giustizia e covid-19

Udienze da remoto, in videoconferenza: normativa, software e problemi

Per adattarsi alla circostanza dell’emergenza coronavirus, la giustizia sta approcciando la strada del digitale, anche con udienze da remoto in videoconferenza: tuttavia confusione normativa, reticenza e ritardi nell’adozione di sistemi innovativi rischiano di frenare l’innovazione del settore

22 Mag 2020
Arianna Ciracò

Avvocato, Privacy&GDPR Expert, DPO


Ci sono anche le udienze da remoto, nel corso dell’emergenza coronavirus tra gli strumenti e procedure alternative individuati dalla Giustizia, con l’obiettivo di “convivere” con il contesto particolare.

A volte con alcune difficoltà. Ma certo con novità rilevanti.

Udienze da remoto: il decreto

Il primo provvedimento emanato in “tema giustizia”, è stato il D.L. n. 11 dell’8 marzo 2020, con il quale – oltre alla sospensione della maggioranza delle attività giudiziarie, dei procedimenti instaurati e dei termini processuali – è stata inserita una previsione molto importante, capace, ad avviso di chi scrive, di rappresentare una nuova spinta innovatrice: la possibilità di svolgere udienze “da remoto”. Si tratta di una importante novità dal momento che, sebbene se ne parlasse da molto tempo, fino ad oggi nulla di concreto era stato fatto. In fin dei conti, è proprio nei momenti di emergenza che, spesso, può darsi vita a vere e proprie “rivoluzioni”.

Come ci si poteva aspettare – allo stesso modo di quanto era accaduto qualche anno fa in occasione dell’introduzione del Processo Civile Telematico – anche oggi numerose sono state le perplessità sollevate da colleghi e magistrati, spesso riottosi all’introduzione di tecnologie informatiche nel processo, ma è altrettanto vero che molti sono gli operatori del diritto che si sono mostrati interessati ed incuriositi da una simile innovazione. Tuttavia, ora, come allora, la storia ci insegna che ciò che conta è crederci, insistere e non aver paura di uscire dalla propria “zona di comfort”.

Dal canto suo l’Associazione Italiana Giovani Avvocati (AIGA) da sempre si fa promotrice di innovazioni ed implementazioni tecnologiche capaci di migliorare il lavoro quotidiano, con l’intento di apportare beneficio all’intero sistema giustizia. La tecnologia e il digitale, se utilizzati correttamente, possono davvero essere strumenti e alleati formidabili per semplificare e, appunto, migliorare la nostra vita, anche lavorativa. In questa prospettiva, il pensiero non può che andare al convegno tenuto da AIGA in tema di “Giustizia predittiva, processo e dati” poco più di un mese fa, il 7 febbraio 2020; convegno di altissimo spessore e caratura, per contenuto e relatori, in occasione del quale è emersa con chiarezza e convinzione la consapevolezza che il progresso tecnologico deve essere gestito e governato anche dai giuristi poiché, l’alternativa, ossia il subirlo, non solo è una strada non percorribile, ma, a conti fatti, appare addirittura lesiva dei diritti e delle libertà dei cittadini. È necessario prenderne atto.

Udienze da remoto: la normativa

Il richiamato D.L. n. 11/2020, all’art. 2, comma secondo, lett. f), ha infatti introdotto la possibilità per i Capi degli Uffici giudiziari di prevedere “lo svolgimento delle udienze civili che non richiedono la presenza di soggetti diversi dai difensori e dalle parti mediante collegamenti da remoto individuati e regolati con provvedimento del Direttore generale dei sistemi informativi e automatizzati del Ministero della giustizia“. Secondo il citato articolo, in particolare, “lo svolgimento dell’udienza deve in ogni caso avvenire con modalità idonee a salvaguardare il contraddittorio e l’effettiva partecipazione delle parti. Prima dell’udienza il giudice fa comunicare ai procuratori delle parti ed al pubblico ministero, se è prevista la sua partecipazione, giorno, ora e modalità di collegamento. All’udienza il giudice dà atto a verbale delle modalità con cui si accerta dell’identità dei soggetti partecipanti e, ove trattasi di parti, della loro libera volontà. Di tutte le ulteriori operazioni è dato atto nel processo verbale”.

