Certificazioni aziendali, come sceglierle al meglio

Le certificazioni aziendali sono fondamentali per una corretta gestione delle organizzazioni nel proprio settore di operatività e possono aiutare a conquistare nuovi clienti e partner commerciali, aumentando la credibilità aziendale e riducendo i rischi legali ed economici.

Come funziona la certificazione ISO

Le certificazioni ISO rappresentano un’importante attestazione per le organizzazioni, permettendo loro di distinguersi dalla concorrenza e dimostrare la conformità alle norme di qualità e gestione dei processi aziendali. Queste certificazioni confermano che l’organizzazione rispetta gli standard stabiliti dall’International Organization for Standardization (ISO).

Le certificazioni ISO non sono obbligatorie, ma stanno diventando sempre più cruciali per le organizzazioni. In alcuni casi, possono essere richieste dai clienti o per partecipare a gare d’appalto. Altre volte, le organizzazioni possono essere obbligate a seguire specifiche normative del loro settore. Inoltre, le organizzazioni possono scegliere di ottenere la certificazione ISO per motivi interni, al fine di organizzare o riorganizzare le loro attività in modo più efficiente.

Essere un’organizzazione certificata implica operare in conformità alle norme e alle direttive del proprio settore. Di fatto, il termine “certificare” deriva dal latino “certum facere”, che significa “fare in verità”. Questo indica chiaramente che l’ottenimento della certificazione comporta la gestione dei processi e l’esecuzione dei servizi secondo elevati standard qualitativi, al fine di garantire ai clienti la conformità alle normative vigenti e il rispetto delle indicazioni delle varie certificazioni.

Le certificazioni aziendali sono riconoscimenti accettati nel settore e possono essere utilizzate per dimostrare competenza in diverse discipline. Aggiungono credibilità all’organizzazione e comportano una serie di vantaggi e sfide.

Le certificazioni aziendali, quali sono le sfide e le opportunità

Di seguito alcuni punti da considerare in termini di sfide ed opportunità relative alle certificazioni.

Sfide

• Complessità – Ottenere una certificazione aziendale può richiedere tempo e risorse considerevoli. Le procedure di audit e di verifica possono essere complesse e richiedere una documentazione dettagliata delle pratiche aziendali.
• Standard elevati – Le certificazioni spesso richiedono il rispetto di standard elevati in termini di qualità, sicurezza, sostenibilità e conformità normativa. Le organizzazioni devono investire per soddisfare tali requisiti e adottare pratiche migliorative.
• Costi finanziari – L’ottenimento di una certificazione può comportare costi finanziari, come le spese di consulenza esterna o i costi di verifica. Le organizzazioni devono considerare attentamente il rapporto costi-benefici e valutare se l’investimento sia giustificato.

Opportunità

• Credibilità e reputazione – Le certificazioni possono aumentare la credibilità e la reputazione dell’organizzazione. Dimostrare di adottare standard elevati può generare fiducia tra i clienti, i partner commerciali e gli stakeholder.
• Accesso a nuovi mercati – Molte certificazioni sono richieste per accedere a determinati mercati nazionali o internazionali. Ottenere una certificazione può aprire nuove opportunità commerciali e consentire all’organizzazione di competere in settori specifici.
• Differenziazione competitiva – Le certificazioni possono rappresentare un vantaggio competitivo. Dimostrare di rispettare standard elevati può differenziare l’organizzazione dai concorrenti e attirare i clienti che cercano fornitori affidabili e responsabili. Questo può essere un fattore determinante per i clienti nella scelta tra diverse opzioni sul mercato.
• Miglioramento dei processi interni – Ottenere una certificazione richiede solitamente una valutazione approfondita dei processi aziendali. Questo processo può portare a un miglioramento delle operazioni interne, dell’efficienza e dell’efficacia complessiva dell’organizzazione. L’ottimizzazione delle risorse e un aumento della produttività possono derivare da questa valutazione, contribuendo a migliorare l’organizzazione interna, aumentare l’efficienza operativa e ridurre i costi a lungo termine.
• Responsabilità sociale e ambientale – Le certificazioni legate alla sostenibilità consentono alle organizzazioni di dimostrare il proprio impegno per la responsabilità sociale e ambientale. Ciò può attrarre clienti e investitori che sono sempre più sensibili all’impatto sociale e ambientale delle organizzazioni.
• Vantaggio competitivo negli appalti – Le certificazioni, in alcuni settori, sono un requisito fondamentale per partecipare a gare d’appalto o per ottenere contratti con enti pubblici o grandi organizzazioni. Essere certificati può, quindi, fornire un vantaggio competitivo significativo.

È doveroso sottolineare che le organizzazioni devono valutare attentamente le sfide e le opportunità per decidere se perseguire le certificazioni e quale sia il valore per il loro business.

Come svolgere una scelta consapevole della certificazione

La decisione di implementare un sistema di gestione dovrebbe essere considerata come una necessità per razionalizzare e comprendere meglio l’organizzazione interna dell’organizzazione e il perseguimento degli obiettivi specifici. Le procedure che compongono il sistema di gestione di una ISO non devono essere viste come un mero esercizio letterario, bensì come strumenti fondamentali per acquisire e costruire continuamente la conoscenza su come “fare le cose”, facilitando il passaggio dalla conoscenza tacita a quella codificata.

Si tratta, di fatto, di implementare l’economia della conoscenza, ovvero come l’utilizzo delle informazioni possa favorire l’apprendimento, l’innovazione e la comprensione dei processi che le generano. Inoltre, il ciclo di Deming (i.e. Plan-Do-Check-Act), alla base dei sistemi di gestione di diverse ISO, è semplice e sempre attuale e consente all’organizzazione di abbandonare un approccio intuitivo e adottare un approccio sistemico.

