Processo civile telematico, come si fanno le notifiche: guida alle norme - Agenda Digitale

Le regole

Processo civile telematico, come si fanno le notifiche: guida alle norme

Gestire le notifiche nell’ambito del processo civile telematico può risultare complesso: ecco un vademecum normativo con tutti i riferimenti per capire come svolgere al meglio queste attività senza il rischio di errori

06 Ott 2021
Ione Ferranti

Studio legale Ferranti

Nell’ambito del processo civile telematico è cruciale comprendere come svolgere in maniera corretta le notifiche. Vediamo nel dettaglio cosa prevede la normativa, dal punto di vista pratico.

Il framework normativo

L’art. 28 (rubricato Semplificazione della notificazione e comunicazione telematica degli atti in materia civile, penale, amministrativa, contabile e stragiudiziale) d.l. n. 76/2020 (conv. con modif. dalla l. n. 120/2020) ha riformato gli artt. 16 e 16 ter del d.l. n. 179/2012 (conv. con modif. dalla l. n. 221/2012) in materia di notificazioni telematiche alla PA. In particolare, l’art. 28, comma 1, d.l. n. 76/2020 ha riformato il comma 12 dell’art. 16 d.l. n. 179/2012 (conv. con modif. dalla l. n. 221/2012), il quale ora dispone che, al fine di favorire le comunicazioni e notificazioni per via telematica alle PP.AA., le PP.AA. di cui all’art. 1, comma 2, del d. lgs n. 165/2001 (e successive modificazioni), comunicano al Ministero della giustizia, con le regole tecniche adottate ai sensi dell’art. 4, comma 1, d.l. n. 193/2009 (conv. con modif. dalla l. n. 24/2010) l’indirizzo di p.e.c. conforme a quanto previsto dal d.P.R. n. 68/2005 (e successive modificazioni) a cui ricevere le comunicazioni e notificazioni. Sul punto è intervenuto il Direttore generale della Direzione generale per i sistemi informatici automatizzati (“DGSIA”) del Ministero della giustizia con decreto 30.7.2021.

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L’elenco formato dal Ministero della giustizia è consultabile esclusivamente dagli uffici giudiziari, dagli uffici notificazioni, esecuzioni e protesti, e dagli avvocati. Con le medesime modalità, le PP.AA. possono comunicare altresì gli indirizzi di PEC di propri organi o articolazioni, anche territoriali, presso cui eseguire le comunicazioni o notificazioni per via telematica nel caso in cui sia stabilito presso questi l’obbligo di notifica degli atti introduttivi di giudizio in relazione a specifiche materie ovvero in caso di autonoma capacità o legittimazione processuale. Per il caso di costituzione in giudizio tramite propri dipendenti, le PP.AA. possono altresì comunicare ulteriori indirizzi di p.e.c., riportati in una speciale sezione dello stesso elenco di cui all’art. 16 d.l. n. 179/2012 (conv. con modif. dalla l. n. 221/2012) e corrispondenti a specifiche aree organizzative omogenee, presso cui eleggono domicilio ai fini del giudizio.

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Anche il comma 13 del medesimo art. 16 d.l. n. 179/2012 (conv. con modif. dalla l. n. 221/2012) è stato riformato, prevedendo oggi che, in caso di mancata comunicazione ai sensi del comma 12, le comunicazioni e notificazioni a cura della cancelleria si effettuano ai sensi dei commi 6 e 8 e le notificazioni a istanza di parte si effettuano ai sensi dell’articolo 16 ter, comma 1 ter.

Riferimenti normativiArtt. 16, 16 ter, 16 quater e 16 undecies d.l. n. 179/2012 (conv. con mod. l. n. 221/2012)

Artt. 3 bis, 6 e 11 L. n. 53/1994.

Artt. 6 e 9 d.P.R. n. 68/2005

Artt. 6 bis, 6 ter, 6 quater e 62 CAD

Artt. 18 e 34 d.m. n. 44/2011 (come modificato dal decreto 30.7.2021 DGSIA)

Artt. 19 bis e 19 ter provv. 16.4.2014 DGSIA (come modificato dal decreto 30.7.2021 DGSIA)

Comunicazioni e notificazioni a cura della CancelleriaNei procedimenti civili le comunicazioni e le notificazioni a cura della cancelleria sono effettuate esclusivamente per via telematica all’indirizzo di p.e.c. risultante da “pubblici elenchi” o comunque accessibili alle Pubbliche Amministrazioni, secondo la normativa, anche regolamentare, concernente la sottoscrizione, la trasmissione e la ricezione dei documenti informatici.

