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Robotic Process Automation: cos’è e come si usa nel project management



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Si tende a parlare spesso della RPA associata agli ambienti industriali ma la Robotic Process Automation estende le proprie maglie anche in altri ambiti, tra i quali il project management. La trasversalità della RPA consente e incentiva lo sviluppo di software appannaggio non soltanto dell’essere umano, ma anche dei robot

Pubblicato il 19 gen 2024

Giuditta Mosca

Giornalista, esperta di tecnologia



RPA
(Immagine: https://pixabay.com)

Il momento storico focalizza l’apporto della Robotic Process Automation (RPA) sul settore secondario, sull’efficienza dei processi aziendali e sulla customer experience. Tuttavia, la RPA ha un futuro che si staglia oltre i panorami attuali e si spinge fino al suo impiego nel project management, attività tutt’oggi svolta tipicamente da operatori umani.

Software e agenti che creano progetti per altri software e agenti in uno scenario futuristico e per lo più ancora da costruire tenendo conto delle opportunità e delle sfide che ciò comporta.

Cosa è la RPA e quali sono i suoi benefici

In termini generali, la Robotic Process Automation automatizza processi strutturati e basati su regole prestabilite. L’idea più spendibile è quella di bracci robotici che, in una fabbrica, compiono gesti a ripetizione inserendo, per esempio, una vite in una lamiera, combinando tra loro pezzi di un prodotto oppure stringendo bulloni.

C’è, tuttavia, un nutrito ecosistema di processi automatizzati che sono meno visibili e suscitano meno clamore: si pensi – per esempio – all’estrapolazione di dati da un applicativo aziendale al contestuale inserimento degli stessi in un altro applicativo. L’RPA consente di interagire con più applicazioni nel medesimo momento o con scarti temporali minimi e, non di meno, si offre all’uso trasversale perché, per lo più, non richiede doti di programmazione e consente di automatizzare un flusso con il metodo del drag & drop.

Per esempio, un progetto RPA può prevedere che:

  • un bot riceve un’email con la richiesta di apertura di un ticket di assistenza relativa a un prodotto
  • il bot inserisce la richiesta nel software usato dall’azienda per gestire l’apertura di ticket
  • il bot invia un’email al mittente, segnalando che la sua richiesta è stata presa in carico
  • il servizio tecnico di riferimento si occupa di rispondere alle esigenze del cliente e chiude il ticket
  • il bot estrapola i dati necessari dal software di gestione dei ticket e segnala al cliente l’avvenuta chiusura della sua richiesta e, laddove necessario, emette la conseguente fattura interagendo con il software di fatturazione usato dall’azienda.

Un caso semplice e non esaustivo, perché la RPA può cimentarsi con procedimenti assai più complessi e articolati.

I benefici della RPA emergono già dall’esempio fatto sopra, utile a mostrarne i reali atout:

  • riduzione dei costi: gli agenti (detti “robot”) svolgono compiti in modo autonomo e lo fanno senza sosta, non osservando orari di lavoro, al riparo da fusi orari, giorni festivi, eccetera
  • esecuzione rapida: fatte salve alcune eccezioni, gli agenti RPA sono più rapidi di un operatore umano
  • riduzione del tasso di errore: a differenza degli operatori umani, i bot RPA non sbagliano e sollevano i dipendenti dai compiti ripetitivi o usuranti
  • gli agenti RPA possono essere integrati a qualsivoglia applicativo e, mediati da apposito hardware, possono essere integrati a macchinari o apparecchiature industriali
  • scalabilità: laddove i carichi di lavoro diventano più pressanti, è sufficiente agire sul numero di istanze di bot RPA aumentandone così le capacità di smaltimento dei flussi.

Come dicevamo prima, nonostante gli agenti RPA siano per antonomasia associati agli ambienti manufatturieri, possono essere impiegati anche nella gestione della supply chain, nel comparto sanitario, in quello finanziario e in altri settori ancora e, non da ultimo, nel project management.

La RPA nel project management

Occorre partire dal presupposto che il project management è molto complesso e, al momento almeno, è impossibile affidarlo completamente alla RPA. Ciò non toglie che quest’ultima possa influenzarlo in modo diretto, sollevando anche in quest’ambito l’operatore umano da compiti ripetitivi o tanto delicati da potere compromettere tutta la fase di progettazione.

