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Palermo, avanti su pagamenti digitali e dematerializzazione: la roadmap del Comune

Dematerializzazione documentale e pagamenti elettronici sono i pilastri della svolta digitale del Comune di Palermo, capofila dei Comuni della città metropolitana nell’implementazione dei servizi digitali per i cittadini

Pubblicato il 09 Mar 2017

Antonino Cipriani

responsabile dell’Ufficio Innovazione

smart city - palermo

Il Comune di Palermo è attivamente impegnato nella costruzione di una Smart City efficiente ed inclusiva.

Questo percorso ha come presupposto lo sforzo di immaginare una città veramente intelligente, in cui le componenti della città stessa siano interattive, vengano gestite efficientemente e possano da un lato raccogliere informazioni dall’altro lato adattarsi a fornire servizi in modo dinamico ai cittadini.

La definizione dell’Agenda Digitale si basa sulla definizione di un framework di riferimento sul quale poggiare i progetti di sviluppo digitale della città, sistematizzando il portafoglio di idee e progetti dei molti attori (cittadini, PA, ricerca, imprese, etc.) che devono contribuire all’elaborazione di un piano strategico digitale della Città.

Questa prospettiva ha come traguardo lo sviluppo di una città intelligente che fa un utilizzo integrato delle reti e delle nuove tecnologie, per la fornitura di servizi e applicazioni, che permettano contemporaneamente la crescita economica e il miglioramento della qualità della vita nel contesto urbano, nei campi della comunicazione, della cultura, della mobilità, della tutela ambientale e dell’efficienza energetica.

Uno degli elementi fondamentali di questa visione è, prima di tutto, la realizzazione di una nuova generazione di servizi online per i cittadini, che non solo digitalizzino l’esistente, ma utilizzino l’ICT come fattore abilitante per nuovi servizi e nuove modalità di interazione e partecipazione e tutto ciò su scala metropolitana: grazie al PON METRO, il Comune di Palermo è il capofila dei Comuni della città metropolitana nell’implementazione dei servizi digitali per i cittadini e sta chiamando a raccolta tutti i Sindaci metropolitani per condividere questa visione e avviare il percorso di digitalizzazione, mettendo a fattor comune le proprie competenze, conoscenze e risorse.

La Dematerializzazione Documentale

Elemento fondante degli obiettivi di miglioramento è, l’esigenza di apportare implementazioni alle procedure telematiche a supporto degli Uffici comunali interessati, e di monitorare in modo continuo, sistematico e strutturato, con il supporto dell’ICT, i risultati raggiunti, e ciò a partire dalla “dematerializzazione documentale”, con il passaggio alla gestione documentale informatizzata e il progressivo abbandono dei supporti tradizionali della documentazione amministrativa a favore del documento informatico.

Questo obiettivo ha vissuto un momento di notorietà nazionale grazie alla data dello switch-off definitivo della produzione dei documenti cartacei da parte della PA, prevista per il 12 agosto 2016.

Questa data, infatti, prevista nel DPCM 13 novembre 2014, era indicata come scadenza ultima entro la quale le Pubbliche Amministrazioni avrebbero dovuto adeguare, così come recita l’articolo 17 della norma, i propri sistemi di gestione informatica dei documenti.

Molti hanno parlato di una data storica, a partire dalla quale sarebbe per così dire “sparito” il cartaceo dagli Uffici, erroneamente trascurando il fatto che naturalmente i documenti cartacei avrebbero potuto ancora essere consegnati dai cittadini per le loro istanze, comunicazioni ecc., in quanto l’obbligo riguardava soltanto i documenti scritti da una PA. Inoltre il cittadino sprovvisto, ad esempio, di posta elettronica per ricevere comunicazioni dalla PA avrebbe comunque ricevuto a casa un documento cartaceo, sebbene l’originale fosse stato digitale fin dall’origine. Si sarebbe quindi in ogni modo dovuto gestire un sistema “misto” di documenti prodotti e ricevuti.

Ciò nonostante, era comunque un importantissimo spartiacque, rinviato però a ad un momento successivo

Come noto, infatti, la data del 12 agosto è stata sospesa dal d.lgs. 179/2016, che disponeva l’aggiornamento delle regole tecniche entro quattro mesi dall’entrata in vigore dello stesso decreto. Ad oggi però, il decreto che avrebbe dovuto aggiornare le regole tecniche non è ancora stato emanato.

