Le regole

Processo civile telematico, quante difficoltà per produrre file audio e video: ecco perché

La produzione di file particolari a difesa dei clienti da parte degli avvocati nell’ambito del processo civile telematico si scontra con limitazioni dei formati: un nodo difficile da sciogliere, per il quale sono state proposte diverse soluzioni

28 Dic 2021
Riccardo Berti

avvocato Centro Studi Processo Telematico

Franco Zumerle

Avvocato Coordinatore Commissione Informatica Ordine Avv. Verona

Giustizia digitale

Sin da quando è stato introdotto il processo civile telematico gli avvocati si sono scontrati con la (fisiologica) limitazione dei formati, specie in quei casi in cui l’avvocato vorrebbe produrre file di tipologie particolari a sostegno delle difese del suo cliente. Se prima del processo civile telematico (PCT) questi file dovevano essere prodotti con CD/DVD, l’informatizzazione del processo ha aperto ai legali la possibilità tecnica (ma non giuridica) di produrre file dai formati “esotici” (entro determinati limiti dimensionali) direttamente nel processo telematico, possibilità a cui si guarda con interesse specie per facilitare al magistrato la fruizione di questi file, che altrimenti rischiano di rimanere a prendere polvere all’interno dei fascicoli cartacei che accolgono i loro supporti.

Le limitate soluzioni proposte dal legislatore e le insoddisfacenti alternative raggiungibili in via interpretativa hanno però lasciato i legali e i magistrati con un nodo impossibile da sciogliere in maniera soddisfacente e al passo coi tempi.

Processo civile telematico, la limitazione dei formati

Il problema è che il legislatore, nel PCT come in altri dei vari processi telematici italiani, ammette unicamente la produzione di una serie limitata di formati (testuali, immagine, email e di compressione), questo perché aprire il software del processo informatico ad ulteriori formati sarebbe complesso da gestire, specie con il trascorrere del tempo (ad esempio rendendo necessario mantenere i codec per codificare/decodificare i vari file per poter garantire così l’identità a se stesso del file nel tempo), e potrebbe esporre al pericolo di virus.

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La limitazione dei formati è poi presidiata da norme più o meno “rigide” (es. nel processo tributario telematico esiste un elenco di formati “ammessi” di cui è garantita la conservazione, affiancato ad un elenco più ampio di formati “gestiti”, comunque producibili) ma di fatto la giurisprudenza sui formati oscilla fra valutazioni in termini di ammissibilità/inammissibilità del documento prodotto senza rispettare i formati e valutazioni invece che si concentrano sulla nullità dell’atto che non rispetta i formati (che spesso si risolvono in un “salvataggio” dell’atto, mancando una previsione legale della nullità che sarebbe comunque nella stragrande maggioranza dei casi sanabile per raggiungimento dello scopo).

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Nessuna delle due soluzioni è del tutto soddisfacente (alcune pronunce sulla nullità offrono prospettive che “salverebbero” per raggiungimento dello scopo anche un atto accompagnato da un virus, mentre alcune pronunce che fanno proprio l’angolo visuale dell’inammissibilità scontano prospettive troppo rigide specie per questa fase che è ancora di assestamento dei vari processi telematici italiani).

I file audio/video nei PCT

Con riferimento al processo civile telematico, un caso che si verifica con discreta frequenza è quello della produzione di formati audio/video. La norma non ammette tali formati e gli strumenti del PCT li respingono salvo questi file non siano “nascosti” in altri formati (es. zip/eml/pdf). Il “sotterfugio” non sarebbe però, a rigore, consentito dalle Specifiche Tecniche (Provv. 16.04.2014) che ammettono i formati compressi (zip, rar e arj) e quelli email (eml e msg) “purché contenenti file nei formati ammessi”.

Qualcuno (e si registra qualche sporadica pronuncia a sostegno) afferma che sarebbe possibile “inserire” i file in formati non ammessi in file pdf per ottenere così una produzione lecita e fruibile direttamente dal Magistrato. La soluzione sembra però difficilmente conciliabile con il quadro normativo perché è evidente che l’intenzione del legislatore con le Specifiche Tecniche era quella di escludere la produzione di file in formati diversi da quelli ammessi (la precisazione relativa all’inammissibilità dell’inclusione di tali file è omessa nel caso del formato pdf perché evidentemente il redattore non lo considerava un formato “contenitore” come invece può essere in certi casi).

