La guida

Processo civile telematico, come consultare il fascicolo digitale e chiedere copie dei provvedimenti

Vademecum su come gestire la consultazione del fascicolo processuale digitale e come fare richiesta per ottenere il rilascio di copie esecutive dei provvedimenti, operazioni rilevanti per gestire le attività nell’ambito del processo civile telematico

14 Apr 2022
Ione Ferranti

Studio legale Ferranti

Nell’ambito del processo civile telematico vediamo in che modo svolgere la consultazione del fascicolo processuale digitale oltre ad avanzare la richiesta – e ottenere il rilascio – di copie esecutive di provvedimenti e di attestazione di passaggio in giudicato.

Processo civile telematico, ecco tutti gli errori che possono verificarsi nel deposito

L’accesso ai registri di cancelleria

Ai registri di cancelleria i “soggetti esterni” accedono per il tramite dei “punti di accesso” (PdA). Un PdA è una infrastruttura informatica gestita dal Ministero della Giustizia o da soggetti privati (muniti della preventiva autorizzazione del Ministero della Giustizia per operare come tali). Esiste un PdA pubblico, raggiungibile all’indirizzo web https://pst.giustizia.it/PST/ al quale tutti gli Avvocati italiani sono iscritti d’ufficio. L’accesso ai PdA deve avvenire in modalità autenticata, ossia utilizzando il certificato di autenticazione contenuto dispositivo di firma digitale: col dispositivo di firma digitale inserito, si clicca su Login nella Home Page del sito e si digita il proprio PIN. La consultazione avviene da remoto sfruttando la rete internet ed è consentita soltanto ai soggetti autorizzati (avvocati, parti e consulenti), che risultino costituiti nei fascicoli e muniti di dispositivo di autenticazione forte (firma digitale).

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Sul portale esiste anche un servizio di consultazione dei Registri di Cancelleria in forma anonima (consultabile anche attraverso un’App gratuita disponibile per tutti i sistemi operativi mobili, Android, iOS e Microsoft Mobile), che non richiede iscrizione o autenticazione: accedendo ai registri di cancelleria in forma anonima non si ha accesso alle sezioni documentali.

Come funziona il fascicolo informatico del PCT

Il contenuto del fascicolo informatico del p.c.t. è regolato dal co. 4 dell’art. 9 D.M. n. 44/2011, il quale dispone che lo stesso reca l’indicazione:

  1. dell’ufficio titolare del procedimento, che cura la costituzione e la gestione del fascicolo medesimo;
  2. dell’oggetto del procedimento;
  3. dell’elenco dei documenti contenuti.

La disciplina del fascicolo informatico del p.c.t. è contenuta altresì all’art. 11 del Provvedimento DGSIA 16.4.2014 (recante Specifiche tecniche previste dall’articolo 34, comma 1 del decreto del Ministro della Giustizia in data 21 febbraio 2011 n. 44, recante regolamento concernente le regole tecniche per l’adozione, nel pro-cesso civile e nel processo penale, delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione, in attuazione dei princìpi previsti dal decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e successive modificazioni, ai sensi dell’articolo 4, commi 1 e 2 del decreto-legge 29 dicembre 2009, n. 193, convertito nella legge 22 febbraio 2010, n. 24). L’art. 11 Provv. DGSIA 16.4.2014 dispone, fra l’altro, che il fascicolo informatico “raccoglie i documenti (atti, allegati, ricevute di posta elettronica certificata) da chiunque formati, nonché le copie informatiche dei documenti; raccoglie altresì le copie informatiche dei medesimi atti quando siano stati depositati su supporto cartaceo” (cfr. comma 1). Le operazioni di accesso al fascicolo informatico sono registrate “in un apposito file di log che contiene le seguenti informazioni:

  • il codice fiscale del soggetto che ha effettuato l’accesso;
  • il riferimento al documento prelevato o consultato (codice identificativo del documento nell’ambito del sistema documentale);
  • la data e l’ora dell’accesso. Il suddetto file di log è sottoposto a procedura di conservazione, sempre nell’ambito del sistema documentale, per cinque anni” (cfr. co. 3 art. 11 Provv. DGSIA 16.4.2014).

