Rischio di riciclaggio, ecco le regole tecniche del Consiglio nazionale dei commercialisti

Il Consiglio nazionale dei dottori commercialisti e degli esperti contabili ha approvato particolari regole tecniche in materia di valutazione del rischio di riciclaggio, che includono anche la verifica dei clienti e la corretta conservazione dei documenti. Vediamo nello specifico il contesto e in cosa consistono tali regole.

La normativa

L’art. 11, Co. 2 del d.lgs. 21 novembre 2007 n. 231, così come modificato dal d.lgs. 25 maggio 2017 n. 90, in attuazione della direttiva 2015/849/UE, ha espressamente previsto che gli organi di autoregolamentazione debbano provvedere all’elaborazione e aggiornamento di regole tecniche, previo parere del Comitato di Sicurezza Finanziaria, in materia di procedure e metodologie di analisi e valutazione del rischio di riciclaggio e finanziamento del terrorismo cui i professionisti sono esposti nell’esercizio della propria attività, di controlli interni, di adeguata verifica. In esecuzione di tale obbligo il Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti ed Esperti Contabili in data 16/01/2019, sentito il parere del CSF, ha approvato specifiche regole tecniche in merito a:

• Autovalutazione del rischio (artt. 15-16 d.lgs. 231/2007)
• adeguata verifica della clientela (artt. 17-30 d.lgs. 231/2007)
• conservazione dei documenti, dei dati e delle informazioni (artt. 31, 32 e 34 d.lgs. 231/2007)

L’autovalutazione del rischio è un procedimento mediante il quale i professionisti, quali soggetti obbligati, eseguono una preliminare valutazione del rischio di riciclaggio e/o finanziamento del terrorismo connesso alla propria attività professionale e adottano presidi e procedure adeguati alla propria natura e alla propria dimensione per mitigare i rischi rilevati.

Il procedimento si sviluppa un’articola valutazione del rischio inerente, inteso quale rischio correlato alla probabilità che l’evento possa verificarsi e alle sue conseguenze, e della vulnerabilità, intesa quale misurazione dell’adeguatezza dell’assetto organizzativo e dei presidi. Il rischio inerente rappresenta la somma delle valutazioni che il professionista è chiamato a fare riguardo ai seguenti fattori di rischio:

• Tipologia del cliente (caratteristiche oggettive e soggettive del cliente oltre al numero assoluto dei clienti stessi).
• Area geografica di operatività (Sedi dello studio e luoghi in cui presta la propria opera a favore del cliente).
• Canali distributivi (mezzi utilizzati per svolgere le prestazioni con particolare riferimento al grado di controllo dei collaboratori esterni lo studio).
• Servizi offerti (ambiti di attività dello studio con valutazioni che devono tener conto dei rischi indicati nella tabella 1 e 2 della regola tecnica numero 2).

A ogni fattore di rischio è assegnato un valore da 1 a 4. Si dovrà, quindi, eseguire la somma dei valori assegnati e dividere la somma per 4 per ottenere la media.

La vulnerabilità

La vulnerabilità, invece, rappresenta la somma delle valutazioni che il professionista è chiamato a fare riguardo ai seguenti fattori di rischio:

• Formazione (va considerato il piano formativo predisposto e attuato dallo studio in ordine al titolare dello studio, ai dipendenti e ai collaboratori).
• Organizzazione degli adempimenti di adeguata verifica della clientela (con particolare riferimento alla costituzione dei presidi e alla presenza di deleghe e delle specifiche procedure di adeguata verifica),
• Organizzazione degli adempimenti relativi alla conservazione dei documenti, dati e informazioni (anche in questo caso è necessario fare riferimento alle specifiche procedure ed eventuali deleghe)
• Organizzazione in materia di segnalazione di operazioni sospette e comunicazione delle violazioni alle norme sull’uso del contante (con particolare riferimento anche in questo caso delle specifiche procedure previste all’interno dello studio).

Anche per i singoli fattori di rischio della Vulnerabilità è assegnato un valore da 1 a 4 e poi si dovrà, quindi, sommare i valori e dividere la somma per 4 per ottenere la media. Il tutto per definire il rischio residuo che rappresenta, di fatto, il livello di Rischio cui il professionista rimane esposto.

La scala di valori è così rappresentata:

La procedura prevede quindi la formazione di una matrice basata sulla ponderazione del 40% della media del totale del rischio inerente e del 60% della media del totale della vulnerabilità, presupponendo che la componente di vulnerabilità abbia più rilevanza nel determinare il livello di rischio residuo come da seguente prospetto:

Quanto più è alto il rischio, tanto più il professionista dovrà adoperarsi per migliorare la formazione e l’organizzazione dello studio. Infatti, la regola tecnica numero 1 a tal proposito testualmente recita: “Le aree principali su cui è possibile intervenire per la gestione e la mitigazione del rischio di riciclaggio/FDT, al fine di ridurre il rischio residuo, sono almeno le seguenti:

Il principio di fondo è quello secondo cui quanto più alto è il livello di rischio residuo, tanto maggiore deve essere l’implementazione di sistemi e procedure per la mitigazione del rischio nelle aree sopra individuate, nonché la frequenza delle attività di verifica della loro concreta applicazione.