Il risultato è che l’art. 40 del CAD che dispone che “Le pubbliche amministrazioni formano gli originali dei propri documenti, inclusi quelli inerenti ad albi, elenchi e pubblici registri, con mezzi informatici secondo le disposizioni di cui al presente codice e le regole tecniche di cui all’articolo 71”  ha già 12 anni, ma non è ancora stato del tutto applicato…

Il Comune di Palermo, in applicazione a quanto contenuto nell’art. 61 del Dlg. 179/2016 che prevede che le regole tecniche vigenti nelle materie del Codice dell’amministrazione digitale restino efficaci fino all’adozione del nuovo decreto, ha comunque deciso di avviare il passaggio al digitale, e rendere nativi digitali tutti, primi fra tutti,  quegli atti che abbiano come destinatario un soggetto esterno all’Amministrazione.

L’Area dell’Innovazione Tecnologica Comunicazione Sport ed Ambiente ha quindi attivato il “Libro Firma Digitale”, che verrà esteso progressivamente all’intera amministrazione comunale, per la digitalizzazione e sottoscrizione dei documenti informatici di rilevanza esterna secondo quanto previsto dall’art. 34 del CAD e secondo le regole tecniche contenute nel Dpcm 13/11/2014.

La procedura si compone di 4 fasi:

  • Fase A: è la fase della Richiesta. Il soggetto Responsabile della U.O. o il responsabile del procedimento nel caso di UU.OO. complesse, provvede a caricare nella procedura il documento da veicolare in formato PDF.
  • Fase B: è la fase della Pre-protocollazione. Il soggetto addetto al protocollo informatico, inserisce tutti i dati necessari a rendere il documento idoneo ad essere protocollato. Il numero di protocollo, a differenza di quanto avviene nelle note cartacee, viene generato automaticamente dal Sistema a seguito dell’apposizione della firma digitale da parte del soggetto firmatario.
  • Fase C: è la fase della Predisposizione alla Firma. Il soggetto che aveva effettuato la richiesta, riceve una e-mail che lo informa del fatto che l’addetto al protocollo ha completato la fase di pre-protocollazione. A questo punto si collega al Libro Firma e stabilisce le “policy di firma” sottoponendo il documento al Dirigente (o ai Dirigenti) responsabili.
  • Fase D: è la fase della Firma Digitale. Il Dirigente responsabile (o i Dirigenti nel caso di documento sottoposto a firma doppia) provvede a firmare digitalmente il documento collegandosi al Libro Firma ed in automatico il documento stesso viene protocollato. Una e-mail automatica informa il richiedente (colui che nella fase A ha caricato il documento) dell’avvenuto completamento della procedura e del numero e data di protocollo.

Il documento così generato è finalmente nativo digitale

In parallelo a questa attività, rivolta alla digitalizzazione delle relazioni con i soggetti esterni all’amministrazione, è stata avviata una fase di

  • analisi dei processi di erogazione dei servizi all’utenza interni al Comune, valorizzando le risorse disponibili, in ottica di efficienza, “problem solving” e riduzione dei costi.
  • Progettazione e realizzazione di azioni di sviluppo organizzativo rivolte all’efficientamento dei processi di erogazione del servizio, in ordine al miglioramento della qualità erogata al cliente (interno ed esterno);
  • Analisi ed implementazione delle piattaforme tecnologiche, in ottica di efficientamento dei processi di erogazione dei servizi e di controllo dei risultati attesi.

Il primo passo di questo percorso è la piattaforma “Determine” che all’inizio gestirà digitalmente tutte le Determinazioni Dirigenziali ed in seguito anche le Delibere di Consiglio e di Giunta. Si è proceduto in tal senso, in uno con la Ragioneria Generale, a standardizzare i modelli delle D.D. di impegno e di liquidazione, oltre ad inserire in piattaforma i dati comuni a tutte quelle D.D. che non comportano riflessi diretti o indiretti sulla situazione economico finanziaria o sul patrimonio dell’Ente. Gli atti così generati digitalmente mediante la piattaforma, saranno gestiti sia dall’Ufficio proponente, sia dall’ Ufficio Finanziario che dall’Ufficio dell’Albo Pretorio esclusivamente on-line in forma digitale.