Le soluzioni

Stante questa situazione le soluzioni percorse dai legali sono queste:

  • produrre i file audio/video su CD/DVD depositandoli in cancelleria (molte cancellerie però fanno muro di fronte a queste produzioni salvo autorizzazione del magistrato assegnatario del fascicolo);
  • fare istanza per essere abilitati a produrre i file audio/video su CD/DVD e produrli una volta autorizzati dal magistrato;
  • produrre comunque i file audio/video con il deposito telematico “imbustandoli” in file zip/rar/arj/eml/msg/pdf.

Queste soluzioni (che si prestano inoltre a varie e creative soluzioni trasversali, come doppie produzioni CD/deposito telematico o deposito telematico/istanza per la produzione su CD in caso la produzione su telematica sia considerata inammissibile) sono però rischiose ed insoddisfacenti. La via più prudente, stando alla lettera della normativa, è quella di produrre nei termini il CD/DVD, raccogliendo, nel caso, il rifiuto documentato della cancelleria di ricevere l’atto ove questa subordini la produzione alla presentazione di apposita autorizzazione da parte del Magistrato assegnatario del fascicolo.

Le regole per il deposito

La disciplina sul PCT non sembra infatti richiedere una autorizzazione da parte del Giudice per il deposito di formati non ammessi tramite Compact Disc, essendo quella di dimettere allegati non altrimenti digitalizzabili nel processo telematico una facoltà che è sempre stata ammessa per le parti e mai abrogata dall’entrata in vigore del PCT, come del resto è capitato per la facoltà di produrre oggetti fisici (es. nelle cause in tema di brevetto). Pare quindi possibile affermare che l’entrata in vigore del PCT non abbia intaccato la facoltà dei difensori di dimettere i documenti non depositabili telematicamente senza richiedere autorizzazione.

Chi scrive condivide questa tesi, in quanto il complesso di norme afferenti al c.d. Processo Civile Telematico ha inteso obbligare il deposito telematico solo di ciò che può essere depositato telematicamente e non di ciò che non può. Pertanto, ogni qual volta una parte debba depositare un documento che non può essere trasmesso tramite gli applicativi PCT, sia perché obiettivamente non trasmissibile (trattandosi di una “cosa non cartacea”), sia perché pur astrattamente trasmissibile non possa essere depositato telematicamente per le sue specifiche (ad es., appunto, un video), la parte dovrebbe poterlo depositare in cancelleria senza necessità di richiedere l’autorizzazione.

Ed infatti, né l’art. 16-bis co. 9 D.L. 179/12 né l’art. 16-bis co. 8 D.L. 179/12 (le uniche disposizioni in tema di “autorizzazione al deposito” nella normativa riferita al PCT) prevedono un’autorizzazione per un caso assimilabile a quello che ci occupa. In particolare, l’art. 16-bis co. 9 D.L. 179/12 parla di deposito di copia cartacea di singoli atti e documenti (tipologia di documento che va senz’altro dimessa previa autorizzazione vista l’intenzione del PCT di sostituire alla forma documentale appunto cartacea quella digitale) e l’art. 16-bis co. 8 D.L. 179/12 si riferisce unicamente al caso in cui i sistemi informatici del dominio giustizia non siano funzionanti. La soluzione però non è soddisfacente.

É evidente, infatti, che l’interesse del legale è quello di effettuare una produzione che sia effettivamente fruita dal magistrato, mentre produrre un CD/DVD difficilmente accessibile sia per la mancanza di dotazione hardware dei PC più moderni, sia perché il file così ancorato al supporto non è accessibile dal magistrato da remoto, costringe il processo ad un balzo nel passato appena si va al di là del limitato numero di formati ammessi nel processo.

Abbiamo quindi una soluzione “facile” (la produzione tramite PST dei formati audio/video “nascosti” in formati ammessi) e che consente una più efficace fruibilità dei file in formati non ammessi (salvo ovviamente questi abbiano dimensioni non compatibili con il PCT) e una soluzione “difficile” (la produzione di CD/DVD, poco accessibili, ancorati al formato e che peraltro sono copiabili solo con il versamento di diritti di copia per ben 327,56 euro). La soluzione “difficile” è quella più aderente al dettato normativo, mentre quella “facile” è difficile da ammettere (ammettere la possibilità di produrre file diversi dai formati disciplinati è pericoloso in via giurisprudenziale, in quanto o si ammettono solo specifici formati, incaricando il giudice di “selezionare” i formati ammissibili e quelli che invece non lo sono, oppure si deve ammettere la produzione di ogni formato “incapsulabile” nei formati ammessi, così facendo si ammette però la produzione di formati oscuri o “fluidi” nel loro divenire temporale).