La gestione di un progetto si occupa di attività temporanee con date di inizio e fine. I progetti sono unici e richiedono spesso analisi perché, in fase di sviluppo, il project management è disciplina da considerare al pari di un cantiere costantemente aperto, suscettibile di cambiamenti di varia entità e di priorità e non di rado repentini. Appare quindi evidente che una combine tra intervento umano e RPA sia un toccasana, perché mette a disposizione strumenti sia per la stesura del progetto in sé, sia per la sua manutenzione quando entrerà in produzione.

Come si usa la RPA nel project management

Le fasi in cui la RPA può essere adottata a supporto del project management variano a seconda del progetto in sé, è però possibile tracciare delle suddivisioni di massima comuni. Tra queste si possono elencare:

  • l’automazione di processi ricorrenti all’interno del progetto basati sull’analisi e l’automazione di tutti quei passaggi ripetitivi o basati su regole
  • gli agenti RPA possono essere impiegati per mappare i flussi di lavoro e perfezionarli
  • allo stesso modo, gli agenti RPA possono monitorare lo stato di avanzamento di un progetto e possono essere impiegati per assolvere compiti triggerati senza necessità di scrivere codice
  • gli agenti RPA sono in grado di riconoscere elementi e interagire con applicazioni sia sfruttando la visione artificiale per identificare dati rilevanti sia svolgendo funzioni preimpostate. Questa è una forma di duttilità che può tornare molto utile anche nell’allestimento di un progetto.

Si tratta di insiemi generici di attività demandabili ad agenti RPA che possono essere meglio identificate valutando l’utilità stessa dell’apporto della RPA nel project management.

Quando è utile la RPA nel project management

L’utilità dell’integrazione della RPA nel project management coincide con i vantaggi che questa apporta. Più un progetto è complesso più le persone coinvolte sono chiamate a prendere decisioni difficili, spesso in concerto tra loro, a cominciare dal project manager e coinvolgendo i progettisti, gli sviluppatori, chi svolge funzione di coordinamento e gli eventuali key user coinvolti.

Ognuno di questi, seppure con geometrie variabili e con diversi livelli di coinvolgimento, deve pensare a quali attività ripetitive svolge nell’eseguire i propri compiti, quali sono le aree più delicate nelle quali l’elaborazione dei dati diventa più capitale o complessa. Queste difficoltà possono essere superate facendo intervenire la RPA che può includere nelle proprie sfere l’Intelligenza artificiale utile a gestire eccezioni non programmabili e collegare tra loro diversi step del progetto.

Dopo “avere compreso” l’entità del progetto la RPA può occuparsi dei processi decisionali e dell’automatizzazione di diverse attività e ciò si rivela utile per favorire:

  • l’efficacia dei risultati riducendo i margini di errore tipici dell’operatore umano
  • risparmi di tempo, anche perché l’automazione elimina tutte le attività ripetitive
  • l’acquisizione di informazioni utili al gruppo impegnato nello sviluppo del progetto

Quando è necessario concentrarsi su quest’ultimo aspetto, la RPA è particolarmente indicata, senza per questo nulla togliere alla sua opportunità legata anche soltanto ai primi due degli elementi indicati sopra.

I rischi della RPA nel project management

Cominciamo dall’escludere la tanto temuta eliminazione di posti di lavoro. Il momento in cui la RPA sostituirà l’uomo nel project management è lungi da venire. L’intervento dell’uomo è necessario per configurare, gestire e mantenere i bot, oltre a doversi occupare della gestione delle eccezioni.

Un eccessivo ricorso alla RPA impone un controllo quasi ossessivo del loro funzionamento e della loro gestione. Il livello di automazione deve essere coerente con le necessità di adozione.

Non da ultimo, fenomeni di data corruption possono inficiare negativamente sul funzionamento degli agenti, è quindi opportuno avere dei sistemi di verifica della qualità dei dati e, in alternativa, un Piano B per non interrompere la produttività qualora gli agenti dovessero fallire.

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