Le notifiche telematiche a istanza di parte 

Per quanto concerne le notifiche telematiche a istanza di parte, l’art. 16 quater d.l. n. 179/2012 (conv. con modif. dalla l. n. 221/2012) ha inserito l’art. 3 bis nella l. n. 53/1994, il quale prevede la possibilità per gli avvocati − senza necessità di preventiva autorizzazione del Consiglio dell’Ordine di appartenenza − di notificare atti in materia civile, amministrativa e stragiudiziale a mezzo p.e.c. L’art. 3 bis l. n. 53/1994 stabilisce che, per effettuare una notifica telematica, l’avvocato deve utilizzare una casella di posta elettronica risultante da un pubblico elenco e che anche l’indirizzo p.e.c. del destinatario risulti da tale elenco.

La notifica si perfeziona, per il soggetto notificante, nel momento in cui viene generata la ricevuta di accettazione e, per il destinatario, nel momento in cui viene generata la ricevuta di avvenuta consegna, ricevute previste dall’art. 6 del d.P.R. n. 68/2005.

Contenuto e oggetto del messaggio p.e.c.Nel messaggio di p.e.c. deve essere inserito l’atto da notificare e la relazione di notificazione e l’oggetto del messaggio deve contenere la locuzione “NOTIFICAZIONE AI SENSI DELLA LEGGE N. 53 DEL 1994”.
Relata di notificazioneIl contenuto della c.d. “relata di notificazione” − che è un documento informatico separato rispetto all’atto da notificare e che deve essere sottoscritto digitalmente dall’avvocato − è predeterminato dal Legislatore e deve comprende:
  1. il nome, cognome e il codice fiscale dell’avvocato notificante [cfr. art. 3 bis comma 5, lett. a) l. n. 53/1994];
  2. il nome e cognome o la denominazione e ragione sociale e il codice fiscale della parte che ha conferito la procura alle liti [cfr. art. 3 bis comma 5, lett. c) l. n. 53/1994];
  3. il nome e cognome o la denominazione e ragione sociale del destinatario [cfr. art. 3 bis comma 5, lett. d) l. n. 53/1994];
  4. l’indirizzo di p.e.c. a cui l’atto viene notificato [cfr. art. 3 bis comma 5, lett. e) l. n. 53/1994];
  5. l’indicazione dell’elenco da cui l’indirizzo p.e.c. è stato estratto [cfr. art. 3 bis comma 5, lett. f) l. n. 53/1994];
  6. l’attestazione di conformità ai sensi dell’art. 16 undecies d.l. n. 179/2012 (conv. con modif. dalla l. n. 221/2012) [cfr. art. 3 bis comma 5, lett. g) l. n. 53/1994].

Per le notificazioni effettuate in corso di procedimento deve, inoltre, essere indicato l’ufficio giudiziario, la sezione, il numero e l’anno di ruolo (cfr. art. 3 bis comma 6 l. n. 53/1994).

Se l’atto da notificare è una copia informatica di documento informatico, l’avvocato deve attestarne comunque la conformità nella relazione di notificazione ai sensi dell’art. 16 undecies d.l. n. 179/2012 (conv. con modif. dalla l. n. 221/2012). Se, invece, il documento informatico da notificare è un duplicato informatico dell’atto o provvedimento da notificare non vi è necessità di attestazione.

L’avvocato che compila la relazione o le attestazioni di conformità è considerato pubblico ufficiale e il compimento di irregolarità o abusi nell’esercizio delle facoltà previste dalla legge costituisce grave illecito disciplinare, indipendentemente dalla responsabilità prevista da altre norme [art. 6 l. n. 53/1994; art. 16 undecies, comma 3 bis, d.l. n. 179/2012 (conv. con modif. dalla l. n. 221/2012)].

Ai sensi dell’art. 11 l. n. 53/1994, le notificazioni in proprio, analogiche o digitali, sono nulle e la nullità è rilevabile d’ufficio, se mancano i requisiti soggettivi e oggettivi ivi previsti, se non sono osservate le disposizioni di cui agli articoli indicati e, comunque, se vi è incertezza sulla persona cui è stata consegnata la copia dell’atto o sulla data della notifica.