I software e i tutorial per la giustizia digitale

Il provvedimento del Direttore Generale dei Sistemi Informativi e Automatizzati del Ministero della Giustizia (D.G.S.I.A), non si è fatto attendere e in data 10 marzo 2020 ha indicato quali software per lo svolgimento delle udienze da remoto Skype for Business e Teams, in quanto applicativi già a disposizione dell’Amministrazione. All’interno di tale cornice, AIGA si è attivata immediatamente, cogliendo l’occasione fornita dal Legislatore, per elaborare un primo strumento operativo, di supporto alle attività di Colleghi e dei Tribunali, con l’obiettivo di agevolare la conoscenza e l’utilizzo della piattaforma telematica Teams, che pare essere quella maggiormente in uso all’amministrazione giudiziaria. In particolare, dopo giorni di intenso lavoro di squadra e di studio approfondito della piattaforma, rigorosamente “da remoto”, il Dipartimento Nazionale AIGA “Nuove Tecnologie e Processi Telematici” ha elaborato un “Tutorial per l’udienza in videoconferenza ai sensi del D.L. 11/2020”, pubblicato online il 16/03/2020 e reperibile al seguente link, contenente una serie di istruzioni operative e pratiche che guidano “passo, passo” l’utente, sia egli un Avvocato o un Magistrato, agli adempimenti necessari per poter svolgere l’udienza in videoconferenza.

In particolare, nel tutorial è possibile trovare tutte le procedure da seguire per la creazione di un account Microsoft Teams, per accedere alla piattaforma previa installazione dell’appdesktop ovvero direttamente tramite la versione web, nonché le modalità di creazione di un “Team”, ossia dell’ambiente virtuale del sistema, nel quale, in modo sicuro e riservato, materialmente verrà svolta l’udienza. Allo stesso tempo, nella guida, il lettore può trovare anche tutte le indicazioni utili per la gestione dell’udienza da parte del Magistrato, quali le modalità di verifica della presenza delle parti, ovvero come poter “caricare” il verbale d’udienza nell’ambiente virtuale, anche per consentirne l’eventuale compilazione e modifica in diretta anche con la collaborazione degli Avvocati.

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Ma elemento caratteristico del tutorial è senz’altro rappresentato dagli allegati, contenenti alcuni modelli esemplificativi di atti e documenti da utilizzare, quali un fac-simile di decreto con cui il Giudice può disporre lo svolgimento dell’udienza da remoto; un fac-simile con cui l’Avvocato comunica il domicilio digitale presso cui vorrà essere raggiunto per la partecipazione all’udienza, nonché un modello di verbale d’udienza. Se ne consiglia quindi la lettura. Il citato tutorial è in “versione 1.0”. Infatti, come ovvio che sia, verrà necessariamente migliorato ed implementato, anche alla luce dell’esperienza e dei feedback che perverranno dagli utenti. Per tale ragione, il Dipartimento è disponibile a ricevere segnalazioni e/o suggerimenti sullo strumento elaborato, che potranno essere inviati al seguente indirizzo e-mail: telematico@aiga.it.

La disciplina delle udienze in videoconferenza

A seguito dell’entrata in vigore del D.L. n. 11/2020, e contestualmente alla pubblicazione del tutorial, anche molti Consigli dell’Ordine degli Avvocati e Uffici Giudiziari si sono messi subito al lavoro, adottando una serie di provvedimenti per disciplinare lo svolgimento delle udienze in videoconferenza, necessari per completare l’impianto normativo e regolamentare previsto dallo stesso D.L. Tra i vari raccolti, possiamo citare, ad esempio, quello che risulta essere il primo, datato 12.03.20 e adottato dal Tribunale di Catania, con il quale, per l’appunto, sono state fissate le modalità di svolgimento dell’udienza mediante l’uso della piattaforma Teams. Meritevoli di menzione sono, inoltre, il provvedimento adottato dal Tribunale di Rimini (15.03.2020); il protocollo di intesa siglato dal Tribunale di Parma con la competente Procura della Repubblica; quello dell’Ordine degli Avvocati e della Camera Penale di Parma (19.03.2020); il protocollo di intesa siglato dal Tribunale di Bologna con la competente Procura della Repubblica, l’Ordine degli Avvocati e la Camera Penale di Bologna (24.03.2020) per lo svolgimento di udienze penali urgenti, ove però, la presenza da remoto coinvolge il solo imputato. Peraltro, va detto che negli stessi giorni anche l’Ufficio Distrettuale per l’Innovazione presso la Corte di Appello di Perugia ha elaborato un proprio vademecum sull’uso di Microsoft Teams.