L’importanza della formazione

Dalla rappresentazione precedente e dall’esecuzione di svariati esempi della procedura viene in evidenza l’importanza nella determinazione del risultato finale della formazione e dell’organizzazione dei presidi e delle procedure. Tutte queste attività per essere esaustive devono essere propedeutiche allo svolgimento delle procedure di antiriciclaggio e di contrasto al finanziamento del terrorismo. In maniera particolare la formazione è espressamente richiesta dal legislatore attraverso il disposto dell’art. 16, comma 3, del decreto 231/2007, ove impone anche ai professionisti e a tutti gli altri soggetti obbligati lo svolgimento a favore dei dipendenti e collaboratori di programmi permanenti di formazione, finalizzati alla corretta applicazione delle disposizioni di cui al decreto antiriciclaggio, al riconoscimento di operazioni connesse al riciclaggio o al finanziamento del terrorismo e all’adozione dei comportamenti e delle procedure da adottare.

La formazione deve avere carattere di continuità e sistematicità, e deve tenere conto dell’evoluzione della normativa in materia di antiriciclaggio. Il piano formativo deve svolgersi in varie fasi, le più importanti possiamo qui riassumere.

1. Formazione primaria – intesa come studio completo dell’articolato del d.lgs. 231/2007 e del d.lgs. 109/2007, come modificati dal d.lgs. 90/2017
2. Formazione di secondo livello – inteso come:

• Applicazione pratica in base ai modelli organizzativi adottati dallo studio professionale, con l’uso di tutti gli strumenti di rilevazione, valutazione e archiviazione presenti nella struttura organizzativa in cui si opera;
• Approfondimento della conoscenza e applicabilità al caso concreto di quanto appreso nella formazione di primo livello;
• Approfondimento della conoscenza e applicabilità al caso concreto delle regole tecniche adottate dall’Organismo di autoregolamentazione di cui all’art. 11 del d.lgs. 231/2007, come modificato dal Dlgs 90/2017;
• Approfondimento della conoscenza e applicabilità al caso concreto delle regole per la segnalazione di operazioni sospette all’UIF mediante simulazione di SOS;
• Approfondimento della conoscenza e applicabilità al caso concreto delle regole per la comunicazione di violazioni dell’uso del contante al MEF attraverso le tesorerie territoriali designate mediante simulazione delle comunicazioni;
• Apprendimento di tecniche di gestione dell’area sicurezza dello studio per attuare adeguatamente il trattamento dei dati raccolti ai fini antiriciclaggio/fdt, la loro conservazione in sicurezza e il rispetto della privacy.

Copia dell’attestazione di partecipazione contenente: la durata del corso, il luogo della tenuta dello stesso, l’argomento trattato e la sottoscrizione dell’addetto della società o dell’ente che l’ha trattato deve essere conservata dallo studio per essere esibita in caso di controllo dell’Autorità competente allegata al presente manuale. Nel caso in cui la formazione fosse fatta direttamente dal responsabile delle procedure, si provvederà alla corretta verbalizzazione.

L’organizzazione delle procedure

Riguardo all’Organizzazione delle procedure, invece, lo studio adotta secondo le disposizioni dall’art. 16 del d.lgs. 231/2007 così come integrato e modificato dal d.lgs. 90 del 2017, presidi e controlli interni in proporzione adeguata rispetto alla propria natura e dimensione e necessari a mitigare e gestire i rischi di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo. Ove le dimensioni dello studio e il numero dei clienti renda necessario, il professionista può nominare uno o più dipendenti o collaboratori Responsabili della funzione di antiriciclaggio oppure delegare dipendenti o collaboratori una prima fase di adeguata verifica del cliente.

Tutte le procedure stabilite dal professionista in concerto, ove nominato, con il responsabile antiriciclaggio per essere opposte all’organo di controllo devono essere riportate in apposito manuale da conservare presso lo studio e da aggiornare al variare della normativa in vigore, della prassi e dell’evolversi della compagine dello studio o dei clienti. Nello specifico il manuale dovrebbe illustrare le norme di riferimento, l’attività e l’organizzazione dello studio per la mitigazione del rischio, le procedure da seguire per l’adeguata verifica, la corretta formazione e conservazione dei fascicoli dei clienti, la formazione primaria e secondaria, i controlli di rischio del cliente e della prestazione richiesta dallo stesso e le relative procedure di segnalazione delle operazioni sospette e la comunicazione delle violazioni per il superamento del limite dell’uso del contante.

Il manuale delle procedure, insieme al piano di formazione e il fascicolo di autovalutazione completo di tutti gli elementi per dimostrare le valutazioni effettuate, sono i primi documenti richiesti in sede di controllo da parte delle Autorità competenti o dagli organi provinciali di autoregolamentazione. L’inadempienza a tali obblighi non comporta direttamente una sanzione amministrativa ma è sicuramente sintomo di scarsa attenzione alle procedure previste dal D.lgs. 231/2007 con le conseguenze che si possono immaginare. Gli ordini provinciali possono invece applicare sanzioni disciplinari fino alla sospensione dell’attività.

In considerazione che tale regola tecnica entrerà in vigore dal primo gennaio del 2020, così come da nota del CNDCEC di luglio corrente anno, sarebbe opportuno svolgere una simulazione del rischio residuo del proprio studio in modo da poter intervenire, se necessario, sulle criticità evidenziate dalla specifica procedura.