Il ruolo della PEC

Il Legislatore ha scelto per le notifiche telematiche eseguite dagli avvocati la p.e.c., il cui utilizzo è disciplinato, fra l’altro, dal d.P.R. n. 68/2005 (recante il Regolamento recante disposizioni per l’utilizzo della posta elettronica certificata, a norma dell’articolo 27 della legge 16 gennaio 2003, n. 3). In particolare, l’art. 6 d.P.R. n. 68/2005 disciplina la funzione della ricevuta di avvenuta consegna, la quale fornisce al mittente prova che il suo messaggio di p.e.c. è effettivamente pervenuto all’indirizzo elettronico dichiarato dal destinatario e certifica il momento della consegna tramite un testo, leggibile dal mittente, contenente i dati di certificazione. La stessa ricevuta è rilasciata contestualmente alla consegna del messaggio di p.e.c. nella casella di posta elettronica messa a disposizione del destinatario dal gestore, indipendentemente dall’avvenuta lettura da parte del soggetto destinatario.

Tale disposizione consente il controllo ex post della notifica telematica, in quanto aprendo il file .msg o .eml contenente la ricevuta di avvenuta consegna della notificazione a mezzo PEC sarà possibile reperire al suo interno − e, quindi, leggere e verificare − tutto ciò che il destinatario della notificazione è stato messo in grado a sua volta di leggere con il recapito nella sua casella di posta di quel messaggio p.e.c. Segnatamente, la ricevuta di avvenuta consegna contiene come allegato un altro file (specificamente, un’altra busta di posta elettronica, in genere postacert.eml) aprendo il quale si rinvengono i documenti allegati dall’avvocato in sede di invio del messaggio p.e.c. di notifica (quindi, la relata di notifica e l’atto notificato).

Le ricevute di accettazione e consegna

Infine, l’art. 9 d.P.R. n. 68/2005 stabilisce che sulle ricevute di accettazione e di avvenuta consegna il gestore del servizio di posta elettronica appone la sua firma elettronica avanzata, la quale consente di rendere manifesta la provenienza, assicurare l’integrità e l’autenticità delle ricevute stesse.

Prova della notificaLa prova della notifica via p.e.c. deve essere fornita depositando in giudizio la ricevuta di accettazione e la ricevuta di avvenuta consegna in formato .eml o .msg. La ricevuta di avvenuta consegna prevista dall’art. 3 bis, comma 3, l. n. 53/1994 è quella completa, di cui all’art. 6, comma 4, d.P.R. n. 68/2005.

I pubblici elenchi ai fini della validità delle notifiche telematiche

Come già accennato, ai fini della validità della notifica, l’art. 3 bis l. n. 53/1994 stabilisce che, per effettuare una notifica telematica, l’avvocato deve utilizzare una casella di posta elettronica risultante da un “pubblico elenco” e che anche l’indirizzo p.e.c. del destinatario risulti da tale elenco.

Casella p.e.c. estratta da pubblico elencoAi fini della validità della notifica, l’art. 3 bis l. n. 53/1994 stabilisce che, per effettuare una notifica telematica, l’avvocato deve utilizzare una casella di posta elettronica risultante da un “pubblico elenco” e che anche l’indirizzo p.e.c. del destinatario risulti da un “pubblico elenco”.
Elenco dei pubblici elenchi da cui estrarre le p.e.c.Sono “pubblici elenchi” dai quali possono essere attinti gli indirizzi p.e.c. dei destinatari delle notifiche telematiche quelli previsti dalle seguenti norme:
  1. art. 6 bis CAD, il quale prevede la istituzione di un pubblico elenco denominato Indice nazionale dei domicili digitali (INI-PEC) delle imprese e dei professionisti, presso il Ministero dello sviluppo economico;
  2. art. 6 quater CAD, che non risulta essere stato ancora istituito;
  3. art. 62 CAD, non ancora istituito. Al completamento dell’ANPR di cui all’art. 62, l’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) provvede al trasferimento dei domicili digitali contenuti nell’elenco di cui all’art. 6 quater CAD nell’ANPR;
  4. art. 16 comma 12 d.l. n. 179/2012 (conv. con modif. dalla l. n. 221/2012), il quale prevede la istituzione di un registro, formato dal Ministero della giustizia, contenente gli indirizzi di p.e.c. delle PP.AA., consultabile esclusivamente dagli uffici giudiziari, dagli uffici notificazioni, esecuzioni e protesti, e dagli avvocati;
  5. art. 16 comma 6 d.l. n. 185/2008 (conv. con modif. dalla l. n. 2/2009) ovvero il Registro delle Imprese;
  6. il Registro Generale degli Indirizzi Elettronici (ReGIndE), gestito dal Ministero della giustizia, il quale contiene i dati identificativi nonché l’indirizzo di p.e.c. dei soggetti abilitati esterni (avvocati, curatori, CTU e ausiliari del giudice in genere);
  7. art. 6 ter CAD, realizzato e gestito dall’AgID, ma solo in caso di mancata indicazione nell’elenco di cui all’art. 16, comma 12, d.l. n. 179/2012 (conv. con modif. dalla l. n. 221/2012) dell’indirizzo di p.e.c. della PA.

