L’approccio tradizionale alla gestione strategica del portafoglio progetti in azienda sta vivendo, come altri ambiti di business, una profonda rivoluzione trasformativa, alimentata dall’Intelligenza Artificiale (AI).
L’AI abiliterà le aziende a prendere decisioni sempre più consapevoli e “data-driven”, a identificare nuove opportunità e ottimizzare l’allocazione delle risorse attraverso l’automazione delle attività, grazie all’analisi di vasti dataset e a fornire previsioni più precise e reali degli esiti progettuali. Questo non solo incrementa l’efficienza operativa, ma stimola l’innovazione, permettendo alle imprese di affrontare le sfide in modo proattivo e di adattarsi dinamicamente all’evoluzioni mutevole del contesto di mercato in cui operano.
In questo articolo, esploreremo come questa tendenza emergente posizionerà le aziende pioniere nell’adozione dell’AI in una posizione di leadership, consentendo loro di ottimizzare i propri portafogli progetti, conseguire rendimenti superiori e ottenere un conseguente vantaggio competitivo.
Indice degli argomenti
L’evoluzione storica del Project Portfolio Management (PPM)
Come altri settori aziendali, la gestione del portafoglio progetti (PPM) ha subito una profonda trasformazione in risposta all’evoluzione tecnologica e del contesto economico (Hansen et al., 2022). Dalle prime metodologie, nate nel secolo scorso, incentrate sul singolo progetto, come PERT e CPM (Zaderenko, 1966), si è rapidamente compresa l’importanza di coordinare l’insieme delle iniziative aziendali per il conseguimento degli obiettivi strategici in un unicum. La fine del XX secolo ha sancito in questo senso l’affermazione del PPM come disciplina strutturata, volta a favorire un solido allineamento tra la visione strategica dell’azienda e gli obiettivi tattici dei progetti.
Questo cambiamento ha stimolato lo sviluppo di framework e strumenti dedicati (Project Management Institute, 2005), riconosciuti come approcci efficaci per la gestione dei portafogli progetti. Parallelamente, la diffusione dei sistemi informativi aziendali come l’Enterprise Resource Planning o ERP, o il Customer Relationship Management CRM ha aperto nuove frontiere, con la nascita dei primi software di PPM capaci di semplificare e automatizzare processi cruciali quali la selezione e la prioritizzazione dei progetti, la pianificazione delle risorse e la gestione dei rischi. L’integrazione di questi strumenti con altri sistemi aziendali ha permesso di conseguenza di ottenere una visione olistica di tutte le attività svolte (Hansen et al., 2022).
Negli ultimi anni, la crescente complessità del mondo moderno, caratterizzato da globalizzazione, nuove dinamiche geopolitiche, rapido progresso tecnologico e l’impatto della pandemia COVID-19, ha spinto le organizzazioni verso modelli più agili, adattivi e orientati all’innovazione, nel contesto del cosiddetto mondo VUCA (Stiehm et al., 2002). L’adozione di metodologie Agile e la Trasformazione Digitale sono diventate priorità strategiche, influenzando anche il PPM verso pratiche più flessibili e un maggiore impiego di tecnologie digitali e analisi dei dati per decisioni più consapevoli, con un rinnovato focus sulla creazione di valore per l’organizzazione, superando la tradizionale attenzione al solo rispetto dei vincoli di scopo, tempi e costi (Bodea et al., 2020). In un futuro sempre più complesso e incerto, un PPM efficace si rivelerà fondamentale per il raggiungimento degli obiettivi strategici, sfruttando le migliori pratiche e le nuove tecnologie per ottimizzare i portafogli progetti e guidare il successo aziendale.
