scuola e dati personali

Tempo di scrutini: come pubblicare gli esiti scolastici nel rispetto della privacy

Gli istituti scolastici si apprestano a pubblicare i voti degli scrutini e degli esami. Come fare tutto nel rispetto della privacy degli studenti? Le indicazioni del Garante e del Ministero, l’utilizzo del registro elettronico, la pubblicazione degli esiti sull’albo della scuola

09 Giu 2022
Lucia Gamalero

Privacy Specialist e Responsabile GDPR Scuola

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Tra poco gli istituti dovranno affrontare il problema della pubblicazione degli esiti degli scrutini finali delle classi intermedie di ogni ordine e grado, nonché dell’ammissione agli esami di Stato per gli alunni.

Ecco, dunque, qualche utile suggerimento per gestire queste informazioni nel pieno rispetto della normativa in materia di protezione dei dati.

Gestione scrutini finali scuola secondaria. Primo e secondo grado

Pubblicazione degli esiti: che cosa dice il Garante della privacy

Il Garante per la protezione dei dati personali ha ribadito in più occasioni (tra cui nelle FAQ “Scuola e privacy”) che gli esiti degli scrutini o degli esami di Stato sono pubblici.

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Le informazioni sul rendimento scolastico sono infatti soggette a un regime di conoscibilità stabilito dal Ministero dell’Istruzione, e possono dunque essere diffuse.

Bisogna però fare attenzione alle modalità e ai contenuti oggetto di pubblicazione.

Il Garante ha infatti precisato che “nel pubblicare i voti degli scrutini e degli esami nei tabelloni, l’istituto scolastico deve evitare, però, di fornire informazioni sulle condizioni di salute degli studenti o altri dati personali non pertinenti”.

Tra l’altro, già nel 2020, l’Autorità ha chiarito che la pubblicazione online degli esiti costituisce “una forma di diffusione di dati particolarmente invasiva, e non coerente con la più recente normativa sulla privacy” evidenziando che “la necessaria pubblicità agli esiti scolastici può essere peraltro realizzata, senza violare la privacy degli studenti, prevedendo la pubblicazione degli scrutini non sull’albo online, ma, utilizzando altre piattaforme che evitino i rischi sopra evidenziati”.

La circolare del Ministero dell’Istruzione sulla pubblicazione degli esiti

Conseguentemente il Ministero dell’Istruzione, in collaborazione con lo stesso Garante, aveva emanato la circolare ministeriale 9168 del 09/06/2020, che ancora oggi risulta essere un valido riferimento per la diffusione degli esiti.

Il Ministero dell’Istruzione, in tale nota – al fine di tutelare la privacy degli studenti – ricorda che la pubblicazione online deve avvenire esclusivamente attraverso lo strumento del registro elettronico, e non dunque sul sito web istituzionale accessibile e visualizzabile da tutti.

Gli esiti pubblicati tramite il registro online

In realtà il Ministero non si limita a dire ciò, ma specifica anche come deve avvenire la condivisione:

  • Gli esiti degli scrutini delle classi intermedie delle scuole di ogni ordine e grado devono essere pubblicati con la sola indicazione, per ciascun studente, di “ammesso” e “non ammesso” alla classe successiva, distintamente per ogni classe, nell’area documentale riservata del registro elettronico, cui accedono tutti gli studenti della classe di riferimento. I voti delle classi intermedie riferiti alle singole discipline devono essere, invece, riportati, oltre che nel documento di valutazione, anche nell’area riservata del registro elettronico a cui può accedere il singolo studente mediante le proprie credenziali personali.
  • Gli esiti degli scrutini di ammissione agli esami conclusivi del secondo ciclo (che si ritiene applicarsi anche al termine del primo ciclo) devono essere pubblicati mediante tabellone, distintamente per ogni classe, nell’area documentale riservata del registro elettronico cui accedono tutti gli studenti della classe di riferimento, e riportare per ciascun candidato “ammesso” e “non ammesso” alla prova d’esame e il punteggio relativo al credito scolastico dell’ultimo anno e quello complessivo. I voti in decimi riferiti alle singole discipline devono essere riportati, oltre che nel documento di valutazione, anche nell’area riservata del registro elettronico a cui può accedere il singolo studente mediante le proprie credenziali personali.

Per una maggior tutela, il Ministero raccomanda anche di predisporre uno specifico “disclaimer” da aggiungere alla pagina del registro in cui vengono pubblicati gli esiti, con cui si informino i soggetti abilitati all’accesso che i dati personali ivi consultabili non possono essere oggetto di comunicazione o diffusione (ad esempio mediante la loro pubblicazione su blog o social network).

Inoltre, in nessun caso le informazioni oggetto di pubblicazione devono riportare dati personali che possano identificare lo stato di salute degli studenti o altri dati non pertinenti.

Come devono comportarsi le scuole prive di registro elettronico

A oggi non tutti gli istituti scolastici sono dotati di un registro elettronico, in quanto non esiste un obbligo relativo alla sua adozione.

Il Decreto Legge n. 95 del 2012, convertito con modificazioni dalla L. 7 agosto 2012, n. 135 (che prevedeva l’obbligo dell’utilizzo del registro elettronico a decorrere dall’anno scolastico 2012-2013), non è infatti mai stato attuato a causa del mancato perfezionamento del “Piano per la dematerializzazione delle procedure amministrative in materia di istruzione, università e ricerca e dei rapporti con le comunità dei docenti, del personale, studenti e famiglie”, che si sarebbe dovuto predisporre entro 60 giorni dalla data di entrata in vigore della legge n. 135 del 2012.

Relativamente all’adozione del registro elettronico è intervenuta anche la Suprema Corte (si veda Cass. pen. Sez. V, Sent., del 21 novembre 2019, n. 47241), la quale si è espressa in maniera contraria all’obbligo.

I giudici hanno ribadito che il registro elettronico non può essere considerato come obbligatorio, almeno fino a quando non verrà attuato il piano di dematerializzazione.

A tal proposito, qualche anno fa il Garante della privacy ha inviato una lettera al Ministro dell’Istruzione richiedendo il completamento della disciplina dell’utilizzo del registro elettronico in quanto strumento fondamentale per favorire la dematerializzazione di parte dell’attività didattica, dicendo che “in assenza di direttive specifiche, gli istituti scolastici hanno sinora provveduto ricorrendo a soluzioni tecnologiche, offerte da vari fornitori, non sempre caratterizzate da garanzie adeguate in termini di protezione dei dati personali e talora notevolmente vulnerabili”.

La pubblicazione degli esiti sull’albo della scuola

Qualora un istituto sia sprovvisto di registro elettronico, il Ministero dell’Istruzione prevede che la trasmissione dei risultati avvenga sull’albo, con la sola indicazione di ammissione/non ammissione alla classe successiva.

Il dirigente scolastico deve definire il tempo massimo di pubblicazione degli esiti degli scrutini delle classi intermedie (che non deve eccedere 15 giorni), e quello degli esiti degli scrutini relativi all’ammissione all’esame di Stato conclusivo del secondo ciclo di istruzione, ivi compresi i crediti scolastici assegnati agli studenti (che non deve eccedere 30 giorni dalla pubblicazione degli esiti finali).

In ultima analisi, è importante specificare come per “pubblicazione sull’albo” si intenda l’albo cartaceo posto all’interno della scuola, e non la bacheca all’ingresso, i cui contenuti potrebbero essere consultati da chiunque comportando una violazione di dati personali.

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