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Vaccini, quali modelli organizzativi regionali: il caso di Regione Veneto

Lavorando a stretto contatto con la Regione Veneto, il Politecnico di Milano ha svolto un progetto finalizzato ad analizzare e supportare l’evoluzione dei modelli organizzativi regionali per l’erogazione delle attività vaccinali. Vediamo obiettivi e risultati

14 Ott 2019
Filippo Da Re

Regione del Veneto – Area Sanità e Sociale, Direzione Prevenzione, Sicurezza Alimentare, Veterinaria

Paolo Locatelli

Responsabile Scientifico Osservatorio Sanità Digitale, Politecnico di Milano

Giuseppina Napoletano

Regione del Veneto – Area Sanità e Sociale, Direzione Prevenzione, Sicurezza Alimentare, Veterinaria, UO Prevenzione e Sanità Pubblica

Marco Paparella

Senior Advisor, Politecnico di Milano,

Francesca Russo

Regione del Veneto – Area Sanità e Sociale, Direzione Prevenzione, Sicurezza Alimentare, Veterinaria

sanità digitale

I modelli organizzativi regionali nel sistema socio-sanitario italiano hanno un ruolo strategico nell’indirizzare i rischi di disomogeneità di servizio ai cittadini e di risultati sistemici raggiungibili. Questo vale anche quando si parla di prevenzione e dei modelli organizzativi adottati da ciascuna Regione per l’erogazione delle attività vaccinali, dove i rischi di disomogeneità tra i diversi sistemi regionali sono sensibili come rilevato dall’Osservatorio Strategie Vaccinali nel suo primo Rapporto Annuale[1].

In questo contesto, lavorando a stretto contatto con la Regione Veneto, il Politecnico di Milano ha svolto un progetto finalizzato proprio ad analizzare e supportare l’evoluzione dei modelli organizzativi regionali, a partire dall’implementazione del Piano Nazionale di Prevenzione Vaccinale (PNPV) 2017-2019, tenendo conto di alcuni elementi di valore delle singole organizzazioni regionali e delle soluzioni digitali disponibili e cercando di stimare gli impatti derivanti da tale evoluzione.

Attraverso la creazione di un Tavolo di Lavoro ad hoc – composto da referenti regionali (in particolare della Direzione Prevenzione, Sicurezza alimentare, Veterinaria dell’Area Sanità e Sociale della Regione del Veneto e medici del territorio) e rappresentanti della Commissione Regionale Vaccini, con cui sono stati analizzati e validati i risultati delle analisi condotte – il progetto ha ottenuto un primo importante risultato nella definizione di un modello organizzativo regionale di riferimento per la gestione delle attività vaccinali, che considera e indirizza puntualmente tre ambiti di riferimento corrispondenti a:

  • governance e monitoraggio: organi e meccanismi di governo e monitoraggio delle attività vaccinali;
  • erogazione dell’offerta vaccinale: modalità di erogazione dei vaccini;
  • supporto informatico: presenza di Sistemi Informativi e soluzioni digitali a supporto dei processi.

Per ciascuno dei tre ambiti, il modello individua quattro step evolutivi, che rappresentano i diversi gradi di maturità dell’organizzazione regionale e declinano i passi da attuare per passare da un approccio organizzativo “base” a un modello organizzativo “evoluto”.

L’importanza nel modello va identificata in alcuni aspetti che esso considera in chiave differenziale.

In primis, con riferimento alle modalità di erogazione dei servizi, l’evoluzione è legata principalmente al coinvolgimento crescente dei Medici di Medicina Generale (MMG) e Pediatri di Libera Scelta (PLS) all’interno del percorso vaccinale, passando da un’erogazione su base volontaria fino ad arrivare alla definizione di accordi formali su base regionale.

