Normativa

Nuove regole Conservazione digitale: l’impatto su Consip e Mepa

Entro l’11 aprile pubbliche amministrazione e privati devono aggiornare i sistemi alle nuove regole tecniche di conservazione digitale. Ecco l’analisi delle novità per il corretto funzionamento del Mepa e procedure Consip

10 Apr 2017
Francesca Cafiero

archivista e responsabile della comunicazione (Studio Legale Lisi, Digital&Law Department e ANORC)

Sarah Ungaro

Avvocato, Vicepresidente ANORC Professioni, Studio Legale Lisi

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Imminente la scadenza dell’11 aprile, termine per l’adeguamento dei sistemi di conservazione ai dettami delle Regole Tecniche di cui al DPCM 3 dicembre 2013.

A scanso di equivoci, è utile sottolineare che l’adeguamento vale per tutti i sistemi di conservazione, sia per quelli di pubbliche amministrazioni ed enti pubblici, sia per quelli di soggetti privati, che siano gestiti in house o affidati a un fornitore esterno, sia esso un conservatore accreditato o meno.

Proprio su tale argomento, 10al Forum della Conservazione Anorc ha presentato alcuni risultati delle iniziative portate avanti dall’associazione in relazione al corretto funzionamento del MePA, il mercato elettronico della PA, e ha sottolineato la necessità di rivedere, se non addirittura riscrivere, le linee guida in materia di conservazione. In effetti, l’associazione è impegnata da diversi mesi nel monitoraggio del settore e collabora con Consip per evidenziare eventuali irregolarità nelle procedure di assegnazione del servizio di conservazione digitale dei documenti. In particolare, ANORC ha invitato Consip a vigilare sulla verifica dei requisiti dei conservatori, al fine di favorire una maggiore trasparenza nel mercato della conservazione digitale dei documenti delle PA.

Procedendo con ordine è opportuno delineare schematicamente le novità emerse, per evidenziare quali siano le implicazioni concrete delle questioni maggiormente rilevanti.

Termini di conservazione dei documenti fiscalmente rilevanti

Fino a quest’anno: il termine ultimo di conservazione sia della documentazione rilevante ai fini IVA che di quella rilevante ai fini delle imposte sui redditi coincidevano ed erano solitamente fissati al 31 dicembre dell’anno successivo a quello di riferimento.

Dal 2017: il termine ultimo per la trasmissione della dichiarazione IVA non coincide più con quello per la presentazione della dichiarazione dei redditi ed è stato fissato, in via eccezionale, al 28 febbraio, mentre dal 2018 sarà fissato al 30 aprile.

Con la disgiunzione dei termini di presentazione delle due dichiarazioni (dichiarazione IVA e dichiarazione dei redditi), a voler interpretare in maniera rigida la normativa, tutti i documenti afferenti l’IVA (registri IVA, fatture, note di credito) dovrebbero essere conservati entro il 31 maggio per il 2017 ed entro il 31 luglio per il 2018.  In argomento, tuttavia – nella prospettiva di semplificare adempimenti che avrebbero comportato anche la necessità di selezionare quali tra i documenti siano rilevanti ai fini IVA e quali ai fini della dichiarazione dei redditi – l’Agenzia delle Entrate ha chiarito che i termini di conservazione dovrebbero essere tutti allineati a tre mesi dal termine ultimo per le dichiarazioni dei redditi. Tale posizione, in effetti, era stata già espressa dall’Agenzia in risposta all’interpello presentato da un’azienda, ma a breve lo stesso orientamento dovrebbe essere ribadito in una risoluzione valida per tutti i contribuenti.

L’Agenzia delle Entrate ha specificato, inoltre, che i nuovi obblighi di comunicazione dei dati delle fatture, introdotti ai sensi dell’art. 4 del DL 193/2016, prevedono che la soddisfazione dell’assolvimento intervenga per tutte quelle fatture e gli altri documenti elettronici che transitano tramite SdI. I dati sono pertanto già archiviati e conservati dall’Agenzia, che tuttavia riconosce la valenza di tale conservazione esclusivamente ai fini tributari, ma non anche civilistici.

Le regole della conservazione: l’adeguamento dei sistemi

Fino a quest’anno: erano valide le regole di conservazione contenute nella Delibera Cnipa 11/2004. I documenti che saranno conservati ai sensi delle vecchie disposizioni a partire dall’11 aprile 2017 non potranno più ritenersi conservati in conformità alla normativa, con tutte le conseguenze sul piano giuridiche che ne derivano.

Nel 2017: l’11 aprile è la scadenza per l’adeguamento alle Regole tecniche contenute nel Dpcm 3 dicembre 2013, in materia di sistema di conservazione e non sono previste ulteriori proroghe.

In realtà è da ben quattro anni (oramai) che il legislatore ha indicato le misure necessarie da adottare per rendere il processo di conservazione dei documenti informatici di PA e privati pienamente conformi ai dettami degli standard internazionali (soprattutto OAIS – Open Archival Information System), trasposti nella normativa nazionale con l’emanazione del Dpcm 3 dicembre 2013, contenente le attuali regole tecniche per i sistemi di conservazione.

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