I servizi di Google per la didattica a distanza: come vengono usati i dati degli studenti - Agenda Digitale

Google Workspace for Education

I servizi di Google per la didattica a distanza: come vengono usati i dati degli studenti

Per la realizzazione dei servizi di didattica a distanza, molte scuole hanno deciso di avvalersi della piattaforma Google Workspace for Education, ritenuta idonea anche dal Ministero dell’Istruzione. Quali e quanti dati personali degli studenti vengono trattati? Cosa deve fare l’Istituto per tutelarli?

14 Lug 2021
Marta Pati

Avvocato

Come sempre avviene se si mette online la propria vita, anche l’utilizzo di strumenti per l’apprendimento a distanza implica un trattamento di dati personali delle parti coinvolte ovvero studenti, loro familiari e personale scolastico.

L’erogazione dei servizi di didattica a distanza rientra nelle funzioni istituzionali dell’ente scuola – ogni Istituto scolastico sceglie gli strumenti più adeguati a raggiungere gli studenti che si trovano a casa e poter assicurare l’erogazione dei servizi didattici a distanza “sulla base dei medesimi presupposti e con garanzie analoghe a quelli della didattica tradizionale”[1] – e non necessita di uno specifico consenso degli interessati (studenti, genitori) per il trattamento dei dati personali funzionali allo svolgimento e all’erogazione dell’attività di didattica a distanza.

All’interno della vastissima categoria degli applicativi utilizzati e utilizzabili nelle scuole, andiamo a vedere più nello specifico come Google utilizza i dati degli studenti.

Google Workspace for Education

Per la realizzazione della DAD molte scuole hanno deciso di avvalersi della piattaforma Google Workspace for Education (precedentemente G Suite for Education) fornita dalla società Google LCC (di seguito “Google”) e ritenuta idonea a prestare i servizi di didattica a distanza anche dal Ministero dell’Istruzione.

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Google Workspace for Education è una suite rilasciata da Google e proposta in 4 versioni per rispondere a diverse esigenze degli istituti scolastici: Google Workspace for Education Fundamentals (versipne gratuita), Google Workspace for Education Standard, Teaching and Learning upgrade, Google Workspace for Education Plus.

Per lavorare nell’ambiente Workspace, l’istituto scolastico deve preliminarmente registrarsi e creare un account. Una volta completata la procedura di creazione dell’account e superata la verifica dei requisiti di idoneità da parte di Google, l’istituto nella persona dell’amministratore di dominio della scuola, previamente autorizzato a compiere determinate operazioni, potrà procedere nel creare account per studenti e personale scolastico all’interno dell’organizzazione scuola.

Andiamo a vedere quali informazioni relative agli studenti vengono raccolte dai servizi di Google utilizzati con gli account Google Workspace for Education e in che modo tali informazioni vengono trattate.

Account studente

Un account Google Workspace è uno strumento Google creato e gestito dalla scuola per l’uso da parte di studenti ed insegnanti per aumentare la produttività didattica.

Ad inizio anno scolastico per ogni studente viene attivato un account Google Workspace utile per le videolezioni e altre iniziative didattiche a distanza come la condivisione dei documenti, la correzione dei compiti. La posta elettronica di questo particolare account potrà comunicare solo con altri account all’interno del dominio dell’istituzione scolastica che lo ha rilasciato. Allo studente vengono consegnate le credenziali di accesso come vero titolare del servizio.

Quali sono le informazioni di uno studente utilizzate per la creazione di un account Google Workspace for Education?

Per la creazione di un account studente, ad esempio: sul dominio @istitutoscolastico.edu.it, è possibile fornire a Google determinate informazioni, tra cui, ad esempio, il nome, il cognome, un indirizzo e-mail e la password dello studente.

Google può inoltre raccogliere informazioni personali direttamente dagli studenti, ad esempio il numero di telefono per il recupero dell’account o una foto del profilo aggiunta all’account for Education.

Ma non è obbligatorio fornire questi dati.

Infatti, sarebbe possibile utilizzare account privi di riferimenti al nome e cognome dell’alunno e sostituirli, ad esempio, con dei codici o pseudonimi così come l’alunno non è obbligato a fornire e ad inserire alcuna foto.

Tenendo conto del principio di minimizzazione, bisognerebbe optare per soluzioni che non richiedono identificazione diretta degli studenti.