Tralasciando per un attimo il settore penale, sul quale si tornerà tra poco, il nostro auspicio è che, nonostante il periodo assolutamente delicato, nei restanti ambiti di giurisdizione si proceda nell’ottica di creare prassi condivise e non frammentate, al fine di elaborare protocolli nazionali uniformi che portino ad una concreta diffusione dello svolgimento delle udienze in videoconferenza, anche una volta che l’emergenza sarà finita. A nostro avviso, infatti, in particolar modo in ambito civile, è evidente come ci siano ampi spazi, soprattutto rispetto ad alcune tipologie di udienze, per implementare l’utilizzo degli strumenti informatici e telematici con ogni conseguenza in termini di risparmio di tempo e attività. Staremo a vedere, anche perché la situazione è in continua evoluzione, stanti i provvedimenti governativi che negli ultimi giorni si sono costantemente susseguiti ad una velocità enorme.

In tema giustizia, infatti, in data 17.03.2020 è stato pubblicato in G.U. un nuovo decreto legge, il n. 18, recante “Misure di potenziamento del servizio sanitario nazionale e di sostegno economico per famiglie, lavoratori e imprese connesse all’emergenza epidemiologica da COVID-19”. Il legislatore, pur prevedendo l’abrogazione degli artt. 1 e 2 del precedente D.L. n. 11 dell’8.03.2020, ma confermandone sostanzialmente il contenuto, ha previsto ulteriori disposizioni dedicate al mondo della giustizia e, in particolare, per quel che qui rileva, ne ha disciplinato ogni aspetto all’art. 83 (dedicato alla giustizia civile, penale, tributaria e militare, mentre quella amministrativa è regolata dall’art. 84, che qui non esaminiamo, come neppure l’art. 85, relativo alla giustizia contabile). Dalla lettura sistematica della norma è possibile trarre importanti indicazioni sulle modalità ed i tempi di svolgimento dell’attività giudiziaria rispetto ad un periodo di tempo molto ampio, che va dal 09.03.2020 (il provvedimento ha, infatti, effetti retroattivi), fino al 30 giugno prossimo, con rilevanti distinguo tra processo civile e processo penale.

Settore civile: modi e tempi dell’attività giudiziaria digitale

Cominciando dal settore civile, il decreto ha previsto un rinvio generalizzato di tutte le udienze fino al 15 aprile, ad eccezione di quelle indicate nell’art. 83 co. 3. Per detti casi eccezionali, le udienze si potranno celebrare mediante la partecipazione fisica delle parti (come prima, dunque ma prevedendo opportune cautele) oppure attraverso le modalità individuate dai Capi degli Uffici giudiziari e descritte al successivo comma 7, dalle lettere da a) a f) e dalla lettera h), che dovranno essere adottate con l’obiettivo di contrastare l’emergenza epidemiologica da COVID-19 e contenere gli effetti negativi della medesima (comma 6). Tali disposizioni dovranno essere applicate, in generale, anche dopo lo “stop totale” dovuto all’emergenza, dunque a partire dal 16 aprile e fino, per il momento, al 30 giugno 2020. Tra le misure organizzative che possono essere adottate per raggiungere la finalità di contrasto al virus, il Legislatore individua:

  • le udienze in videoconferenza laddove si svolgano solo con i difensori e le parti, senza soggetti terzi (quindi per es. non è possibile l’udienza con i testimoni in videoconferenza) (art. 83 co. 7 lett f);
  • le “udienze con scambio”, ossia non vere e proprie udienze in senso stretto, ma un semplice scambio di note scritte tramite deposito telematico e successiva adozione “fuori udienza” del provvedimento del Giudice (modalità particolarmente adatta, si immagina, per le udienze di “precisazione delle conclusioni”) (art. 83 co. 7 lett h);
  • il rinvio delle udienze a data successiva al 30 giugno (art. 83 co. 7 lett g).

