DOMANDA
È corretto archiviare i DDT con delle stampe in PDF senza firma digitale? Oppure si deve obbligatoriamente firmare i file e apporre la marca temporale?
FS Futura Software srl
RISPOSTA
La conservazione del documento di trasporto è obbligatoria se lo stesso è stato emesso per consentire la fatturazione differita, ai sensi dell’articolo 21, comma 4, lettera a) del DPR 633/1972, oltre che in tutte le altre ipotesi previste dalla legge (un esempio fra tutti, qualora sia necessario per superare le presunzioni previste dal DPR 441/1997 – Regolamento sulle presunzioni di cessione e di acquisto). La conservazione dei documenti analogici deve avvenire secondo le linee guida emanate ai sensi dell’articolo 71 del Decreto Legislativo 82/2005 (C.A.D.). Nel caso in cui il DDT sia definibile come “documento originale non unico”, nel senso previsto dal C.A.D. («… documenti per i quali sia possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi») la conservazione potrà avvenire senza l’intervento di un notaio o di un pubblico Ufficiale. In parole semplici, la conservazione a norma richiede la scansione del documento e il suo inserimento in un “pacchetto di conservazione”, la cui autenticità ed integrità devono essere garantite, nel rispetto delle citate linee giuda per la sua formazione, con l’applicazione della firma digitale del responsabile della conservazione e della marca temporale sull’indice del pacchetto di conservazione. La conservazione dei documenti informatici rilevanti ai fini tributari deve avvenire con l’osservanza di quanto indicato nel DMEF 17/6/2014, e, in particolare, all’articolo 3, lettera b, a norma del quale devono essere “… consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione almeno al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita IVA, alla data o associazioni logiche di questi ultimi, laddove tali informazioni siano obbligatoriamente previste.”
Per porre domande a Salvatore De Benedictis sul tema “Fatturazione Elettronica e Conservazione Digitale” è possibile scrivere a: esperto@agendadigitale.eu
Potranno essere presi in esame solo i quesiti sottoscritti con cognome e nome
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