Tenuta e conservazione dei documenti rilevanti ai fini fiscali sono concetti ed adempimenti distinti, seppur in continuità. L’Agenzia delle entrate ha fornito chiarimenti sulle modalità di conservazione a norma dei registri contabili e, in genere, dei documenti fiscali tenuti in formato digitale con la risposta all’interpello n. 236 del 9 aprile 2021.
Tenuta registri, cosa dice l’Agenzia delle Entrate
Se i documenti informatici consistono in registri tenuti in formato elettronico, l’Agenzia delle Entrate specifica che:
- ai fini della loro regolarità, non hanno obbligo di essere stampati sino al terzo mese successivo al termine di presentazione della relativa dichiarazione dei redditi, salva apposita richiesta in tal senso da parte degli organi di controllo in sede di accesso, ispezione o verifica;
- entro tale momento (terzo mese successivo al termine di presentazione della dichiarazione dei redditi) vanno posti in conservazione nel rispetto del d.m. 17 giugno 2014 – e, quindi, anche del codice dell’amministrazione digitale (decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82) e dei relativi provvedimenti attuativi laddove il contribuente voglia mantenerli in formato elettronico, ovvero materializzati (stampati) in caso contrario.
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Tenuta e conservazione dei registri: l’iter normativo
La fonte normativa che consente di conservare soltanto in formato digitale i documenti, le scritture contabili, la corrispondenza ed ogni altro documento, è contenuta nel D.lgs n. 82/05 (Codice dell’Amministrazione Digitale CAD). In particolare l’art. 39 del CAD prevede che i libri, i repertori e le scritture di cui sia obbligatoria la tenuta possono essere formati e conservati su supporti informatici in conformità alle disposizioni del presente codice e secondo le regole tecniche stabilite ai sensi dell’articolo 71.
Lo stesso codice civile ammette la possibilità di conservare documenti e scritture contabili in solo formato digitale: infatti, l’articolo 2220 del C.C. prevede che le scritture e i documenti di cui al presente articolo possono essere conservati sotto forma di registrazioni su supporti di immagini, sempre che le registrazioni corrispondano ai documenti e possano in ogni momenti essere rese leggibili con i mezzi messi a disposizione dal soggetto.
Nell’ottica di semplificazione e di riduzione dei costi delle imprese, l’articolo 16, co. 12-bis e 12-ter del D.L. 185/2008 ha aggiunto l’articolo 2215-bis nel corpo del Codice civile, diretto a disciplinare la tenuta informatica delle scritture contabili delle imprese. Con tale norma civilistica, gli obblighi di numerazione progressiva, vidimazione e gli altri obblighi previsti dalle disposizioni di legge o di regolamento per la tenuta dei libri, repertori e scritture, ivi compreso quello di regolare tenuta dei medesimi, sono assolti, in caso di tenuta con strumenti mediante apposizione, ogni tre mesi a far data dalla messa in opera, della marcatura temporale e della firma digitale dell’imprenditore, o di altro soggetto dal medesimo delegato, inerenti al documento contenente le registrazioni relative ai tre mesi precedenti.
Il Decreto Sviluppo 2011
Qualora per tre mesi non siano state eseguite registrazioni, la firma digitale e la marcatura temporale devono essere apposte all’atto di una nuova registrazione, e da tale apposizione decorre il periodo trimestrale di cui al terzo comma. La legge di conversione n. 106 del 12 luglio 2011 (c.d decreto sviluppo 2011) ha portato delle novità significative in tema di contabilità digitale. L’art. 6 comma 2,lettera f-quater si è soffermato sulla modifica dei commi 3 e 4 dell’art 2215-bis c.c., in tema di formazione e tenuta dei documenti in formato digitale, nell’ottica di maggior semplificazione e celerità nella procedura. La nuova disciplina prevede che imprenditore o suo delegato assolvono l’obbligo di vidimazione e numerazione progressiva, apponendo firma digitale e marca temporale sui documenti contabili tenuti in modalità informatica, non più ogni tre mesi, ma una volta all’anno, e successivamente, quindi a chiusura del processo e comunque entro tre mesi dalla presentazione della denuncia dei redditi, si può apporre firma digitale e marca temporale ai fini della conservazione a norma.
Infatti il processo di conservazione dei documenti con valenza fiscale, è effettuato entro il termine previsto dall’art. 7, comma 4-ter, del decreto-legge 10 giugno 1994, n. 357, convertito con modificazioni dalla legge 4 agosto 1994, n. 489, quindi entro tre mesi dal termine di presentazione delle dichiarazioni dei redditi.
La differenza tra tenuta e conservazione
Quindi bisogna prestare attenzione alla differenza tra tenuta e conservazione. La prima richiede la firma dell’imprenditore o suo delegato (anche attraverso il ruolo definito nell’organizzazione interna, ad esempio il Responsabile amministrativo dell’Azienda), la seconda da parte del Responsabile della Conservazione, unitamente alla marca temporale, ai fini della conservazione del documento per i successivi 10 anni.
Si ricorda che, l’art. 3, D.M. 17.6.2014 dispone che siano rispettate le norme del Codice civile, quelle del Codice dell’amministrazione digitale e le altre norme relative alla regolare tenuta della contabilità; devono inoltre essere consentite le funzioni di ricerca ed estrazione delle informazioni dagli archivi informatici. Tenendo conto che il termine annuale fissato dall’art. 2215 bis del C.C. deve essere coniugato con il termine dei 60 gg., per l’aggiornamento delle scritture cronologiche fissato dall’art. 22 del D.P.R. 600/73, si consiglia di formare le scritture contabili e farle firmare all’imprenditore o suo delegato con una cadenza inferiore all’anno in modo da consolidare il loro contenuto prima del termine ultimo.
Un esempio pratico
Ad esempio mensilmente l’azienda produce un file privo di macroistruzioni e codici eseguibili (ad esempio PDF), appone successivamente la firma digitale dell’imprenditore (o di un altro soggetto dal medesimo delegato) e la marca temporale ai fini di una corretta tenuta, e poi entro i 3 mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi, chiude il processo di conservazione sostitutiva, previa apposizione di firma digitale del responsabile della conservazione e della marca temporale. I libri, i repertori e le scritture tenuti con strumenti informatici, secondo quanto previsto dal nuovo articolo, hanno l’efficacia probatoria di cui agli artt. 2709 e 2710 del codice civile, ovvero la medesima efficacia probatoria della stampa su supporto cartaceo previa vidimazione iniziale prima della loro messa in uso. In caso di verifica, ai sensi dell’art. 35 del DPR IVA, il documento informatico è reso leggibile e, a richiesta, stampato su supporto cartaceo o informatico presso la sede del contribuente o nel luogo di conservazione delle scritture dichiarato (vedi art. 35, co. 2, lett. d).