Altro aspetto significativo, introdotto come elemento caratterizzante un modello organizzativo evoluto, riguarda l’erogazione dell’offerta vaccinale all’interno dei Percorsi Diagnostici Terapeutici Assistenziali (PDTA) dei pazienti cronici e fragili. Ciò è coerente con le priorità stabilite dal PNPV, tra le quali vi è anche la prevenzione delle malattie croniche non trasmissibili perseguita assicurando una maggiore integrazione tra il PNPV e il Piano Nazionale delle Cronicità (PNC), per una più appropriata e completa applicazione dei percorsi assistenziali delle malattie croniche e della fragilità.

Inoltre, il modello tende ad attribuire valore all’adozione di Sistemi Informativi a supporto delle attività vaccinali con funzioni via via più estese e avanzate, collocando negli step più evoluti la possibilità per MMG e PLS di accedere direttamente alle banche dati regionali per visualizzare la situazione vaccinale dei propri assistiti e l’integrazione dell’anagrafe unica regionale con il Fascicolo Sanitario Elettronico (FSE).

L’applicazione del modello di riferimento a Regione Veneto ha restituito come risultato il posizionamento della Regione in tutti e tre gli ambiti negli step più evoluti del modello di riferimento, ma con alcuni margini di miglioramento ed evoluzione, come rappresentato in figura.

Figura I – Il posizionamento di Regione Veneto sul modello organizzativo di riferimento (as is: blu, to be: verde)

Governance e monitoraggio

In particolare, per quanto riguarda l’ambito “Governance e monitoraggio” il posizionamento all’ultimo step del modello organizzativo di riferimento è motivato dall’implementazione già avvenuta dei seguenti elementi caratterizzanti il modello:

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  • istituzione della Commissione Regionale Vaccini;
  • svolgimento sia di iniziative di comunicazione/informazione verso i cittadini, sia di attività di formazione verso gli operatori (incluse attività specifiche per la gestione delle vaccinazioni dei migranti);
  • monitoraggio semestrale della copertura vaccinale per adulti e minori;
  • definizione di procedure omogenee per la realizzazione dei vaccini in tutte le ULSS;
  • istituzione del «Canale verde», quale organo deputato alla gestione e monitoraggio dei casi di reazioni avverse.

Lo spazio di miglioramento relativamente a quest’ambito è legato al completamento della definizione di un modello che valuti il dimensionamento del processo vaccinale in termini di tempi e risorse (in particolare dotazione organica); tale evoluzione è già in corso e sarà a breve pienamente attuata in Regione Veneto.

Erogazione offerta vaccinale

Per quanto riguarda l’ambito “Erogazione offerta vaccinale, il Veneto si posiziona nello step 4, seppur le azioni da attuare per il completamento di questo passaggio siano maggiori rispetto al caso precedente. Attualmente nella Regione sono già svolte le seguenti attività:

  • verifica dello stato vaccinale del neonato/minore da parte delle ULSS e convocazione delle famiglie;
  • chiamata attiva di tutte le coorti comprese nel PNPV e nei LEA del DPCM 2017;
  • verifica in autonomia degli adulti circa il proprio stato vaccinale e decisione sull’accesso all’offerta vaccinale non obbligatoria;
  • indirizzamento dei soggetti sull’offerta vaccinale da parte dei medici ospedalieri o diretta erogazione, in occasione di eventuali accessi e ricoveri;
  • chiamata attiva per i 65enni per anti-pneumococco e anti-Zoster e comunicazione per anti-influenzale per over 65;
  • emissione della Delibera Regionale 4057 del 2004 relativa alle linee guida per lo svolgimento della seduta vaccinale e al task shifting.

Come potenziali aree di miglioramento è possibile identificare l’attivazione di accordi formali e sistemici tra ULSS e MMG, presenti, al momento, solo per l’erogazione del vaccino anti-influenzale e su altre esperienze singole (solo su alcuni territori) e non formalizzate (es. vaccinazione anti-influenzale per over 65, vaccinazioni per soggetti senza fissa dimora o appartenenti a comunità Rom, ecc.).

