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giustizia digitale

I poteri di autentica dell’avvocato nel processo telematico: stato dell’arte

L’ampliamento dei poteri di autentica dell’avvocato è stato introdotto nel 2014 e si può considerare una svolta per quanto riguarda la richiesta di copie autentiche di atti o provvedimenti del giudice. Una panoramica sui limiti e le eccezioni, le modalità di autentica degli atti e i vantaggi concreti

09 Ott 2018

Edoardo Ferraro

avvocato

Giustizia digitale

8Una delle maggiori semplificazioni e delle maggiori “comodità” conseguenti alle riforme intervenute con il processo telematico nel settore giudiziario dal 2014 in avanti è stata quella relativa all’ampliamento dei poteri di autentica dell’avvocato.

Se ne richiede tuttavia un’analisi approfondita per comprendere l’attuazione, attuali limiti e vantaggi.

L’ampliamento dei poteri di autentica dell’avvocato

Facendo un piccolo viaggio nel passato, si fa presto a ricordare come si doveva procedere, sino ad agosto 2014 (infatti le norme di cui si tratta non entrano in vigore contemporaneamente all’obbligo di deposito telematico), per richiedere copie autentiche di atti o provvedimenti del giudice.

In estrema sintesi, a rigor di norma, si dovevano richiedere le copie alla cancelleria (dopo lunghe code in tribunale) e poi aspettare dai 3 ai 5 giorni per avere le copie, pagando i diritti di copia. Ovviamente, poi, si sa che la prassi e la realtà, oltre alle code in cancelleria, prevedevano una ulteriore coda alle fotocopiatrici (perché le copie non le facevano certo i cancellieri), si “pinzavano” gli atti, si mettevano i timbri di congiunzione e poi si riconsegnava il tutto agli uffici che, comunque, ti facevano aspettare i suddetti 3-5 giorni e pagare le marche.

Quindi, in sostanza, gli avvocati dovevano sopportare lunghe code, spendere soldi per una attività che sarebbe stata onere degli uffici giudiziari (ma che da anni i legali svolgevano “in appalto”), e poi aspettare i tempi di riconsegna.

La norma

Dal 19 agosto 2014, con uno dei primi aggiustamenti alla normativa entrata in vigore nel giugno precedente, l’art. 52 del D.L. 90/2014 ha inserito il comma 9 bis all’art. 16 bis del D.L. 179/2012 che, dopo alcune modifiche nel corso degli anni, oggi statuisce che “Le copie informatiche, anche per immagine, di atti processuali di parte e degli ausiliari del giudice nonché dei provvedimenti di quest’ultimo, presenti nei fascicoli informatici o trasmessi in allegato alle comunicazioni telematiche dei procedimenti indicati nel presente articolo, equivalgono all’originale anche se prive della firma digitale del cancelliere di attestazione di conformità all’originale. Il difensore, il dipendente di cui si avvale la pubblica amministrazione per stare in giudizio personalmente, il consulente tecnico, il professionista delegato, il curatore ed il commissario giudiziale possono estrarre con modalità telematiche duplicati, copie analogiche o informatiche degli atti e dei provvedimenti di cui al periodo precedente ed attestare la conformità delle copie estratte ai corrispondenti atti contenuti nel fascicolo informatico. Le copie analogiche ed informatiche, anche per immagine, estratte dal fascicolo informatico e munite dell’attestazione di conformità a norma del presente comma, equivalgono all’originale. Il duplicato informatico di un documento informatico deve essere prodotto mediante processi e strumenti che assicurino che il documento informatico ottenuto sullo stesso sistema di memorizzazione o su un sistema diverso contenga la stessa sequenza di bit del documento informatico di origine. Le disposizioni di cui al presente comma non si applicano agli atti processuali che contengono provvedimenti giudiziali che autorizzano il prelievo di somme di denaro vincolate all’ordine del giudice”.

Tale norma ha portato ad una vera e propria rivoluzione per gli avvocati che, salvo per poche eccezioni, non devono più sopportare la trafila descritta in precedenza, ma possono agevolmente estrarre ed autenticare le copie degli atti che ritengano necessarie.

I limiti e le eccezioni

In primo luogo va specificato che questa, come le altre norme che prevedono poteri di autentica in capo agli avvocati, non è una norma generale: il potere di autentica è sempre “speciale” e quindi deve essere utilizzato esclusivamente nei limiti previsti dalla legge.

