Pec: cos’è, come ottenerla, obblighi e vantaggi della Posta elettronica certificata

La Pec Posta elettronica certificata è uno strumento sempre più utile, non solo per professionisti e aziende – per i quali è già obbligatoria – ma anche per il cittadino. Ad oggi è infatti il solo strumento concretamente utilizzabile per il domicilio digitale, su cui ricevere tutte le comunicazioni della PA.

A conferma del fatto che la Posta elettronica certificata, rappresenti il tassello cruciale per la digitalizzazione del Paese, da ottobre 2021, è scattato il regime sanzionatorio per imprese e professionisti che non hanno un indirizzo Pec: si rischia fino a duemila euro.

Nella Pubblica Amministrazione in linea con numerosi obblighi normativi la Posta elettronica certificata ha raggiunto negli oltre 15 anni di vita istituzionale (la Pec nasce a fine 2005) una notevole diffusione sia in termini di caselle attivate che di messaggi scambiati.

Secondo gli ultimi dati relativi all’utilizzo della Pec in Italia e diffusi da AgID, relativi al terzo quadrimestre del 2023, si sono registrati:

• 261.893 domini Pec attivi
• 15.937.113 caselle Pec attive
• 843.942.451 messaggi Pec inviati e ricevuti

Da sottolineare che, nel contesto dell’interoperabilità europea, si va verso la sostituzione della Pec con la REM, considerando anche le novità di eIDAS 2.0 dal 2024, a proposito della quale è possibile trovare tutte le informazioni nella nostra pagina dedicata.

Cos’è la Posta elettronica certificata (Pec) e quando è nata

La Posta Elettronica Certificata (PEC) è il sistema italiano di posta elettronica con valore legale, equivalente a una raccomandata con ricevuta di ritorno. Nasce nel 2005 con il DPR n. 68 dell’11 febbraio 2005 e in quasi vent’anni è diventata lo strumento di riferimento per comunicazioni ufficiali tra cittadini, imprese e Pubblica Amministrazione.

La PEC non si limita a certificare l’avvenuto invio e la consegna di un messaggio, ma garantisce anche l’integrità del contenuto, rendendo impossibile alterazioni successive. I gestori rilasciano ricevute elettroniche che hanno piena opponibilità a terzi.

La “timeline” della PEC in Italia

Secondo gli ultimi dati relativi all’utilizzo della PEC in Italia e diffusi da AgID, relativi al terzo quadrimestre del 2024 (al momento non sono disponibili dati più recenti), si sono registrati:

• 259.095 domini PEC attivi 

• 16.252.795 caselle PEC attive 

• 1.144.052.460 messaggi PEC inviati e ricevuti 

Si stima inoltre, che in Italia siano oggi oltre 19 milioni le caselle di Posta Elettronica Certificata attive. Un dato che, più di qualsiasi previsione, racconta il percorso e il ruolo che la PEC ha assunto nel tempo: da strumento introdotto per rispondere a specifiche esigenze normative a standard di fatto della comunicazione digitale a valore legale per professionisti, imprese, cittadini e Pubblica Amministrazione.

Secondo le stime emerse anche in contesti di approfondimento fiscale, l’introduzione del domicilio digitale per gli amministratori di società ha contribuito a consolidare ulteriormente la diffusione della PEC, ampliandone l’utilizzo e rafforzandone il ruolo di infrastruttura digitale stabile nel sistema Paese.

Chi è obbligato ad avere una PEC 

La PEC non è obbligatoria per i cittadini privati. Le pubbliche amministrazioni continuano a inviare comunicazioni con valore legale anche tramite posta tradizionale a chi non ha un domicilio digitale registrato su INAD. Ciò premesso Tuttavia l’uso della PEC è consigliato da più parti: permette di ricevere atti ufficiali, fare ricorsi, comunicare con banche e assicurazioni in modo certificato.

Tuttavia, le evidenze più recenti sulle modalità di utilizzo mostrano che la PEC è sempre più adottata anche al di fuori degli obblighi normativi, in particolare dai cittadini e dai soggetti privati, che ne apprezzano il valore di tracciabilità, sicurezza e validità legale nelle comunicazioni quotidiane. La PEC viene infatti utilizzata per partecipare ai concorsi, comunicare con enti previdenziali o studi professionali o sbrigare pratiche con il proprio comune di residenza.

