Viene spesso utilizzato, a volte in modo impreciso, il concetto di “sistema informativo”, anche declinato nell’acronimo EIS (Enterprise Information System). Ma le pubblicazioni al riguardo hanno il limite di dare per scontata la completa conoscenza del significato vero e tangibile di questa definizione e soprattutto di trattarla in modo troppo astratto per catturare l’attenzione del maggior numero possibile di soggetti potenzialmente interessati. Approfondiamo dunque di che cosa si tratta.
Sistema informativo, che cos’è e a cosa serve
In breve il sistema informativo è costituito dall’insieme delle informazioni utilizzate, prodotte e trasformate da un’azienda durante l’esecuzione dei processi aziendali, dalle modalità in cui esse sono gestite e dalle risorse sia umane sia tecnologiche coinvolte. Tutto questo partendo da dati che descrivono fenomeni di carattere aziendale o ambientale. I sistemi informativi esistono in ogni azienda perché sono alla base del raggiungimento dello scopo di lucro di qualsiasi attività economica. L’impresa è sempre più costretta a cercare di prevedere gli accadimenti futuri in un contesto di crescente incertezza: occorre perciò dotarsi di strumenti che aiutino a individuare e dimensionare le risorse future e sulla base di queste decisioni affrontare la quotidianità. L’impresa alimenta le proprie decisioni quotidiane ed il proprio indirizzo strategico con flussi strutturati di informazioni . Questi flussi, dall’esterno verso l’interno, all’interno dell’impresa, e dall’interno verso l’esterno, rivestono nell’impresa odierna una importanza almeno pari a quella dei flussi di merci e di risorse finanziarie.
Tutto questo può essere riassunto per chiarezza in questo semplicissimo schema:
I dati sono il presupposto fondamentale per supportare il processo decisionale: Le varie funzioni aziendali hanno bisogno costantemente di dati aggiornati I dati prodotti dalle varie aree aziendali sono alla fine strettamente interconnessi e interdipendenti tra di loro. Ogni area aziendale valuta i medesimi dati attraverso ottiche e attenzioni diverse. I dati per essere interpretati devono essere trasformati in informazioni perciò:
- La fonte dei dati deve essere unica e attendibile.
- I dati devono essere aggiornati metodicamente per modalità e temporalità.
- Gli strumenti a disposizione degli operatori per l’interpretazione dei dati devono essere diversi a seconda della loro funzione e della loro area di competenza.
Il Sistema Informativo deve perciò armonizzare la produzione delle informazioni attraverso l’impiego di opportuni strumenti e metodologie che chiameremo “risorse”; quando queste si avvalgono di tecnologie informatiche si parlerà di Sistemi informativi Computerizzati (CBIS: Computer Based Information System) composti dei seguenti elementi:
- Risorse tecnologiche
- Risorse organizzative
- “Portafoglio delle applicazioni”
Per i compiti affidati ai sistemi informativi è evidente che essi assumono un ruolo differente a seconda del settore di attività economica di cui si parla e della formula imprenditoriale dell’azienda presa in esame ma sostanzialmente si avvalgono di:
- Tecnologie di automazione
- Tecnologie a supporto delle decisioni
- Tecnologie informatiche strutturali
Obiettivi dei sistemi informativi
La relazione fra le strategie aziendali e i sistemi informativi è sempre più forte: se la strategia è determinante per la definizione dei compiti del sistema informativo è altrettanto vero che questi può essere determinante per la definizione delle strategie di impresa e nell’innovazione di prodotto o di processo in termini di servizi e di efficienza con conseguente riduzione dei costi. In sintesi al Sistema informativo sono attribuibili le seguenti finalità:
- Registrare i risultati raggiunti
- Richiamare l’attenzione sui problemi
- Analisi
- Valutazione della situazione per pianificazione
Alla luce di tutto questo è evidente che i sistemi informativi vengono creati, implementati, reingegnerizzati di pari passo con la progettazione dell’organizzazione aziendale intesa come “l’insieme dei modi in cui un numero di persone, impegnate in una complessità di compiti, interagiscono le une con le altre per la consapevole e sistematica determinazione e realizzazione di obiettivi convenuti”; in altre parole, utilizzando una similitudine, i sistemi informativi sono l’equivalente di un sistema nervoso che governa e controlla il funzionamento dei vari organi che compongono il corpo umano. L’organizzazione aziendale per essere definita tale deve avere necessariamente i seguenti presupposti:
- Esistenza di uno scopo comune
- La tendenza alla razionalizzazione dei comportamenti
- Complessità di compiti e relativa interdipendenza
- Durata estesa nel tempo
- Dimensionata adeguatamente in relazione ai precedenti punti
Per perseguire gli obiettivi comuni, all’interno delle organizzazioni coesistono:
- Persone che svolgono attività predeterminate
- Attività strutturate in processi di impresa attraverso i quali vengono prodotti beni o erogati servizi
- Il coordinamento di persone attività e processi che richiede interscambi informativi
I processi di impresa
Abbiamo quindi introdotto un ulteriore elemento definito “processo di impresa” che si può definire come “un insieme logico di attività che assumendo input, li trasforma in output di valore per l’azienda stessa o per i potenziali clienti. I processi possono essere raggruppati in queste macroclassi.
I processi vengono svolti attraverso l’esecuzione di procedure che possiamo definire come un modo specificato per svolgere un processo: la procedura è quindi in sostanza una descrizione della trasformazione che avviene all’interno di un processo e una raccolta di prescrizioni per poterlo svolgere al meglio. I processi per funzionare in modo efficiente richiedono un elevato livello di integrazione organizzativa e informativa dove:
- L’integrazione organizzativa è la semplificazione ed armonizzazione dei processi di impresa
- L’integrazione informativa è la sufficiente disponibilità in tutta l’organizzazione di informazioni consistenti e tempestive
Da questi concetti scaturisce che gestire un’impresa, così come una specifica attività, significa osservare una o più variabili (assumere informazioni) e attuare le corrette azioni conseguenti (realizzare decisioni) per mantenerne l’andamento nelle condizioni previste dalla pianificazione aziendale. La corretta digitalizzazione aziendale è lo strumento che deve mirare a rendere possibile e agevolare, nel modo più razionale possibile, gli obiettivi dell’organizzazione aziendale offrendo sia soluzioni che leve per il continuo miglioramento attraverso l’implementazione di sistemi informatici interconnessi.