I pagamenti elettronici: PAGOPA

La ridefinizione del modello di servizio ai cittadini e alle aziende, deve essere ispirata a principii di proattività e personalizzazione, semplificazione nell’accesso ai servizi dispositivi, sviluppo di nuovi servizi digitali, sia dispositivi sia di orientamento e informazione (anche automatici), realizzazione di sinergie istituzionali, anche attraverso l’evoluzione delle strutture, dei canali e degli strumenti di presidio della domanda e dell’offerta.

Con questo spirito è stata effettuata l’adesione al nodo dei pagamenti PagoPA, per consentire a cittadini e imprese di effettuare qualsiasi pagamento verso il comune in modalità elettronica, e avvio delle procedure di adesione dei soggetti terzi al nodo del Comune.

Il sistema elettronico dei pagamenti PagoPa è un progetto strategico previsto dall’Agenda digitale italiana per consentire a cittadini ed imprese di eseguire pagamenti, in modalità elettronica, scegliendo liberamente il prestatore di servizio, gli strumenti di pagamento ed il canale tecnologico preferito, e alle pubbliche amministrazioni di velocizzare la riscossione dei crediti, ridurre i costi e uniformare i servizi agli utenti.

Il sistema è stato realizzato da AgID (Agenzia per l’Italia digitale) in attuazione dell’art. 5 del Codice dell’Amministrazione Digitale e dal D.L. 179/2012. AgID ha, altresì, predisposto le Linee guida (Gazzetta Ufficiale – Serie generale n. 31 del 07.02.2014 – ai sensi dell’articolo 5, comma 4 del Decreto Legislativo n. 82/2005 recante “Codice dell’Amministrazione Digitale” (CAD)), che definiscono regole e modalità di effettuazione dei pagamenti elettronici.

Le pubbliche amministrazioni, come da documento “Linee Guida” sopracitato, sono obbligate per legge ad aderire al sistema in oggetto, a programmare le attività di implementazione entro il 31 dicembre 2015 e a completare l’attivazione entro il 31 dicembre 2016.

E proprio a dicembre 2016 è avvenuta l’attivazione, a seguito di conclusione dell’iter amministrativo e tecnico di adesione e di rilascio dell’autorizzazione all’esercizio da parte dell’Agenzia per l’Italia Digitale, del nodo dei pagamenti elettronici del Comune di Palermo, con l’esecuzione del primo pagamento sul sistema di produzione del nodo di Palermo, riscontrato dalla tesoreria del Comune di Palermo.

“Grazie alla messa in funzione del nodo dei pagamenti online – hanno dichiarato il sindaco Leoluca Orlando e l’assessore all’Innovazione Gianfranco Rizzo – nell’arco del 2017 verrà consentito progressivamente ai cittadini di effettuare on line, in modo semplice, veloce e sicuro i pagamenti a favore del Comune di Palermo. La digitalizzazione deve avere l’obiettivo sia di rendere disponibili on line i servizi attualmente offerti dal Comune, sia di rivederli e crearne di nuovi, per contribuire alla crescita economica e civile della nostra città”.

Un risultato la cui importanza deve essere valutata anche in riferimento alla dimensione metropolitana della città di Palermo. Infatti, grazie al ruolo di intermediario tecnologico riconosciuto da AgID a Palermo, i servizi PagoPA messi punto dal Comune hanno già consentito a diversi comuni (di cintura e non) di proporre la propria adesione a SIMPATEL il SIstema Metropolitano dei PAgamenti TELematici.

Il 27 febbraio 2017 è stato poi reso disponibile il primo servizio di pagamento al Cittadino sul portale dei servizi on line del Comune di Palermo.

I prossimi passi prevedono l’estensione di questo servizio, in primo luogo per il pagamento della tari, e altri sviluppi importanti futuri, in primo luogo grazie alla piattaforma prevista dal PON METRO dei “Tributi Locali”, che ha l’obiettivo di migliorare la performance complessiva del sistema di imposizione, riscossione e controllo dei tributi locali attraverso un complesso di interventi mirati e convergenti verso un modello di gestione fortemente basato sulla digitalizzazione dei processi, l’integrazione back-end/front-end, la correlazione e la geolocalizzazione delle informazioni e l’attivazione di servizi di comunicazione/consultazione fruibili direttamente dagli utenti, anche interagendo con altri sistemi informativi e altre Piattaforme ICT previste dal PON Metro Palermo.

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