Da tradizionale a trasformativo: il ruolo dell’AI nella modernizzazione del PPM
Abbiamo appena visto come il contesto VUCA (Stiehm et al., 2002) ha acuito la competizione tra le aziende, spingendole verso soluzioni innovative per gestire investimenti e l’intrinseca volatilità dei progetti. In questo scenario, l’intelligenza artificiale si sta affermando come una tecnologia trasformativa, aprendo orizzonti inediti per il project management e il PPM (Bodea et al., 2020). Numerose ricerche stanno esplorando l’impatto dell’AI sulla governance progettuale, evidenziando il suo potenziale, per superare approcci tradizionali spesso sbilanciati verso attività operative a discapito di quelle più strategiche. Le statistiche attuali, indicano chiaramente significativi margini di miglioramento sia nel successo dei progetti che nell’adozione di metodologie strutturate di PPM.
Sebbene non rappresenti una soluzione “universale” e “definitiva”, l’AI offre un’opportunità concreta per affrontare queste sfide. Questa tecnologia sta infatti rivoluzionando il PPM, con una portata senza precedenti, innescando innovazione, affinando il processo decisionale e ottimizzando l’allocazione delle risorse grazie alla potenza di algoritmi avanzati e del machine learning (es. simulazioni real time di scenari what-if). La sua capacità di analizzare vasti insiemi di dati, individuare schemi ricorrenti e anticipare tendenze future consente previsioni progettuali (Nenni et al., 2024) più precise in ambiti cruciali come la selezione e la prioritizzazione dei progetti (es. per l’identificazione del mix ottimale dei progetti, coerentemente con la strategia e il profilo di rischio aziendale), nonché la valutazione dei rischi (Costantino et al., 2015). L’automazione di compiti ripetitivi (es. attività di reporting & controlling) e manuali permette di liberare tempo ai project manager e ai loro team, consentendo loro di dedicarsi a iniziative strategiche, con un conseguente aumento dell’efficienza e della produttività (Nieto-Rodriguez, 2023). Inoltre, l’AI svolge un ruolo fondamentale anche nella gestione degli aspetti meno tangibili dei progetti, agevolando la capitalizzazione della conoscenza e dei dati progettuali (es. consolidamento delle lesson learned di progetto e relativa diffusione in azienda) per un apprendimento continuo e il miglioramento delle performance future (Bento et al., 2020).
Una nuova frontiera per liberare l’Innovazione
“Trasformativa” è la parola chiave che sta caratterizzando l’evoluzione storica del Project Portfolio Management (PPM), proprio con una portata radicale e sarà sempre più così in futuro, grazie all’intelligenza artificiale (AI) che emerge come forza trainante di questo cambiamento epocale. Come evidenziato dalle ricerche attuali e già illustrato in questo articolo, l’AI sta conducendo il PPM verso una dimensione più strategica e profondamente ancorata ai dati, superando limiti precedentemente ritenuti insormontabili (Bodea et al., 2020). L’analisi in tempo reale di vasti volumi di dati svela tendenze latenti (es. identificazione di pattern ricorrenti nella gestione storica dei progetti aziendali), individua nuovi modelli e intercetta opportunità di crescita inedite, consentendo alle aziende di adottare decisioni strategiche con maggiore consapevolezza (es. confronto tra performance pregresse e stato attuale) e su solide fondamenta empiriche, ottimizzando il ritorno sugli investimenti delle iniziative intraprese in una logica di portfolio (es. bilanciamento iniziative progettuali in corso vs pipeline progetti da avviare / mettere in stand-by).
Le peculiarità intrinseche dell’AI, quali l’adattabilità, il potenziamento delle capacità analitiche, la dinamicità operativa e la fornitura di informazioni in tempo reale, si dimostrano particolarmente efficaci nel rispondere alle crescenti complessità e incertezze del contesto VUCA (Stiehm et al., 2002). Uno dei benefici primari dell’AI risiede nella sua abilità di svincolare risorse, sia umane che materiali, dalle attività operative più ripetitive (Nieto-Rodriguez, 2023). Questo surplus di risorse può essere riallocato verso iniziative a più elevato valore strategico e con un maggiore potenziale innovativo (es. lasciare spazio a iniziative più creative dove il pensiero umano risulta ad oggi ancora predominante e determinante).