Al di fuori delle ipotesi sopra indicate, sarà ancora possibile, ove necessario, svolgere le udienze di persona presso gli Uffici giudiziari, nel qual caso, però, i Capi di detti Uffici, al fine precipuo di assicurare le finalità di cui al comma 6, ovvero per “contrastare l’emergenza epidemiologica da Covid-19 e contenerne gli effetti negativi sullo svolgimento dell’attività Giudiziaria”:

  • potranno adottare linee guida vincolanti per la fissazione e la trattazione delle udienze – art. 83. co. 7 lett. d) –, per assicurare le finalità di cui al comma 6 e “necessarie per consentire il rispetto delle indicazioni igienico-sanitarie” di concerto con le istituzioni preposte “al fine di evitare assembramenti all’interno dell’ufficio giudiziario e contatti ravvicinati tra le persone”. Ad esempio, obbligando l’uso di mascherine, il rispetto della distanza minima di sicurezza di 1 metro per i partecipanti o quant’altro necessario. Il tutto nell’ottica di garantire e tutelare appieno il diritto alla salute dei partecipanti in questo delicatissimo momento;
  • potranno, altresì, disporre le udienze a porte chiuse, per quelle previste come pubbliche dall’art. 128 c.p.c. (art. 83 co. 7 lett e).

Come si può intuire, dunque, la materia è stata oggetto di attenta e articolata disciplina.  Tuttavia, a prescindere da ogni altra considerazione, sulla base di quanto sin qui osservato, chi scrive ritiene che le udienze in videoconferenza rappresentino lo strumento di più facile implementazione e che meglio potrà essere adottato fin da subito per conciliare le esigenze del sistema giustizia e le garanzie dovute all’emergenza, ovviamente, fino al 15 aprile, con riguardo alle solo udienze che non sono soggette a sospensione e indicate nell’art. 83 comma 3 del D.L. n. 18/2020.

Dall’indomani e fino al 30 giugno, tale modalità di svolgimento delle udienze si auspica possa diventare strumento generalizzato da applicare a tutte le udienze civili, nei limiti di quanto il D.L. n. 18/2020 prevede e alla luce del pedissequo nuovo provvedimento del Direttore Generale dei Sistemi Informativi e Automatizzati del Ministero della Giustizia (D.G.S.I.A) del 20.03.2020, che ha sostanzialmente confermato quanto già indicato precedentemente.

Il contesto del settore penale

Nel settore penale, invece, tutte le udienze sono sospese fino al 15 aprile, ad eccezione di quelle previste al comma 3 (fin qui dunque nessuna differenza con il settore civile). Mentre, per le ipotesi eccezionali, oltre all’opzione “tradizionale” della partecipazione fisica delle parti, si possono applicare le modalità indicate alle lettere d), ed e), oltre al fatto che quelle con persone detenute, internate o in stato di custodia cautelare si possono già svolgere in videoconferenza (art. 83 co. 12). Dal 16 aprile al 30 giugno quindi le udienze penali si svolgono di persona, tranne quelle con “persone detenute, internate o in stato di custodia cautelare”, che si possono svolgere in videoconferenza (art. 83 co. 12), salvo che il Capo dell’Ufficio giudiziario disponga rinvii a data successiva al 30 giugno (art. 83 co. 7 lett g). A tal fine i Capi degli Uffici giudiziari, per le udienze da svolgersi di persona:

  • dovrebbero adottare linee guida vincolanti per la fissazione e la trattazione delle udienze – art. 83. co. 7 lett. d) – per assicurare le finalità di cui al comma 6 (“necessarie per consentire il rispetto delle indicazioni igienico-sanitarie … al fine di evitare assembramenti all’interno dell’ufficio giudiziario e contatti ravvicinati tra le persone”). Per es., potrebbero imporre l’uso di mascherine e la distanza di sicurezza di 1 metro per i partecipanti; scaglionare molto le udienze per evitare che si formino code con relativi assembramenti, ecc.
  • potrebbero disporre udienze a porte chiuse ai sensi dell’art. 472, comma 3 c.p.p.: art. 83 co. 7 lett e).

