatibili con la disciplina europea, nonché di garanzie assicurative adeguate rispetto all’attività svolta. Con decreto del Presidente del Consiglio dei ministri, o del Ministro delegato per l’innovazione tecnologica e la digitalizzazione, sentita l’AgID, nel rispetto della disciplina europea, sono definiti i predetti requisiti in relazione alla specifica attività che i soggetti di cui al comma 1 intendono svolgere.)) Il predetto decreto determina altresì i criteri per la fissazione delle tariffe dovute all’AgID per lo svolgimento delle predette attività, nonché i requisiti e le condizioni per lo svolgimento delle attività di cui al comma 1 da parte di amministrazioni pubbliche.

Il paradosso

Ed è in questo universo che atterrano le nuove Linee guida di AGID le quali, nel rispetto della disciplina europea, intervengono eliminando l’accreditamento per i conservatori e chiarendo alcuni aspetti che sino ad oggi apparivano nebulosi. Posto che per l’esecutività delle nuove linee guida bisognerà attendere 270 giorni dall’entrata in vigore, come già detto, in questo periodo dovrà necessariamente essere emanato il Decreto di cui all’art. 29 comma 2 del CAD per evitare un contrasto normativo.

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Infatti qui arriva il paradosso normativo: oggi un soggetto che vuole diventare conservatore per offrire il servizio di conservazione alla PA, deve necessariamente accreditarsi, seguendo una procedura abrogata in parte dal decreto semplificazioni ed in parte dal decreto 217 del 2017 di modifica al CAD ed in parte della nuove linee guida Agid, che di fatto hanno cancellato il termine accreditato. Quindi abbiamo una situazione di stallo, in cui : – le linee guida avranno efficacia da giugno 2021, il decreto semplificazioni che rimanda ad un DPCM che non esiste ancora e il famoso articolo 29 comma 3 del CAD che è abrogato, ma continua ad avere un ruolo centrale sino all’emanazione di questo ormai famoso DPCM che non arriva dal lontano 2017.

Gli spunti positivi

Ci sono però anche note positive. Agid porre l’attenzione su alcuni interventi che a mio parere hanno finalmente chiarito un punto controverso su cui in passato si era dibattuto. Nell’art. 4.1 delle Linee guida, infatti, rubricato “Sistema di conservazione”, Agid ha disposto che: “Il sistema di conservazione è almeno logicamente distinto dal sistema di gestione informatica dei documenti”. Finalmente viene recepito il punto A.11.6.2 delle Raccomandazioni ETSI “(Sensitive system isolation) ove veniva esplicitato che: The IPS components should be dedicated to this application and isolated from other environment. Siamo pienamente d’accordo con questa precisazione fatta da Agid che viene anche riportata più in dettaglio all’art. 4.8 “Infrastrutture” delle nuove linee guida. La raccomandazione ETSI richiamata utilizza, infatti, il termine “should be”, che letteralmente significa “dovrebbe essere”, indicando un concetto di isolamento senza indicare che lo stesso debba essere fisico.

Ciò, tuttavia appare in contrasto con il punto 72 della Lista di riscontro Agid che indica come requisito da controllare: Le diverse componenti critiche e significative (“sensitive”) del sistema di conservazione sono isolate da altri ambienti, organizzativamente, fisicamente e logicamente. È evidente che Agid ha voluto mettere fine a questo contrasto interpretativo tra il punto 72 della Lista di riscontro, che probabilmente non avrà più ragion d’essere, e la normativa europea. Staremo, come sempre, a guardare sperando che in nove mesi il nostro DPCM veda la luce.

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