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il percorso

Savino : E-fattura, dal file XML alla digitalizzazione dell’intero procedimento

di Nicola Savino, Esperto di rilevanza nazionale in tema di conservazione a norma e fatturazione elettronica

21 Feb 2017

21 febbraio 2017

Come valutare il proprio sistema di fatturazione elettronica e ripensarlo. Perché la fattura elettronica non deve essere vista soltanto come un file XML da inviare tramite il sistema di interscambio e successivamente da conservare come obbligo normativo. Ma come digitalizzazione del processo

Leggo moltissimi articoli che parlano della fatturazione elettronica tra privati, incentivata dallo scorso primo gennaio 2017, che segue quella già avvenuta verso la pubblica amministrazione, e si concentrano su argomenti prettamente tecnici, normativi, fiscali, ma pochi affrontano quello che secondo me è il tema centrale: la fattura elettronica non deve essere vista soltanto come un file XML da inviare tramite il sistema di interscambio e successivamente da conservare come obbligo normativo, l’approccio corretto è sempre quello della digitalizzazione del processo. Solo così possono essere valorizzati i veri vantaggi della fatturazione elettronica per aziende, professionisti e pubbliche amministrazioni.

Qualche lettore penserà giustamente che di fatto la fatturazione elettronica e già un processo digitale, quindi cos’altro c’è da digitalizzare oltre alla formazione nativamente digitale di un documento fiscale? Il problema, come sempre, è che si sta guardando soltanto a un aspetto della questione, cioè quello che permette di creare, inviare e conservare la fattura elettronica, senza ampliare il discorso all’intero processo, quindi a tutte le informazioni, i dati, gli stakeholders, i clienti, i fornitori, i sistemi informativi e i gestionali per la fatturazione elettronica.

La fattura è trasversale a tantissimi processi in azienda, ad esempio all’offerta commerciale o a un ordine che scaturisce poi in  una fattura elettronica, o a tutte le e-mail, informazioni, sistemi che gestiscono i dati che poi vengono fatturati e resi informatici. Questo approccio molto più ampio (descritto anche in questo articolo) ci permette di osservare come un singolo procedimento, quello della fatturazione elettronica, in realtà possa essere inserito in un sistema complesso, formato da tutti gli stakeholders che in un’organizzazione sono impegnati nel flusso di fatturazione, dai sistemi informativi (CRM, gestionale, piattaforma di marketing), e che coinvolga tutti i documenti e le informazioni che l’impresa gestisce quando inizia un processo che porterà a fatturare verso un cliente o verso la pubblica amministrazione.

Fra i vantaggi di un processo interamente digitalizzato di fatturazione elettronica, la possibilità di fare Business Intelligence, anaisi dei dati, che facilita il management nel prendere decisioni corrette e tempestive.

In considerazione di tutto ciò, dal punto di vista pratico la prima domanda che l’impresa dovrebbe porsi per valutare un percorso di fatturazione elettronica è la seguente: siamo sicuri che oggi stiamo gestendo davvero in modo innovativo e digitale i nostri processi legati alla fatturazione elettronica? O piuttosto stiamo gestendo sistemi ibridi dove da una parte ho un file XML strutturato e conservato secondo le norme, ma dall’altra ci sono ancora grosse quantità di informazioni analogiche da trattare, documenti ed informazioni sparsi tra email e sistemi informativi, file PDF che sono collegati alla fattura elettronica ma sono pur sempre dei PDF e non strutturati?

Sono sicuro che la maggior parte dei lettori abbia ancora un sistema ibrido, fatto un po’ da digitale e un po’ da analogico, e magari vede la fattura elettronica come quel maledetto file XML che fa perdere tempo rispetto al comodissimo file PDF. Ritengo invece utile sfruttare l’occasione rappresentata dalla legge che incentiva la fatturazione elettronica b2b per intraprendere un percorso di digitalizzazione completo, che porti a dematerializzare non solo un semplice documento ma l’intero procedimento.

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