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Fatturazione elettronica B2B, 7 azioni preliminari per preparare l’azienda all’obbligo di gennaio 2019

In vista della scadenza del primo gennaio 2019, quando l’obbligo di fatturazione elettronica sarà esteso a tutti gli operatori economici, occorre iniziare a predisporre le procedure interne e a preparare il personale in modo da essere in grado di adempiere con tempestività e precisione alle nuove disposizioni. Ecco come

30 Mar 2018
Stefano De Nardis

Dottore commercialista

Stefano Garelli

Dottore commercialista, Studio Garelli

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In vista delle prossime scadenze per la fatturazione elettronica b2b, occorre iniziare a predisporre le procedure interne e a preparare il personale in modo da essere in grado di adempiere con tempestività e precisione alle nuove disposizioni.

  • Occorre, innanzitutto, scegliere il canale di trasmissione (Web-service, Porta di Dominio o FTP) e inviare la richiesta di accreditamento allo SDI. Ciò equivale a stipulare un Accordo di servizio con il Sistema di Interscambio. Per il canale PEC (Posta Elettronica Certificata) non è necessario alcun tipo di accreditamento preventivo.  In tale fase occorre anche decidere quanti codici destinatario sia opportuno richiedere. Lo SDI attribuisce al richiedente i codici destinatario richiesti; tali codici (similmente al “codice univoco ufficio” delle PA) sono composti di 7 caratteri alfanumerici;
  • Per le piccole realtà imprenditoriali è possibile delegare il proprio consulente fiscale per il ricevimento e l’emissione delle fatture elettroniche. Egli agirà come intermediario – “postino” – fornendo un codice destinatario unico ai propri clienti. Per le realtà economiche più strutturate è consigliabile procedere all’accreditamento ai servizi SDI (con attribuzione di uno o più codici destinatario) e dotarsi di strumenti software atti a dialogare con il Sistema stesso per l’emissione e ricevimento delle fatture elettroniche; si tratta di strutture informatiche in grado di inviare e ricevere i documenti dialogando direttamente con lo SDI al fine di gestire anche i diversi messaggi (ad esempio notifica di accettazione, notifica di decorrenza termini, notifica di rifiuto etc. etc.)
  • Occorre comunicare i codici destinatario ai propri clienti e ai propri fornitori, chiedendo la comunicazione dei codici ai medesimi attribuiti, provvedendo conseguentemente a integrare le rispettive anagrafiche; riguardo alle modalità della comunicazione dei codici, è opportuno adottare la comunicazione a mezzo PEC;
  • Inserire i codici destinatario sulla propria carta intestata, sul sito web, etc.
  • Verificare se nel tracciato XML delle fatture elettroniche possano essere inseriti dei campi opzionali che consentano di gestire informazioni di interesse del soggetto emittente e/o del soggetto destinatario, ed eventualmente implementare un sistema di controlli automatici degli stessi (ad esempio: in mancanza di uno degli elementi opzionali la fattura viene rifiutata automaticamente);
  • Individuare le funzioni aziendali che avranno accesso al software di gestione delle fatture elettroniche e definire le attività ad esse demandate, anche in termini di accettazione/rifiuto delle fatture;
  • Alla luce delle anomalie riscontrate sulle anagrafiche dei clienti in sede di predisposizione dello spesometro, è opportuno procedere alla bonifica di quei dati che, da un punto di vista fiscale, sono incompleti/errati e che, pertanto, potrebbero non superare il controllo sintattico dello SDI (ad esempio, codice fiscale / partita Iva errati).

Questo alla luce di obblighi e finalità che riassumiamo brevemente.

I fini e gli obblighi della fattura elettronica b2b

Il Legislatore italiano, in presenza di un “Vat gap”, ossia la differenza tra Iva attesa e l’Iva in concreto riscossa, di oltre 35 miliardi di euro, pari a circa il 25,78% del totale atteso (contro un Vat gap Ue di oltre 151 miliardi di euro, pari a circa il 12,77% del totale atteso) nel corso degli ultimi anni ha assunto una serie di misure volte a ricondurre lo stesso entro limiti fisiologici:

  • Fatturazione elettronica obbligatoria, via SDI – Sistema di Interscambio, nei confronti delle Pubbliche Amministrazioni;
  • Comunicazione obbligatoria all’Agenzia delle entrate dei dati delle fatture (trimestrale / semestrale) e delle liquidazioni periodiche (trimestrale);
  • Memorizzazione elettronica e trasmissione telematica all’Agenzia delle entrate dei dati dei corrispettivi giornalieri delle cessioni di beni e delle prestazioni di servizi tramite distributori automatici da parte dei soggetti di cui all’articolo 22 del Dpr n. 633/1972;
  • Incentivazione all’utilizzo opzionale della fatturazione elettronica via SDI e della memorizzazione e trasmissione all’Agenzia delle entrate dei corrispettivi giornalieri da parte degli operatori economici non tenuti a tale adempimento in forma obbligatoria;
  • Fatturazione elettronica obbligatoria via SDI per le cessioni di beni, con applicazione dell’Iva, nei confronti di turisti di Paesi extra Ue (tale misura, che avrebbe dovuto entrare in vigore a partire dal 1° gennaio 2018, è stata prorogata al 1° settembre 2018).
  • Estensione dell’utilizzo del reverse charge e introduzione dello split payment;
  • Limitazioni all’utilizzo del denaro contante.