Ruolo di supporto dei Sistemi Informativi

Nell’ultimo ambito relativo al “Ruolo di supporto dei Sistemi Informativi”, infine, il Veneto si posiziona al terzo step di evoluzione, per:

  • la presenza dell’anagrafe unica regionale informatizzata SIAVr con dati anagrafici e non solo (es. dissenso, patologie croniche, categorie a rischio, ecc.);
  • la presenza dell’App VaccinAZIONI Veneto, dei siti delle ULSS e del sito vaccinarsinveneto.org, che consentono ai cittadini di accedere alle informazioni relative al servizio offerto e al proprio stato vaccinale (appuntamenti fissati, storico delle vaccinazioni eseguite, ecc.);
  • l’invio SMS di promemoria il giorno precedente per l’appuntamento vaccinale già fissato.

Gli interventi da realizzare per l’evoluzione del supporto informatico alle attività vaccinali e il conseguente passaggio al quarto e ultimo step di evoluzione sul modello sono:

  • l’implementazione di sistemi informatici a supporto del monitoraggio strutturato delle risorse impiegate per l’erogazione dell’offerta vaccinale;
  • lo sviluppo di sistemi per l’accesso diretto a banche dati regionali da parte di MMG e PLS e la successiva integrazione con il FSE, che è in fase di completamento.

Il panel di indicatori di performance

Per accompagnare le Regioni nel monitoraggio e nella valutazione del servizio vaccinale offerto, nell’ambito del progetto è stato definito un panel di indicatori di performance (KPI – Key Performance Indicator), riconducibili ai tre ambiti descritti nel modello e che permettono di misurare aspetti legati alla sostenibilità economica, ai volumi, all’aderenza agli obiettivi e alla soddisfazione dei pazienti del servizio vaccinale di una Regione.

Nello specifico, il panel identificato si compone di 55 KPI, successivamente ridotti insieme con i referenti di Regione Veneto ad un panel sintetico di 12 indicatori (riportati nella Tabella successiva); obiettivo di tale cruscotto sintetico è quello di rappresentare uno strumento utile alle direzioni delle Aziende Sanitarie e ai vertici regionali per avere una visione il più possibile immediata sullo stato del servizio vaccinale regionale e per svolgere attività di programmazione, gestione e monitoraggio dei propri servizi, in un’ottica di continuo miglioramento ed evoluzione.

Tabella 1. Il panel sintetico di indicatori per il monitoraggio delle attività vaccinali

Nome indicatoreMetrica
Comunicazioni annue effettuateNumero totale di comunicazioni effettuate nell’anno dagli enti coinvolti nel piano di comunicazione, distinte per tipologia:
  1. Lettere
  2. Cartellonistica
  3. Comunicazioni su sito
  4. Eventi informativi
  5. Eventi formativi per operatori
Numero di centri vaccinali attivi
  • Numero di centri vaccinali pediatrici predisposti per l’erogazione dell’offerta vaccinale a livello regionale rispetto al totale di nuovi nati in un anno
  • Numero di centri vaccinali dedicati agli adulti predisposti per l’erogazione dell’offerta vaccinale a livello regionale rispetto alla popolazione target
Quota di vaccini obbligatori erogati Rapporto tra il numero di vaccini obbligatori (così come definiti da Legge 119/2017) erogati secondo il calendario vaccinale* e il totale dei vaccini erogati nell’anno

*Da intendersi come offerta standard escludendo eventi anomali

Soggetti vaccinati in un annoNumero di soggetti vaccinati in un anno a livello regionale
Numero di vaccini erogati fuori dai centri vaccinali regionali Numero di vaccini erogati nell’anno in centri diversi dai centri vaccinali regionali:
  1. Studi MMG
  2. Studi PLS
Tasso di copertura vaccinale nei bambini a 24 e 36 mesi per ciclo base esavalenteRapporto tra il numero di bambini* che hanno effettuato la terza dose per il ciclo esavalente (primi 24 e 36 mesi di vita) e il totale previsto nell’anno