I contrasti giurisprudenziali sui formati

Proprio questa difficoltà nel raggiungere una soluzione giurisprudenziale ha portato a pronunce insoddisfacenti e contrastanti, fra il desiderio di legittimare una produzione via deposito telematico e la rassegnazione a una produzione via CD/DVD che difficilmente verrà visionata. In particolare, i tribunali di Torino e Milano hanno avuto modo recentemente di confrontarsi con la problematica, giungendo a conclusioni molto diverse fra loro. Torino, con la recente sentenza n. 1976/2021 del 20/04/2021, afferma che la produzione di file audio/video è possibile solo a mezzo CD/DVD dimesso in cancelleria e senza autorizzazione del Giudice:

Tra i documenti depositabili telematicamente non sono però ricomprese le estensioni relative ai file audio e video, sicché l’ingresso in causa può avvenire soltanto attraverso la masterizzazione del file audio su supporto CD O DVD e il suo materiale deposito in cancelleria. A questo fine, non è necessaria l’autorizzazione del Giudice, il quale non potrebbe che concederla. In ogni caso, l’oggetto di cui si tratta dovrebbe essere disponibile entro il termine per le deduzioni probatorie, che coincide con la seconda memoria ex art. 183 sesto comma cod. proc. civ.: ciò per consentire alla controparte la replica e l’offerta di prova contraria. Ma L.XXX C.XXXXXX, nella seconda memoria, si è limitata a chiedere l’autorizzazione alla produzione, senza nulla produrre; in sede di precisazione delle conclusioni, l’attrice ha riproposto la medesima istanza, della quale non può che confermarsi la reiezione.

Milano al contrario, con sentenza n. 7242/2020 del 13.11.2020, afferma che:

Deve rilevarsi, infatti, che per il deposito di file audio nell’ambito del processo telematico è possibile:

1) caricare il relativo file su documento .pdf per rendere lo stesso compatibile con il formato dei documenti informatici suscettibili di produzione mediante consolle ai sensi dell’art. 13 delle Specifiche tecniche previste dall’ art. 34, comma 1 del decreto del Ministero della Giustizia del 21 febbraio 2011 n. 44;

2) chiedere l’autorizzazione al giudice, ai sensi dell’art. 16 bis, comma 9, del d.l. 179/2012 al deposito del file su supporto analogico, allegando che la diversa estensione del file audiovisivo da produrre rispetto a quella dei file il cui deposito è consentito ai sensi del richiamato art. 13 delle Specifiche Tecniche avrebbe reso opportuna la produzione su supporto idoneo a preservare la genuinità e l’integrità del documento; ovvero, infine,

3) provvedere al deposito del documento in formato analogico nel fascicolo d’ ufficio, con relativa attestazione dell’intervenuto deposito e del giorno del relativo deposito da parte della Cancelleria ai sensi dell’art. 74, ultimo comma, delle disposizioni di attuazione c.p.c.

Prospettive future

La questione della produzione di formati non ammessi sta diventando quindi di assoluta attualità. Nonostante le prese di posizione giudiziali la soluzione più efficace è forse quella del doppio deposito (ove la dimensione del file lo consenta), da un lato file zip contenente i formati non ammessi e dall’altro il deposito in cancelleria su CD/DVD. Sarebbe però davvero auspicabile (ed anzi urgente) un intervento legislativo per consentire finalmente di sfruttare le potenzialità del processo telematico senza essere costretti ad un tuffo nel passato ogniqualvolta si superano i ristretti limiti di formati previsti dalla normativa.

Il legislatore potrebbe infatti selezionare alcuni formati più “gestibili” e “leggeri” (es. .mp3 e .mp4) e ammettere la produzione di questi soli formati nel PCT, troncando così sul nascere un prevedibile conflitto giurisprudenziale di cui vedremo la soluzione solo fra molti anni.

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