L’istanza di visibilità digitale

La istanza di visibilità è una richiesta che il legale della parte non ancora costituita in giudizio fa al Cancelliere di poter accedere telematicamente al fascicolo processuale per visionare temporaneamente il contenuto del medesimo fascicolo, avendone interesse. L’interesse che legittima la istanza di visibilità deve essere qualificato (a titolo esemplificativo: la successiva costituzione in giudizio, il successivo intervento in giudizio della parte rappresentata, la opposizione al decreto ingiuntivo ecc.).

L’istanza viene depositata da un avvocato al quale la parte ha già rilasciato una procura. È necessario inserire nella richiesta il numero di ruolo del procedimento in questione (cioè l’R.G.). La richiesta di consultazione dei fascicoli deve essere inoltrata alla Cancelleria utilizzando i canali telematici del p.c.t., tramite uno specifico atto telematico. Si consideri che la terza ricevuta (esito controlli automatici) arriverà in errore, salvo poi da parte del Cancelliere forzare il deposito, fatte le opportune verifiche. All’esito dell’accettazione, il Cancelliere, ove ne sussistano i presupposti, autorizzerà la visione del fascicolo informatico per alcuni giorni, durante i quali il legale potrà visionare ed estrarre i documenti contenuti nel fascicolo processuale informatico. L’autorizzazione all’accesso al fascicolo informatico sarà limitata nella durata e nella fase in cui si è autorizzati a consultare i fascicoli.

Consultazione fascicolo processuale digitale della parte non ancora costituita in giudizioIstanza di visibilità digitale depositata telematicamente dal legale
Istanza di visibilità digitaleVa redatta in formato .pdf nativo e deve contenere:
  1. i riferimenti del fascicolo al quale si chiede l’accesso (Tribunale e Numero di ruolo);
  2. le generalità complete della parte istante
  3. il codice fiscale della parte istante
  4. le generalità complete del procuratore della parte istante (che dovrà coincidere col mittente della busta)
  5. il codice fiscale del procuratore della parte istante
  6. il riferimento alla delega che andrà depositata telematicamente come allegato
  7. la chiara indicazione dei motivi per i quali si richiede l’accesso al fascicolo

Va allegata la procura (ed eventualmente anche l’atto notificato alla parte) e va sottoscritta digitalmente

La richiesta e il rilascio digitali delle copie esecutive dei provvedimenti

Dal 15.2.2021, il difensore costituito che intenda richiedere la concessione della formula esecutiva su ogni atto giudiziario nativo telematico o scansionato e quindi presente nel fascicolo telematico, deposita istanza telematica nel corrispondente fascicolo, indicando obbligatoriamente nell’istanza generica “richiesta formula/copie esecutive”.

Riferimenti normativiart. 23, co. 9 bis D.L. n. 137/2020 (conv. l. n. n. 176/2020

artt. 16 bis, co. 9 bis e 16 undecies d.l. n. 179/2012 n. 179 (conv. l. n. 221/2012)

artt. 475 ss. c.p.c.

art. 153 disp. att. c.p.c.

Qualora non originariamente delegati (in caso di subentro di un diverso avvocato nella procedura), si dovrà allegare alla richiesta anche la procura alle liti.

La Cancelleria, verificata la legittimazione dell’istante, la regolarità dell’istanza e la completezza della documentazione di corredo, con particolare riferimento al corretto versamento dei diritti di copia autentica, provvede al deposito nel relativo fascicolo informatico della copia esecutiva richiesta, sottoscritta digitalmente e consistente in un documento informatico in formato .pdf contenente la copia, anche per immagine, della sentenza o altro provvedimento del giudice, cui sono aggiunte l’intestazione e la formula di cui all’art. 475 c.p.c., con indicazione della parte a favore della quale la spedizione è fatta. La copia in forma esecutiva, così rilasciata, costituisce l’unico originale disponibile per la parte richiedente.