*Indicatore da calcolare per coorte di nascita

Tasso di copertura vaccinale nei bambini a 24 e 36 mesi per la prima dose di vaccino MPRRapporto tra il numero di bambini* che hanno effettuato la prima dose del ciclo MPR (primi 24 e 36 mesi di vita) e il totale previsto nell’anno

*Indicatore da calcolare per coorte di nascita

Tasso di copertura a 16 anni per esavalente e MPRRapporto tra il numero di soggetti che a 16 anni hanno effettuato il vaccino esavalente e MPR e il totale previsto nell’anno

*Indicatore da calcolare per coorte di nascita

Costo dei vaccini obbligatori Rapporto tra il costo totale dei vaccini obbligatori somministrati nell’anno e la popolazione target di riferimento
Dotazione di personale Numero di FTE* (distinti per categoria di operatore: medico, infermiere, altre figure cliniche e personale amministrativo) impiegati nell’erogazione del servizio vaccinale ogni 1000 abitanti

* Per FTE (Full Time Equivalent) si intende una risorsa che lavora a tempo pieno (intera giornata lavorativa per 5 gg a settimana)

Costo di vaccinazione medio pro capiteRapporto tra la somma dei costi totali di erogazione del servizio vaccinale* (spesa totale annua per vaccini, costo delle attività di comunicazione, costo del personale dipendente delle aziende, contributi versati a MMG e PLS, costo dei materiali consumabili e costo del personale per monitoraggio della copertura vaccinale) e la popolazione target di riferimento

*Utilizzare indicatori elencati tra parentesi e descritti precedentemente

Convocazioni con appuntamento inviate per vaccinazioni obbligatorie in un annoNumero di convocazioni con appuntamento inviate per le vaccinazioni obbligatorie previste nell’anno
Livello di supporto dei sistemi informativiMedia aritmetica tra indicatori: Tasso di copertura dell’anagrafe vaccinale regionale informatizzata, Tasso di registrazione delle vaccinazioni su sistema informativo, Quota di MMG e PLS connessi al sistema informativo regionale e Tasso di integrazione con FSE

Complessivamente quindi il modello organizzativo regionale di riferimento per la gestione delle attività vaccinali permette ad una Regione di mappare la propria organizzazione per la gestione delle attività regionali, potenzialmente confrontarla con quella di altri territori, e guidare i passi evolutivi sulle tre dimensioni di governance e monitoraggio, erogazione dell’offerta vaccinale e supporto informatico.

Il panel di indicatori di performance (KPI) permette invece di misurare gli impatti concreti dei miglioramenti attuati dando seguito ai passi evolutivi di cui sopra, legando le azioni di miglioramento organizzativo e del supporto digitale a risultati concreti e misurabili verso la popolazione.

Nello specifico di Regione Veneto, l’analisi condotta ha consentito di certificare gli ottimi livelli raggiunti nella programmazione e realizzazione delle attività vaccinali, costituendo un modello con cui altre Regioni possono confrontarsi in un percorso di continuo miglioramento organizzativo.

Si ringraziano per i contributi apportati al lavoro svolto alla base della realizzazione dei contenuti del presente articolo i colleghi: Vincenzo Baldo, Annamaria Cattelan, Sandro Cinquetti, Antonio Ferro, Raffaella Michieli, Paola Paludetti, Bruno Ruffato, Luca Gino Sbrogiò, Giovanna Zanoni.

L’attività descritta nell’articolo è stata svolta con il contributo non condizionato di Pfizer nel quadro di una ricerca svolta dal Dipartimento di Ingegneria Gestionale del Politecnico di Milano

_____________________________________________________________________

  1. Osservatorio Strategie Vaccinali: “1° Rapporto annuale: modelli organizzativi e strategie vaccinali regionali”, Gennaio 2019

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@RIPRODUZIONE RISERVATA

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