Come già accennato, in conformità con quanto prevede l’art. 28 d.l. n. 76/2020, il DGSIA ha adottato con decreto 30.7.2021 le specifiche tecniche per adeguare il Registro delle Pubbliche Amministrazioni, accessibile dal Portale dei Servizi Telematici (“PST”) del Ministero della giustizia.

In conclusione, quindi, l’avvocato notificante dovrà verificare da PST se nel Registro PP.AA. è presente la p.e.c. dell’amministrazione destinataria e, in caso negativo, potrà reperirla nell’Indice IPA e validamente utilizzarla per la notificazione telematica, dandone atto in relata.

Le regole e le specifiche tecniche

L’art. 18 d.m. n. 44/2011 (recante il Regolamento concernente le regole tecniche per l’adozione nel processo civile e nel processo penale, delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione, in attuazione dei principi previsti dal decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e successive modificazioni, ai sensi dell’articolo 4, commi 1 e 2, del decreto-legge 29 dicembre 2009, n. 193, convertito nella legge 22 febbraio 2010 n. 24), e successive modificazioni, contenente le regole tecniche del p.c.t., richiama per i documenti informatici oggetto di notifiche telematiche le medesime caratteristiche richieste nel caso di deposito telematico da parte degli avvocati (e, in generale, degli abilitati esterni, c.t.u., curatori, ecc.) nei registri di cancelleria.

Formato dei documenti informaticiI documenti allegati al messaggio p.e.c. devono essere privi di elementi attivi e devono essere redatti nei formati consentiti dalle specifiche tecniche stabilite ai sensi dell’art. 34 d.m. n. 44/2011.
Procura alle litiLa procura alle liti si considera apposta in calce all’atto cui si riferisce quando è rilasciata su documento informatico separato allegato al messaggio di p.e.c. mediante il quale l’atto è notificato. La medesima disposizione si applica anche quando la procura alle liti è rilasciata su foglio separato del quale è estratta copia informatica, anche per immagine.

Importante è, inoltre, la previsione dell’ultimo comma che prevede che la ricevuta di avvenuta consegna (RdAC) prevista dall’art. 3 bis deve essere “completa”. Questo tipo di ricevuta consente il controllo ex post del contenuto del messaggio di p.e.c. ai fini dell’accertamento della ritualità della notificazione, verificando così quando e cosa esattamente sia pervenuto nella casella p.e.c. del destinatario.

L’art. 19 bis del provvedimento 16.4.2014 (recante le Specifiche tecniche previste dall’articolo 34, comma 1 del decreto del Ministro della giustizia in data 21 febbraio 2011 n. 44, recante regolamento concernente le regole tecniche per l’adozione, nel processo civile e nel processo penale, delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione, in attuazione dei principi previsti dal decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e successive modificazioni, ai sensi dell’articolo 4, commi 1 e 2 del decreto-legge 29 dicembre 2009, n. 193, convertito nella legge 22 febbraio 2010, n. 24) DGSIA chiarisce che, in caso di notifica telematica a cura degli avvocati, l’atto − sia esso un originale informatico o una copia informatica estratta da un documento cartaceo − deve essere in formato .pdf ottenuto da una trasformazione di un documento testuale, senza restrizioni per le operazioni di selezione e copia di parti.

L’art. 19 ter del medesimo provvedimento 16.4.2014 DGSIA, infine, disciplina le modalità dell’attestazione di conformità della copia informatica apposta su un documento informatico separato, cioè proprio il caso dell’attestazione di conformità della copia informatica dell’atto da notificare che, ai sensi dell’art. 11 undecies d.l. n. 179/2012 (conv. con modif. dalla l. n. 221/2012), deve essere inserita nella relata di notificazione e, quindi, in un documento informatico separato.

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