Professionisti iscritti ad albi

Dal 2012 (poi rafforzato dal Decreto Semplificazioni 2020, art. 37) i professionisti iscritti ad albi o al Registro delle Imprese sono obbligati ad avere un domicilio digitale PEC. La loro iscrizione all’INI-PEC viene automaticamente trasmessa anche su INAD. Sanzioni fino a €2.000 per l’inadempiente.

Aziende e imprese

Tutte le società e le ditte individuali devono comunicare un indirizzo PEC come condizione di iscrizione al Registro delle Imprese. Dall’ottobre 2021 è operativo il regime sanzionatorio.

Enti di diritto privato e PEC

Dal 2023 anche gli enti di diritto privato non iscritti ad albi o al Registro Imprese sono obbligati ad avere un domicilio digitale PEC.

Amministratori di società e PEC

La Legge di Bilancio 2025 ha introdotto l’obbligo di domicilio digitale anche per gli amministratori di società, non solo per le persone giuridiche.

L’introduzione del domicilio digitale per gli amministratori di società rappresenta un caso significativo di evoluzione del sistema: più che un mero obbligo, ha agito come acceleratore del processo di digitalizzazione, favorendo la diffusione della PEC e la standardizzazione dei flussi di comunicazione telematica tra imprese e Pubblica Amministrazione.

Al di là degli obblighi, le più recenti survey di settore evidenziano inoltre che solo una quota minoritaria degli utilizzatori (circa il 18%) dichiara di utilizzare la PEC esclusivamente per adempimenti obbligatori, mentre la maggioranza ne riconosce un utilizzo legato al valore operativo dello strumento, in termini di certezza e semplificazione delle comunicazioni.

INAD: il Registro pubblico dei domicili digitali 

L’Indice Nazionale dei Domicili Digitali (INAD), gestito da AgID, è il registro pubblico dove cittadini, professionisti ed enti di diritto privato possono registrare il proprio domicilio digitale PEC. L’iscrizione è facoltativa per i privati cittadini, ma permette di ricevere comunicazioni ufficiali dalla PA direttamente in formato digitale, eliminando le raccomandate cartacee.

Per i professionisti con PEC già registrata all’INI-PEC, la trasmissione su INAD avviene automaticamente. Per i privati è accessibile tramite SPID o CIE sudomiciliodigitale.gov.it.

Come funziona e garanzie legali 

Inviare una PEC è semplice quanto usare una webmail ordinaria. Dopo l’invio, il gestore produce due documenti fondamentali:

Ricevuta di accettazione– certifica che il messaggio è stato preso in carico dal sistema PEC con data e ora certi.

Ricevuta di consegna– certifica che il messaggio è arrivato nella casella del destinatario. Questa ricevuta è sufficiente: non è necessario dimostrare che il destinatario abbia letto il messaggio.

A differenza della raccomandata cartacea, la PEC certifica anche l’integrità del contenuto: il testo e gli allegati sono protetti da qualsiasi alterazione. Questo la rende uno strumento estremamente robusto in caso di contenzioso.

Su richiesta, i gestori forniscono i log completi di trasmissione e ricezione per documentare ogni operazione.

Proprio per il suo valore legale e per l’opponibilità a terzi che consente, la PEC si è inserita in modo strutturale nei processi telematici della Pubblica Amministrazione e nei flussi digitali documentali, rappresentando uno degli strumenti abilitanti fondamentali della digitalizzazione dei procedimenti amministrativi.

Come fare la Pec e ottenere una casella di posta certificata

Una casella PEC si attiva presso uno dei gestori accreditati da AgID. I prezzi di mercato sono molto contenuti: si può spedire un numero illimitato di messaggi al costo annuo di poche raccomandate cartacee.

Per le caselle PEC in servizio base in Italia, i prezzi tipici partono da circa 5–10 € + IVA/anno, con qualche opzione che sale verso 15–20 € + IVA/anno se include più spazio o funzioni extra. I prezzi variano anche sulla base di servizi extra anche legati a servizi accessori e quindi offerti in pacchetti più ampi.