Gli avvocati, quindi, possono oggi autenticare le copie informatiche anche per immagine (e pertanto anche le scansioni di verbali cartacei o di sentenze redatte su carta) degli atti processuali di tutte le parti, degli ausiliari del giudice e del giudice stesso presenti nei fascicoli telematici o allegati alle comunicazioni a mezzo PEC provenienti dagli uffici giudiziari.

Tali atti, però, devono far riferimento ai procedimenti di cui all’art. 16 bis del D.L. 179/2012: il potere di autentica riguarda i soli giudizi civili avanti i tribunali e le corti d’appello, quelli esecutivi, fallimentari e monitori. Sono esclusi i procedimenti avanti la Corte di Cassazione e il Giudice di Pace, anche se nei fascicoli telematici si trovassero degli atti caricati dalle cancellerie.

Altro limite al potere di autentica, esplicitato dalla norma, è quello che riguarda gli atti processuali che contengono provvedimenti giudiziali che autorizzano il prelievo di somme di denaro vincolate all’ordine del giudice.

Rimane, inoltre, nella disponibilità esclusiva delle cancellerie l’emissione delle copie autentiche in forma esecutiva (anche se sarebbe auspicabile una revisione di tale disposizione).

Le modalità di autentica degli atti

Strettamente collegata all’art. 16 bis comma 9 bis D.L. 179/2012 è l’art. 16 undecies del medesimo D.L. 179/2012 (ed il correlato art. 19 ter del provvedimento DGSIA del 16/04/2014, aggiunto dal provvedimento del 28/12/2015) che detta le modalità per autenticare le copie estratte dai fascicoli telematici.

L’art. 16 undecies D.L. 179/2012 prevede tre modalità di autentica degli atti.

  • Il primo caso riguarda le copie analogiche: una volta scaricato l’atto o il provvedimento che si intende autenticare, lo stesso deve essere stampato e sullo stesso documento o su una pagina ulteriore (unita allo stesso), viene apposta l’attestazione di conformità.
  • Il secondo caso riguarda le copie informatiche con attestazione di conformità sulla copia stessa: andrà scaricato l’atto o il provvedimento che si intende autenticare e salvato come file in formato .pdf. Quindi, con Adobe Reader (o programmi analoghi) si potrà inserire l’attestazione di conformità in calce al documento. L’atto andrà poi firmato digitalmente.
  • Il terzo caso riguarda sempre le copie informatiche, ma con l’attestazione di conformità apposta su un atto separato: in questo caso si applica il predetto art. 19 ter del provvedimento DGSIA del 16/04/2014, che prevede che l’atto di attestazione debba essere un file in formato .pdf nativo (convertito da un documento di videoscrittura e quindi non scansionato), contenere una breve descrizione del file e il nome del file stesso. L’attestazione andrà poi sottoscritta digitalmente.

Viene specificato che, in caso di notifica a mezzo PEC, tale attestazione andrà effettuata obbligatoriamente nella relata di notifica.

Il potere di autentica, i vantaggi per gli avvocati

In conclusione di questo breve excursus si deve ricordare che il potere di autentica di cui all’art. 16 bis comma 9 bis D.L. 179/2012 è solo una facoltà per gli avvocati.

A differenza di altre norme che prevedono un obbligo del difensore di autenticare determinati atti (come ad esempio nel caso delle iscrizioni a ruolo delle esecuzioni), proprio questa norma può essere presa a parametro per capire e verificare quanto gli avvocati abbiano saputo e sappiano cogliere le opportunità di una professione che sta cambiando.

Il potere di autentica degli atti presenti nel fascicolo telematico, infatti, ha numerosi ed indubbi pregi rispetto alla situazione precedente: la possibilità di evitare accessi e code negli uffici giudiziari, la gratuità delle copie e soprattutto la possibilità di avere subito a disposizione le copie conformi.

Risulta evidente che un avvocato che voglia rimanere ancorato nel passato e che non approfitti di tale opportunità, sarà un avvocato che avrà maggiori spese e il cui lavoro sarà rallentato dai tempi della burocrazia, anche a danno dei propri clienti.

Certe opportunità vanno colte e applicate: non solo per noi avvocati, ma anche perché si rivelano un vantaggio per i nostri assistiti.

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