Ampliando il suo campo d’azione, l’AI non si limita a efficientare l’esistente, ma apre nuovi scenari per l’innovazione. Attraverso l’analisi approfondita delle esigenze dei clienti e la generazione di combinazioni originali di prodotti e servizi, l’AI stimola anche processi più “creativi”, permettendo l’identificazione di nuove idee e lo sviluppo di soluzioni all’avanguardia (es. analisi di pattern e conseguente generazione di varianti di prodotto / servizio non “previste”).
La gestione efficace ed efficiente di queste nuove attività innovative, integrate nei portafogli esistenti, assume quindi un’importanza cruciale (Costantino et al., 2015). Guardando al futuro, abbiamo già descritto come l’AI sta rapidamente evolvendo da strumento di automazione e analisi a vero e proprio motore di trasformazione per il PPM. In tal senso, le nuove frontiere dell’applicazione dell’AI in questo ambito vanno ben oltre la semplice ottimizzazione delle risorse e la previsione dei rischi, aprendo scenari inediti per la strategia e l’innovazione. Una frontiera emergente è rappresentata da una personalizzazione dinamica del portfolio, dove l’AI analizzerà in tempo reale una miriade di dati per configurare portafogli “su misura”.
Tecnologie emergenti e nuove sinergie con l’intelligenza artificiale
L’AI generativa per l’ideazione e la pianificazione di progetti fornisce nuovi spunti e supporto nella creazione di nuove idee e pianificazione.
Inoltre, l’integrazione con altre tecnologie emergenti amplificherà ulteriormente l’impatto dell’AI nel PPM. La combinazione con l’Internet of Things (IoT) fornirà dati in tempo reale sullo stato fisico dei progetti (es. tramite digital-twin), la blockchain garantirà la trasparenza e la sicurezza delle informazioni di portfolio, mentre realtà aumentata e virtuale offriranno nuove modalità di visualizzazione e collaborazione sui progetti. Proprio riguardo alla collaborazione, un’interazione sempre più avanzata uomo-AI vedrà team di progetto lavorare in sinergia con sistemi intelligenti. Infine, ma non meno importante, va citato che laddove c’è l’introduzione di una nuova tecnologia, legata all’interazione uomo-macchina, vanno affrontati anche aspetti legati all’etica, per cui l’AI etica e la governance degli algoritmi garantiranno responsabilità e trasparenza.
Verso un futuro competitivo con l’intelligenza artificiale nel PPM
Nello scenario dinamico e mutevole che le aziende si trovano e si troveranno sempre più a “navigare”, l’AI emerge come un catalizzatore di cambiamento senza precedenti, superando i limiti delle metodologie tradizionali anche nell’ambito del PPM, ma grazie alla combinazione di queste, avranno un’ “arma” in più per superare con successo tali nuove sfide.
Abbiamo visto come i benefici saranno molteplici, in particolare rispetto a prevedere tendenze future che consentiranno alle aziende di prendere decisioni strategiche più consapevoli e di ottimizzare le proprie risorse in modo più mirato e dinamico, consentendo di concentrarsi su iniziative a maggiore valore aggiunto e stimolando l’innovazione.
Per concretizzare appieno questa metamorfosi, che come abbiamo visto ha una portata e assume caratteristiche senza precedenti, le organizzazioni devono promuovere una cultura aziendale sempre più orientata ai dati, investendo in nuove competenze e talenti. In conclusione, l’AI rappresenta una svolta epocale per il PPM, offrendo alle imprese l’opportunità di diventare più agili, efficienti e competitive, liberando un potenziale di innovazione trasformativa che assicura un vantaggio competitivo duraturo in un contesto di business in continua evoluzione.
Bibliografia
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