Verificare bene le proprie esigenze in termini di:

• Spazio casella 

• Invii giornalieri consentiti (in generale non applicabile) 

• Archivio storico/conservazione dei messaggi e delle ricevute 

• Costo rinnovo (generalmente più alto dopo il primo anno) 

Esistono anche servizi equivalenti alla PEC in quanto servizi elettronici di recapito certificato qualificato e quindi supportati dall’articolo 1, comma 1-ter del CAD.

Tra i gestori pubblicati sulla pagina dedicata del sito AgID troviamo:

• Aruba Pec
• Cedacri Pec
• Consiglio nazionale del notariato Pec
• Intesa Pec
• Infocert Pec
• Intesi Pec
• ITnet Pec
• Namirial Pec
• PosteItaliane Pec
• Register Pec
• TIM Pec
• Unina Pec

E’ utile ricordare che una serie di gestori non rilasciano caselle di Pec al pubblico (per esempio il Notariato) ma l’offerta è ampia e strutturata.

Altri gestori si rivolgono a mercati dedicati come il processo telematico e i servizi accessori utilizzati dagli avvocati.

Quanto costa una Pec

Per la Pec sono anche offerte gratuite per periodi di avvio o al costo di pochi euro l’anno, fino a poche decine di euro, salvo convenzioni con gli ordini professionali che abbassano ancora più il costo. Di seguito un elenco di alcuni dei principali provider della Pec.

Aruba Pec: costi

Il servizio Aruba prevede:

• Pec standard: casella pec da 1 GB per 5 euro più Iva per il primo anno, poi 9,90 euro più Iva. Inclusi anche i servizi “leggi fatture” ed è disponibile anche su app;
• Pec pro: casella pec da 5 GB, suddivisi in 2 GB per la casella e 3 Gb per l’archivio, a 25 euro all’anno più Iva. Oltre a “leggi fatture” e all’app, è disponibile il servizio di notifica via sms;
• Pec premium: casella pec da 10 GB, di cui 8 GB sono di archivio, per 40 euro più Iva all’anno. Disponibili i servizi di notifica, il “leggi fatture” e l’app.

Per 5 euro si può acquistare spazio in più o della casella pec o dell’archivio. A 15 euro un pacchetto da 15 account aggiuntivi al proprio piano.

Register.it: costi Pec

Il servizio Pec Register.it prevede:

• Pec Agile: costa 49,20 euro all’anno più Iva per 2 GB di spazio, con servizio di notifica via sms. I primi sei mesi sono gratis.
• Pec Unica è disponibile con casella da 3 GB a 62,35 euro all’anno più Iva o con casella da 5 GB a 98,50 euro all’anno più Iva.

Ogni GB di spazio aggiuntivo costa 17,45 euro all’anno più Iva.

Legal Mail di Infocert

Il costo di Infocert è:

• Legal Mail Bronze a 18,90 euro Iva inclusa per un anno, poi rinnovo a 23,06 euro l’anno inclusa l’Iva, per 2 GB di casella e 3 GB di archivio di sicurezza e notifiche SMS
• Legal Mail Silver a 32,90 euro all’anno inclusa Iva per il primo anno, poi rinnovo a 40,14 euro all’anno Iva inclusa, per 2 GB di casella e 5 GB di archivio di sicurezza e notifiche SMS, oltre a servizi aggiuntivi come la lettura fatture B2B e ordini NSO, si può provare Legal Mail Silver gratis per sei mesi e al termine del periodo scegliere il piano che si preferisce,
• Legal Mail Gold a 64,90 euro all’anno inclusa l’Iva per il primo anno, poi rinnovo a 79,18 euro all’anno Iva inclusa per 5 GB di casella e 13 GB di archiviazione di sicurezza. Include anche protezioni anti phishing e per le password.

Esistono PEC gratuite?

Non esistono caselle PEC completamente gratuite con pieno valore legale in invio, ma diversi gestori offrono periodi di prova gratuiti:

Register.it offre 6 mesi gratuiti sulla casella Agile.

Infocert Legal Mail Silver è disponibile con 6 mesi di prova gratuita.

SPID Mail di Namirial è attivabile tramite credenziali SPID con due invii gratuiti inclusi.

Alcuni servizi offrono la ricezione gratuita: un’opzione utile per i cittadini che vogliono ricevere comunicazioni dalla PA senza sostenere costi fissi.

7. La grande novità: la REM (PEC europea )

La PEC italiana ha acquisito un valore determinante e oggi costituisce un servizio esclusivo nel panorama europeo.

