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Fattura elettronica internazionale, come fare: vademecum per aziende

Gestire la fatturazione elettronica nell’ambito delle relazioni con clienti e fornitori di Paesi esteri è spesso fonte di criticità per le imprese, complici normative nazionali differenti e l’assenza di standard tecnici condivisi globalmente: vediamo come rendere più semplici ed efficienti i processi con l’innovazione

Pubblicato il 05 Apr 2023

Luigi Traverso

Head of Supply Chain Solutions Intesa

fatturazione elettronica europea

La fatturazione elettronica da e verso clienti e fornitori internazionali rappresenta spesso un processo di difficile gestione per le imprese di ogni settore. Gli aspetti critici sono soprattutto dati dall’assenza di regole condivise, in quanto ogni Paese del mondo ha la propria normativa di riferimento, e dalla mancanza di standard tecnici universali. Se infatti da un lato il formato UBL XML per l’e-fattura si pone come modello di riferimento in tutto il mondo, d’altro canto i diversi sistemi di trasmissione e conservazione aumentano il livello di difficoltà per gli uffici amministrativi delle aziende, alle prese con la necessità di conoscere e applicare leggi molto diverse tra loro e comprendere l’utilizzo dei diversi canali per effettuare il processo di fatturazione.

In questo scenario, è dunque fondamentale per garantire la compliance adottare soluzioni digitali in grado di ridurre la complessità e affidarsi a un partner competente in grado di accompagnare efficacemente le aziende in queste attività.

Fattura elettronica internazionale, le principali difficoltà per le aziende

Le difficoltà che le aziende incontrano nella gestione della fatturazione elettronica internazionale sono principalmente legate alla grande frammentazione tra regole di carattere fiscale e tecnologico. Se però da un lato le regole fiscali vengono gestite dai team legal e finance delle imprese, preparati sul fronte normativo e avvezzi al linguaggio del Fisco, anche di Paesi diversi, al contrario il fronte tecnologico può rappresentare un vero incubo per quelle realtà che non hanno grande dimestichezza con i sistemi di fatturazione presenti nel mondo. Un partner tecnologico può fare la differenza, aiutando le imprese ad adeguarsi alle regole tecniche dei vari Paesi.

Attualmente i problemi principali sono dati dall’assenza di aderenza a uno standard tecnico globale. Tra i formati della fattura svolge questo ruolo l’UBL XML; tuttavia, non tutti i sistemi di fatturazione dei vari Paesi lo prediligono come formato ufficiale. Vi è poi la variegata situazione degli access point, pubblici e privati: la normativa francese ad esempio indica gli access point privati come veicoli privilegiati per la fatturazione elettronica, mentre in Spagna la presenza di access point locali contribuisce a uno scenario nazionale di grande frammentazione.

Lo scenario internazionale

Tale frammentazione si riscontra di fatto in tutto il mondo, anche sul piano dell’avanzamento dei lavori per dotarsi, come Stato, di sistemi di e-fattura abbandonando il cartaceo. Emergono così aree come il Sudamerica, tra le prime zone al mondo in cui si è diffusa obbligatoriamente la fatturazione elettronica, ma anche Paesi come l’Egitto e la Turchia che hanno già introdotto i propri sistemi. Anche in Asia si stanno individuando i primi Paesi che si affacciano a questa normativa, un esempio interessante è quello di Singapore che ha adottato l’access point mondiale Peppol, utilizzato anche in Italia per gli ordini elettronici.

Sicuramente, sebbene le differenze siano notevoli, cresce in generale la consapevolezza riguardo ai vantaggi della fatturazione elettronica. L’esperienza dell’Italia, vista con interesse da tutto il mondo, ha dimostrato che l’e-fattura fa compiere un passo importante in avanti, per esempio nel recupero del tax gap.

Fattura elettronica europea, lo stato dell’arte

In ambito comunitario europeo, le regole standard per la fatturazione elettronica sono state emanate già da diverso tempo e sono state recepite anche dalle amministrazioni nazionali. In Italia, per esempio, lo standard europeo è utilizzabile tramite lo SDI (Sistema di Interscambio) e Sogei è in grado di gestirlo.
Vedendo gli standard di altri Paesi comunitari, come quello francese o spagnolo, la sensazione è che ognuno proceda per conto suo nella definizione di regole tecniche ufficiali nazionali. Finché non ci sarà una norma che imporrà lo standard comune a tutti, sarà molto complesso concretizzare, nella quotidianità di tutti, la fattura elettronica europea.

I tre passi per gestire l’e-fattura internazionale

Considerando questo scenario, a un’impresa che si trovi nella condizione di gestire la fatturazione elettronica internazionale si possono consigliare tre step operativi:

  • In primis, recepire le normative in termini di contenuti: studiare, dunque, perché è fondamentale conoscere l’area fiscale e capire come compilare i campi della fattura.
  • Utilizzare soluzioni per la gestione di formati e connettori diversi: un’azienda può centralizzare tutto adottando un unico gestionale oppure riservare un gestionale a parte per ogni Paese. Il software in ogni caso è comunque l’elemento fondamentale, perché garantisce la gestione efficiente dei dati. Il consiglio in questo caso è di adottare un approccio basato su un single point of interface, cercando cioè di avere tutti i gestionali delle varie filiali connessi tra di loro, facendoli confluire in un unico punto capace di occuparsi di tutte le operazioni necessarie, per poi andare a creare gli output verso il singolo punto di interscambio locale.
  • Scegliere un partner di innovazione: la governance della fattura elettronica internazionale è sicuramente complessa, affidarsi alla gestione in outsourcing da parte di esperti del settore fa risparmiare tempo e risorse e non espone a rischi di errori o inadempimenti.

Il Single Point of Interface può diventare a questo punto il partner globale, in grado di interfacciare i sistemi del proprio cliente verso tutti i vari Sistemi di Interscambio delle Authority Nazionali.

Il caso di Intesa

Proprio per garantire i vantaggi di una gestione in outsourcing della fatturazione internazionale, Intesa (azienda di Kyndryl), come provider propone un approccio basato sul single point. Il cliente non deve fare altro che inviare i file delle fatture come sono in grado di produrli; Intesa svolge le adeguate trasformazioni ai file, nei formati richiesti dalle norme del Paese di destinazione. Intesa riceve poi dal Paese di destinazione tutte le notifiche relative al processo di fatturazione, le quali insieme ai file trasformati vengono inserite nei cruscotti a disposizione delle aziende clienti. Dopodiché, secondo le regole locali, Intesa si occupa di portare in conservazione le fatture gestite e le notifiche, secondo le regole della country di competenza, in modo che il cliente ne possa disporre in qualsiasi momento anche in caso di audit.

Per approfondire ulteriormente questo argomento e spiegare nel dettaglio come ottimizzare la governance dell’e-fattura internazionale, Intesa ha organizzato un webinar il 20 aprile 2023.

Articolo realizzato in partnership con Intesa

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