I genitori possono sempre visitare myaccount.google.com dopo aver eseguito l’accesso all’account Google Workspace for Education del proprio figlio per visualizzare e gestire le informazioni personali e le impostazioni dell’account.

Le informazioni raccolte

Quando uno studente utilizza i servizi di Google, quest’ultimo raccoglie anche le informazioni basate sull’utilizzo di tali servizi, tra cui:

  • informazioni sul dispositivo, ad esempio modello di hardware, versione del sistema operativo, identificatori univoci del dispositivo e informazioni relative alla rete mobile, incluso il numero di telefono;
  • informazioni di log, tra cui dettagli di come un utente ha utilizzato i servizi Google, informazioni sugli eventi del dispositivo e indirizzo IP (protocollo Internet) dell’utente;
  • informazioni sulla posizione ricavate tramite varie tecnologie, tra cui l’indirizzo IP, GPS e altri sensori;
  • numeri specifici delle applicazioni, come il numero di versione dell’applicazione;
  • cookie o tecnologie analoghe utilizzate per acquisire e memorizzare le informazioni relative a un browser o dispositivo, come la lingua preferita e altre impostazioni.

Servizi principali e servizi aggiuntivi

I servizi offerti da Google Workspace for Education si dividono in servizi principali come Gmail, Calendar e Classroom e altri che rappresentano servizi base per le scuole e servizi aggiuntivi come YouTube, Maps e Blogger e altri, utilizzabili per scopi didattici anche con gli account Google Workspace se autorizzati dall’amministratore di dominio della scuola su richiesta del dirigente scolastico. È infatti il dirigente scolastico a determinare nella sua scuola quali servizi tra i principali e gli aggiuntivi saranno disponibili per i propri studenti.

La scuola a tutela della riservatezza dei soggetti coinvolti, in particolare se minori, deve ogni volta assicurarsi che i dati trattati per suo conto dai fornitori di piattaforme come Google siano effettivamente utilizzati esclusivamente nell’ambito della DAD e non vengano mai utilizzati per marketing e profilazione.

Questo tipo di indagine va sempre fatta sia nei servizi principali sia nei servizi aggiuntivi, anche laddove Google sostiene di non utilizzare alcuna informazione personale (o associata a un Account Google) per mostrare annunci mirati.

I servizi principali

I servizi principali includono Gmail, Calendar, Classroom, Contacts, Drive, Docs, Forms, Groups, Sheets, Sites, Slides, Talk/hangouts, Vaul e Chrome Sync.

Come vengono utilizzati i dati degli studenti da Google Workspace for Education in questi servizi?[2]

Le informazioni personali degli studenti raccolte in questi servizi vengono utilizzate solo per fornire agli utenti i servizi stessi.

Nei servizi principali di Google Workspace for Education non vengono mostrati annunci e le informazioni personali degli studenti non vengono utilizzate per creare profili pubblicitari per il targeting.

In particolare, per gli utenti di G Suite for Education nelle scuole primarie e secondarie, Google non utilizza alcuna informazione personale dell’utente o alcuna informazione associata a un account di G Suite for Education per indirizzare gli annunci né per scopi pubblicitari.

Va fatta una precisazione.

Nell’ordinamento scolastico italiano la scuola primaria è la scuola elementare seguita dalla scuola secondaria di primo grado comunemente detta scuola media per gli alunni dagli 11 ai 14 anni a sua volta seguita dalla scuola secondaria di secondo grado ovvero la scuola superiore per studenti dai 14 ai 18 anni.

Ad una prima lettura dell’informativa di Google Worskspace ci si sente tranquilli quando Google ci assicura che nelle scuole primarie e secondarie i dati degli studenti non vengono utlizzati per creare profili pubblicitari. Ma attenzione.

Nell’informativa Google Workspace for Education scuola primaria e secondaria vengono indicate così: primary/secondary (k-12) schools.

Quindi la scuola secondaria termina al compimento degli anni 12 e non degli anni 18 come saremmo portati erroneamente a suppore? Oppure dobbiamo ragionare come se fossimo negli Stati Uniti dove l’ultimo anno della secondary school è il dodicesimo anno di istruzione e all’incirca coincide con un alunno italiano di 17 anni?

Ci chiediamo se le limitazioni all’attività pubblicitaria di Google valgono solo per i ragazzi fino al compimento degli anni 12 o degli anni 17. Sul punto non c’è chiarezza.

In merito, invece, alla condivisione dei dati, Google afferma di non condividere informazioni personali con aziende o terze parti al di fuori di Google se non nei seguenti casi.