In questo contesto, l’evoluzione verso il sistema europeo dei servizi di recapito elettronico certificato (REM, in Italia dovrebbe essere denominata PECQ), previsto dal regolamento eIDAS, rappresenta un processo di progressiva interoperabilità tra sistemi nazionali, in cui la PEC italiana costituisce una base già matura e allineata ai requisiti tecnici europei.

Perché la PEC non basta più?

La PEC italiana rientra nella categoria dei SERC (Servizi Elettronici di Recapito Certificato) manon può essere classificata come SERCQ (qualificato), perché non certifica l’identità certa di mittente e destinatario: per aprire una casella PEC è sufficiente fornire dati anagrafici, senza un riconoscimento forte.

Il Regolamento europeo eIDAS (n. 910/2014) e il suo aggiornamentoeIDAS 2.0 (in vigore da luglio 2024) richiedono invece che le comunicazioni certificate qualificate garantiscano l’identità verificata dei soggetti coinvolti.

Cos’è la REM e cosa cambia

La REM è uno standard tecnico definito dall’ETSI (European Telecommunications Standards Institute) nel 2021-2022. Rispetto alla PEC aggiunge:

✔ Identificazione forte del titolare tramite SPID, CIE o firma digitale

✔ Autenticazione a due fattori per accedere alla casella (password + OTP o notifica push)

✔ Valore legale in tutta l’UE– utilizzabile come raccomandata con ricevuta di ritorno in tutti i 27 Paesi membri

✔ Interoperabilità con i sistemi degli altri Paesi europei

A che punto siamo? Lo stato della migrazione

La transizione è in corso ma ancora senza un obbligo codificato definitivo. Il passo decisivo sarà con l’entrata in vigore della normativa nazionale che abroga la PEC per attivare contestualmente la PECQ (REM in ambito europeo). Questo passaggio sarà gestito nell’ottica di un quadro di interoperabilità comunitario e in coordinamento con il regolamento di esecuzione eIDAS 2025/1944.

I principali gestori (ArubaPEC, Namirial, Intesa, Infocert, Intesi Group ecc.) stanno già predisponendo le caselle esistenti per la REM e offrono ai titolari la procedura di identificazione per ottenere la conformità. Per esempio, Namirial assegna una “Spunta Blu” alle caselle già adeguate allo standard comunitario.

Come adeguarsi alla REM (a breve PECQ)

Il processo è semplice e si esegue direttamente dalla webmail del proprio gestore:

1.Accedere alla propria casella PEC.

2.Seguire la procedura di identificazione del gestore (tramite SPID, CIE o video-identificazione).

3.Attivare l’autenticazione a due fattori.

4.L’indirizzo email resta invariato. L’interfaccia utente rimane la stessa.

I gestori qualificati come REMSP (Registered Electronic Mail Service Provider) possono certificare l’identità del titolare. Rivolgersi al proprio provider per avviare la procedura.

REM per cittadini e imprese 

Ecco le azioni consigliate in base alla propria condizione operativa: 

professionista o un’impresa: verifica che la tua casella PEC sia ancora attiva e correttamente iscritta a INI-PEC. Non aspettare la pubblicazione del DPCM: i gestori che si adeguano prima offrono spesso la migrazione gratuita. 

privato cittadino: valuta l’iscrizione a INAD tramite domiciliodigitale.gov.it per ricevere comunicazioni ufficiali dalla PA in formato digitale. Non è obbligatorio, ma semplifica enormemente il rapporto con gli enti pubblici. 

gestore di più caselle per un’organizzazione: il passaggio alla REM prevede l’autenticazione a due fattori che rafforza maggiormente la sicurezza. Molti gestori offrono servizi di delega per facilitare e consentire la gestione degli accessi.  

Dove cercare un indirizzo PEC 

INI-PEC (inipec.gov.it) – gestito da Infocamere per il Ministero delle Imprese: permette di trovare gli indirizzi PEC di professionisti e imprese iscritte al Registro Imprese o agli Ordini professionali.

Indice PA (indicepa.gov.it) – per trovare gli indirizzi PEC delle Pubbliche Amministrazioni.

INAD (domiciliodigitale.gov.it) – per trovare il domicilio digitale dei cittadini che hanno scelto di registrarlo.