DOMANDA
In merito al rigetto fatture, che non è più possibile per le fatture B2B, vorrei sottoporle due casi specifici:
– Un fornitore ci invia una fattura corretta ma non specifica il nostro numero d’ordine emesso dal nostro gestionale sap, quindi a livello informatico non riesco a contabilizzarla nel sistema, in questo caso posso rigettare tramite mail la fattura al fornitore? Se sì, sono obbligata a contabilizzare la fattura senza numero d’ordine, la nota credito che emetterà il fornitore e la nuova fattura?
– Un fornitore ci invia una fattura corretta intestata a NH Italia Spa ma non specifica l’hotel per il quale è stata emessa la fattura, quindi a livello informatico non riesco a contabilizzarla nel sistema poiché non conosco il centro di costo. In questo caso posso rigettare tramite mail la fattura al fornitore? Se sì, sono obbligata a contabilizzare la fattura senza numero d’ordine la nota credito che emetterà il fornitore e la nuova fattura?
Immagino che potrei rigettarla in questi due casi e che il fornitore potrebbe rinviarmele facendomi una” cortesia” dato che la fattura contiene i dati obbligatori per legge ma mancano solo dei dati che servono per la mia organizzazione interna, potrebbe rifiutarsi il fornitore di modificare e rinviare i documenti?
Daniela Casciello
RISPOSTA
Come da Lei correttamente affermato, la fattura che contiene tutti gli elementi obbligatori richiesti dalla Legge è valida e non può essere rifiutata.
Quindi mi permetto di fare due casistiche, coerenti con le sue richieste.
Fattura corretta nei dati obbligatori per legge ma priva di dati aggiuntivi e non obbligatori (per esempio, il numero d’ordine).
In questa ipotesi la fattura, in quanto tale, è corretta, quindi non si pongono problemi di ordine fiscale. Tuttavia, la mancanza del riferimento all’ordine potrebbe ostacolare la vostra procedura interna. In questa ipotesi la integrazione da parte del vostro fornitore con un documento (mail o altro) diverso dalla fattura creerebbe una deviazione dalla standardizzazione dei vostri processi, che ritengo ponga la fattura elettronica al centro della rivoluzione digitale in atto.
Penso quindi che la soluzione possa essere trovata in una corretta configurazione del contratto col vostro fornitore, integrandolo con una clausola per cui le fatture non potranno essere messe in pagamento se non complete dei dati (non fiscali) a voi necessari. Ciò sarebbe realizzabile creando una vostra procedura automatizzata in cui tutte le volte che la fattura è priva del riferimento del numero d’ordine, il vostro software generi una comunicazione in formato strutturato (ossia leggibile dal software) da inviare al fornitore e ricevere sempre in formato strutturato (per esempio mediante una pagina web accessibile con login e password oppure cliccando il link da voi generato della richiesta). Appena il fornitore fornirà al vostro sistema i dati mancanti, voi potreste integrare il l vostro database e mettere in pagamento la fattura. Ovviamente tutto quanto precede dovrebbe avvenire automaticamente, non penso sia una cosa difficile da realizzare.
Sotto il profilo strettamente civilistico dovreste tuttavia valutare la validità di una clausola contrattuale che preveda la sospensione del pagamento delle prestazioni sino alla comunicazione dei dati a voi necessari (numero ordine), ma è argomento che dovreste affrontare col Vostro legale.
Fattura corretta nei dati ma con descrizione non completa
La fattura deve indicare con precisione la “natura, qualità e quantità” dei beni/servizi che ne costituiscono oggetto. In mancanza, ovvero in presenza di descrizioni eccessivamente generiche, l’Agenzia delle Entrate potrebbe mettere in discussione sia la detrazione del costo, sia la detraibilità dell’IVA. Ma in ogni caso la fattura andrebbe registrata, in attesa di una eventuale ulteriore integrazione documentale, ovvero di una nota di credito a storno totale (con specifica indicazione della ragione dello storno) e la riemissione di una nuova fattura. Tutto questo però andrebbe fatto in tempi ristrettissimi, perché la fattura va emessa entro termini cogenti e se si avvia un processo di interlocuzione con chi ha emesso la fattura, i tempi potrebbero diventare incompatibili con le vostre esigenze e, soprattutto, col dettato normativo (articolo 6 del DPR 633/1972).
Per porre domande a Salvatore De Benedictis sul tema “Fatturazione Elettronica e Conservazione Digitale” è possibile inviare le proprie domande a: esperto@agendadigitale.eu