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Cosa prevede la Legge di bilancio 2018

  • Estendere, a partire dal 1° gennaio 2019, l’obbligo della fatturazione elettronica via SDI nei confronti di tutti gli operatori economici, esclusi i soggetti che operano in regime di “vantaggio” e i soggetti che operano in regime “forfetario”. Tali soggetti esclusi dall’obbligo di emettere la fattura elettronica, sono comunque obbligati a riceverla;
  • Anticipare l’obbligo della fattura elettronica, al 1° luglio 2018, riguardo:
    • Alle cessioni di benzina e gasolio destinati ad essere utilizzati come carburanti per motori;
    • Alle operazioni effettuate da subappaltatori e subcontraenti della filiera nel quadro di un contratto di appalto, di lavori, servizi o forniture stipulato con una Pubblica Amministrazione;
  • Prevedere l’obbligo, dal 1° luglio 2018, della memorizzazione elettronica e della trasmissione telematica dei corrispettivi giornalieri all’Agenzia delle Entrate da parte dei soggetti che cedono benzina o gasolio destinati ad essere utilizzati come carburanti per motori.

Cosa cambia con la fattura elettronica obbligatoria

  • deve essere trasmessa e ricevuta solo in formato elettronico mediante l’utilizzo dello SDI – Sistema di Interscambio;
  • deve essere strutturata in formato XML, così come stabilito per le PS (DM n. 55/2013); è prevista la possibilità di consentire altri formati.

Le stesse regole valgono per le note di variazione. L’obbligo di emissione della fattura elettronica sembrerebbe riguardare esclusivamente le operazioni rilevanti ai fini Iva (imponibili, non imponibili, esenti e non soggette). Le operazioni fuori ambito Iva non sarebbero soggette all’obbligo di fatturazione elettronica (ad esempio note di variazione fuori ambito Iva ex articolo 26 del Dpr 633/1972).

Con l’estensione dell’obbligo della fattura elettronica, viene soppresso l’obbligo della comunicazione all’Agenzia delle Entrate, su base trimestrale o mensile, dei dati delle fatture.

Resta invece confermato l’obbligo di comunicare all’Agenzia delle Entrate i dati delle liquidazioni periodiche.

Per le operazioni nei confronti dei soggetti esteri (escluse le operazioni con emissione di bolletta di esportazione o di importazione) è previsto l’obbligo di presentare una comunicazione telematica mensile delle operazioni transfrontaliere (presumibilmente simile all’attuale spesometro).

Al riguardo è necessario che il Legislatore provveda a coordinare tale comunicazione con gli obblighi Intrastat, al fine di evitare inutili duplicazioni.

Per quanto concerne gli obblighi in tema di registrazione delle fatture emesse / ricevute, in base alla normativa attualmente in vigore, l’esonero dall’obbligo di tenuta del registro delle fatture emesse e degli acquisti è stato previsto, nel rispetto di alcuni vincoli, solo per i soggetti esercenti arti e professioni e per le imprese ammesse al regime di contabilità semplificata, che hanno adottato la fattura elettronica su base opzionale (articolo 4, comma 2, del D.Lgs. N. 127/2015).

Parimenti è venuto meno l’obbligo della tenuta del registro dei corrispettivi per i soggetti che procedono alla memorizzazione elettronica e alla trasmissione telematica all’Agenzia delle entrate dei dati dei corrispettivi giornalieri delle cessioni di beni e delle prestazioni di servizi (articolo 2, comma 1, del D.Lgs. n. 127/2015. Per tali soggetti è venuto meno anche l’obbligo di emettere scontrini e ricevute fiscali.

Per gli altri soggetti l’obbligo di tenuta dei registri Iva, al momento, non risulta venuto meno.

Mentre nel caso di fatture emesse nei confronti di operatori economici è previsto l’obbligo di indicazione in fattura del codice destinatario, nel caso di fatture emesse nei confronti di consumatori finali il codice destinatario dovrà essere valorizzato indicando 7 zeri.

Lo stesso comportamento dovrebbe poter essere adottato nel periodo 1° luglio 2018 – 31 dicembre 2018, da parte dei soggetti obbligati ad emettere fatture elettroniche riguardo alle cessioni di carburanti e riguardo alla filiera degli appalti pubblici. In tale evenienza la fattura elettronica, caricata nello SDI, verrà trasmessa tramite PEC.

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