La Cancelleria annota nel fascicolo informatico l’avvenuto rilascio del titolo esecutivo. Il difensore estrarrà dal fascicolo informatico il duplicato e la copia analogica o informatica della copia esecutiva in forma di documento informatico provvedendo direttamente all’attestazione di conformità a norma degli artt. 16 bis, co. 9 bis e undecies d.l. n. 179/2012 (conv. l. n. 221/2012).

L’istanza digitale per richiedere il certificato di passaggio in giudicato della sentenza

L’art. 124 delle Disposizioni di Attuazione del Codice di procedura civile dispone che “A prova del passaggio in giudicato della sentenza il cancelliere certifica, in calce alla copia contenente la relazione di notificazione, che non è stato proposto nei termini di legge appello o ricorso per Cassazione, né istanza di revocazione per i motivi di cui ai nn. 4 e 5 dell’articolo 395 del codice. Ugualmente il cancelliere certifica in calce alla copia della sentenza che non è stata proposta impugnazione nel termine previsto dall’articolo 327 del codice.”

Riferimenti normativiArt. 124 disp. att. c.p.c.

artt. 72, 324-329 c.p.c.

art. 5 l. n. 898/1970

art. 9 co. 1 bis l. n. 53/1994

art. 16 d.l. n. 179/2012 (l. n. 221/2012)

Il Cancelliere, a seguito della richiesta formulata con le modalità sotto precisate e verificati i presupposti di legge, certifica il passaggio in giudicato delle sentenze inserendo contestualmente la certificazione all’interno del fascicolo informatico della causa. L’Avvocato può inoltrare telematicamente la richiesta per ottenere l’attestazione di passaggio in giudicato mediante deposito di una “istanza generica” nel fascicolo di causa, indicando nelle note per la Cancelleria “richiesta passaggio in giudicato”; eccetto il caso di cui all’art. 327 c.p.c., in allegato all’istanza deve depositare la prova della notifica della sentenza a tutte le parti in causa, compreso il Pubblico Ministero quando previsto.

La certificazione di passaggio in giudicato può essere richiesta:

  1. dal legale di una delle parti costituito nella causa cui la sentenza si riferisce;
  2. da altro legale munito di procura di una delle parti (la procura deve fare specifico riferimento alla causa cui la sentenza si riferisce);
  3. dalla parte personalmente o da persona dalla stessa delegata.

In dettaglio gli allegati devono comprendere:

  1. la ricevuta di avvenuta consegna in caso di notifica effettuata al mezzo p.e.c.;
  2. la scansione dell’atto notificato in caso di notifica a mezzo Ufficiale giudiziario o in proprio, unitamente a quella delle cartoline attestanti la compiuta notifica a mezzo del servizio postale o ai sensi dell’art. 140 c.p.c. Il relativo file deve essere munito della attestazione di conformità all’originale.

Nel caso in cui sia stata effettuata una correzione di errore materiale della sentenza, questa deve essere notificata unitamente al provvedimento di correzione.

Come fare la richiesta

La richiesta va effettuata telematicamente, mediante deposito all’interno del fascicolo informatico della causa come “istanza generica” indicando nelle “note per la cancelleria”: “Richiesta passaggio in giudicato”.

All’istanza deve essere inoltre allegata la ricevuta telematica (file con estensione .xml) del pagamento del diritto di certificazione. In caso di notifica effettuata in proprio dall’avvocato a mezzo p.e.c. è necessario allegare il file .eml o .msg relativo alla notifica.

In caso di notifica non a mezzo p.e.c. è necessario allegare la scansione dell’atto notificato, unitamente alle cartoline attestanti la compiuta notifica, il tutto munito di attestazione di conformità all’originale a firma dell’avvocato. In ogni caso è compito del difensore collazionare e certificare la conformità delle copie estratte dal fascicolo informatico relative alla sentenza e alla Certificazione di passaggio in giudicato, ai sensi del co. 9 bis dell’art. 16 bis d.l. n. 179/2012.

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