Quali decisioni prenderanno i Capi dei vari Uffici giudiziari d’Italia lo sapremo con i decreti che verranno da loro emessi e che saranno valevoli, per ora, fino al 30 giugno 2020. Tuttavia, per il settore penale, è necessario evidenziare alcune criticità normative. Nella legislazione emergenziale vigente, infatti, non sono rinvenibili norme che espressamente autorizzino la partecipazione dei difensori all’udienza penale da remoto (oltre che degli altri operatori e, più in generale, di tutti i soggetti diversi da quelli previsti dal combinato disposto dell’art. 83, comma 12 D.L. 18/2020 e 146-bis disp.att. c.p.p.). Occorre che il legislatore chiarisca al più presto tali aspetti, anche per offrire sicura copertura legislativa ai protocolli adottati e da adottare, onde scongiurare il rischio che molta dell’attività processuale svolta con tali modalità possa essere ritenuta viziata; il che porrebbe nel nulla le fatiche che tutti gli operatori in questi giorni drammatici stanno profondendo per garantire la continuità del servizio giustizia.

Per tale ragione AIGA auspica che il legislatore, al pari di quanto fatto per i procedimenti civili, voglia urgentemente esplicitare tale facoltà per i difensori, per gli altri operatori (magistrati, cancellieri, fonotrascrittori, ecc.) e per le parti, di partecipare da remoto alle udienze che dovranno celebrarsi durante il periodo d’emergenza, prevedendo altresì la possibilità di trasmettere o caricare atti e documenti, con valore equiparato alla produzione dell’originale cartaceo. Quel che è certo è che l’utilizzo della videoconferenza sarà tanto più diffuso quanto più gli Uffici giudiziari decideranno di darne applicazione, tenendo sempre presente che, purtroppo, talvolta le dotazioni informatiche a disposizione dei Tribunali sono tali da non permetterne una piena operatività infrastrutturale.

Se per gli altri ambiti di giurisdizione l’approdo alla videoconferenza può rappresentare una grande opportunità anche quando sarà superata l’attuale fase emergenziale, per il settore penale, una volta che si sarà tornati alla normalità, paiono più difficilmente ipotizzabili soluzioni che non contemplino la presenza fisica dei difensori e del giudice in aula, proprio per le peculiarità proprie di tale modulo processuale (basti pensare al principio di oralità, alla formazione della prova nel contraddittorio, ecc.). Discorso diverso per ciò che riguarda il processo penale telematico. L’emergenza ha infatti messo in luce lo stato di grave ritardo in cui si trova la sua messa in opera, per la quale AIGA da anni chiede un maggiore impegno da parte del Governo ed un’accelerazione.

Conclusione

L’auspicio sincero è che si possa fare di necessità virtù, mutuando quanto ora previsto per far fronte all’emergenza, per costruire delle solide basi su cui poter lavorare per applicare, ove opportuno, la videoconferenza anche in futuro, quando l’emergenza sarà finita. Certo, vi è la consapevolezza che il lavoro da fare è molto, sia con riferimento all’implementazione di piattaforme il più possibile idonee ad assicurare il rispetto dei diritti che informano il processo e delle relative garanzie costituzionali, sia nel senso di elaborare protocolli nazionali che consentano una applicazione unitaria ed uniforme della disciplina; confidando che il Ministero della Giustizia compia tutti gli sforzi del caso per fornire ai magistrati dotazioni informatiche che permettano una efficiente gestione di dette udienze.

Tuttavia, quello di cui siamo convinti, ora più che mai, è che in questo momento storico la sinergia tra gli attori in campo è fondamentale, allo stesso modo in cui lo è la consapevolezza che l’innovazione tecnologica, se ben conosciuta e governata, possa consentire importanti passi in avanti nel senso del miglioramento dell’intero sistema.

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