Può procedere alla condivisione solo con il consenso dell’utente, per motivi legali, per la repressione di reati o danni, per l’elaborazione esterna per cui Google può comunicare le informazioni personali a società affiliate o ad altre aziende o persone di fiducia di Google affinché li elaborino per conto e in base alle istruzioni di Google e nel rispetto dell’informativa sulla privacy di G Suite for Education e di eventuali altre misure appropriate relative a riservatezza e sicurezza.

Condivisione con terze parti dei dati degli utenti

Quindi Google si riserva la possibilità di condividere con terze parti i dati degli utenti, ovvero di studenti e personale scolastico, per lavorazioni- elaborazioni esterne. Cosa si intende nello specifico per lavorazioni- elaborazioni esterne? La risposta é lasciata tutta alla nostra libera interpretazione. Non viene fornita nessuna descrizione né casistica di lavorazioni esterne.

Non si comprende, quindi, quali trattamenti delle informazioni personali saranno in concreto condivisi né per quale specifica finalità. In questo passaggio, cruciale, l’informativa non è né chiara né trasparente e lascia aperte infinite strade a Google per condividere i dati degli utenti.

Resta salva la possibilità per i genitori di accedere alle informazioni personali dei loro figli o richiedere che siano eliminate.

Non da ultimo va fatta menzione del fatto che nella specifica informativa per il servizio Workspace for Education non è indicato un periodo di conservazione dei dati. Pertanto, il Dirigente scolastico dovrà assicurarsi che il sistema scelto preveda il rispetto del termine per la conservazione e la successiva cancellazione dei dati.

Servizi aggiuntivi

Andiamo ora a vedere come vengono utilizzati i dati degli studenti nei servizi aggiuntivi.

Diversamente da quanto avviene nei servizi principali dove Google utilizza le informazioni personali degli studenti per offrire gestire e proteggere i servizi, in tutti i servizi aggiuntivi le informazioni personali possono essere utilizzate non solo per fornire, gestire e proteggere tali servizi ma anche per migliorarli e per svilupparne di nuovi.

Quindi Google per ogni servizio aggiuntivo attivato raccoglie dati personali di studenti e insegnanti per offrire servizi, a detta di Google, migliori.

Google vuole capire quali annunci possono essere più utili per gli utenti, quali video di Youtube possono piacere di più.

Il fine e il mezzo stanno nell’utilizzare tali informazioni per offrire contenuti personalizzati e risultati di ricerca più pertinenti. I servizi aggiuntivi possono contenere annunci pubblicitari.

Per gli utenti delle scuole primarie e secondarie (k-12), Google non utilizza alcuna informazione personale (o associata a un Account Google) per mostrare annunci mirati. Sul punto valgono le stesse considerazioni avanzate sopra per i servizi principali non essendo chiaro se la scuola secondaria dobbiamo intenderla fino ai 12 o i 17 anni di età di un alunno.

Se così fosse, molti ragazzi che utilizzano i servizi aggiuntivi verrebbero tracciati e profilati. Certo è che gli alunni di 17 e 18 anni frequentanti una stessa classe se profilati avranno esperienze di navigazioni molto personali, diverse tra loro pur all’interno del medesimo progetto didattico.

Anche se lo studente non esegue l’accesso ad un account Google, Google è in grado di archiviare le informazioni raccolte tramite identificatori univoci legati al browser, all’applicazione o al dispositivo che si sta utilizzando.

Se invece lo studente esegue l’accesso, Google raccoglie anche le informazioni archiviate con l’account Google.

Google può unire le informazioni personali derivanti da un servizio a quelle (comprese le informazioni personali) di altri servizi Google.

Conclusioni

Visto tutto quanto sopra, la scuola che intende attivare servizi aggiuntivi deve attentamente valutare servizio per servizio se sia strettamente necessario alla formazione e configurarlo in modo da minimizzare i dati personali degli studenti, dei docenti e dei genitori che andranno adeguatamente informati circa tutti i trattamenti di dati che ne derivano.

L’istituzione scolastica deve assicurarsi che i dati trattati per suo conto siano utilizzati solo per l’attività didattica, senza l’introduzione di ulteriori finalità estranee.

Note

  1. Cfr. www.garanteprivacy.it – FAQ – Coronavirus – trattamento dati nel contesto scolastico X
  2. https://workspace.google.com/terms/education_privacy.html
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