Le difficoltà che spesso le organizzazioni incontrano nell’implementare le procedure derivano principalmente dal fatto che esperti consulenti esterni sono chiamati a scriverle senza coinvolgere adeguatamente coloro che hanno una conoscenza pratica delle attività aziendali. La documentazione delle procedure dovrebbe – invece – essere l’ultimo passo, dopo aver osservato, compreso e, se possibile o necessario, migliorato le pratiche dell’organizzazione.

Come scegliere le certificazioni aziendali

Di seguito un elenco delle principali certificazioni aziendali più diffuse.

ISO 9001 (Sistema di gestione della qualità) – La certificazione più diffusa a livello mondiale che attesta che l’organizzazione ha implementato processi efficaci per garantire la soddisfazione del cliente e il miglioramento continuo.

ISO 14001 (Sistema di gestione ambientale) – La certificazione indica che l’organizzazione prende sul serio gli impatti ambientali delle proprie attività e si impegna a ridurli, rispettando le normative ambientali applicabili.

ISO 45001 (Sistema di gestione della salute e sicurezza sul lavoro) – La certificazione che attesta che l’organizzazione ha adottato un sistema per riconoscere e affrontare i rischi legati alla salute e alla sicurezza dei dipendenti, al fine di ridurre gli incidenti sul luogo di lavoro e promuovere un ambiente lavorativo sicuro.

ISO 27001 (Sistema di gestione della sicurezza delle informazioni) – Questa certificazione indica che l’organizzazione ha implementato misure per proteggere le informazioni sensibili e rispettare la privacy dei dati dei clienti.

ISO 22301 (Sistema di gestione della continuità aziendale)– È una certificazione importante per le organizzazioni che desiderano garantire la continuità delle proprie operazioni in caso di eventi imprevisti o catastrofici. Ciò può portare a una maggiore fiducia dei clienti, conformità normativa e miglioramento continuo delle pratiche aziendali.

Come ottenere e mantenere le certificazioni aziendali

Ottenere e mantenere le certificazioni aziendali è un processo che richiede impegno e attenzione ai dettagli. Ecco alcuni passaggi da considerare per raggiungere questo obiettivo:

• Identificare le certificazioni rilevanti per l’organizzazione – Si tratta di identificare le certificazioni che sono pertinenti per il settore in cui opera l’organizzazione e che potrebbero fornire valore aggiunto alla stessa.
• Esaminare i requisiti – Una volta individuate le certificazioni di interesse, si devono esaminare attentamente i requisiti necessari per ottenerle. Inoltre, la implementazione delle ISO di riferimento implica solitamente la redazione di procedure operative standardizzate, la definizione di metriche di performance, la definizione di politiche di vario genere, ecc. Pertanto, è necessario comprendere appieno i requisiti e valutare se l’organizzazione è in grado di soddisfarli.
• Preparare la documentazione – Si tratta di preparare la documentazione necessaria per dimostrare che l’organizzazione rispetta i requisiti richiesti. La documentazione può includere: manuali di procedure, politiche e procedure documentate, piani di vario genere, registrazioni di controllo, report di analisi, ecc. Inoltre, risulta quanto mai necessario e fondamentale assicurarsi di tenere traccia di tutte le informazioni richieste e di organizzarle in modo accurato.
• Implementare le procedure – Dopo aver predisposto la documentazione, è fondamentale implementare le procedure necessarie per soddisfare i requisiti della certificazione. Ad esempio, in caso di implementazione della ISO 9001 è necessario adottare misure per garantire la qualità dei prodotti o per ridurre l’impatto ambientale delle attività. Si tratta altresì di coinvolgere il personale chiave e fornire loro la formazione necessaria per implementare le procedure correttamente, oltre a rendere edotta tutta l’organizzazione dell’implementazione della ISO e del processo di certificazione.
• Audit interno- Prima di richiedere la certificazione, è consigliabile eseguire un audit interno per verificare se l’organizzazione rispetta effettivamente i requisiti., in modo tale da individuare eventuali lacune o aree di miglioramento e di correggerle prima dell’audit esterno.
• Audit esterno – Dopo aver verificato di rispettare i requisiti per la certificazione, si deve contattare un organismo di certificazione indipendente per richiedere un audit esterno che verrà eseguito da un team di esperti che valuteranno la conformità dell’organizzazione ai requisiti della certificazione. La certificazione sarà conseguita dopo il superamento.
• Mantenimento della certificazione – L’organizzazione deve mantenere, nel tempo, la conformità ai requisiti della certificazione. Pertanto, è necessario assicurarsi di rivedere e di aggiornare regolarmente le procedure, i vari piani, le metriche, oltre a monitorare le performance ed affrontare eventuali problemi che potrebbero sorgere. Inoltre, l’organizzazione sarà soggetta ad audit di sorveglianza periodici per verificare il mantenimento della conformità.

Certificazioni aziendali e gestione dei rischi

Le certificazioni aziendali possono svolgere un ruolo importante nella gestione dei rischi all’interno di un’organizzazione. Ecco come le certificazioni possono contribuire a una gestione efficace dei rischi:

• Standard di sicurezza – Le certificazioni come ISO 45001 o OHSAS 18001 (Occupational Health and Safety Assessment Series) richiedono alle organizzazioni di adottare misure preventive per garantire un ambiente di lavoro sicuro e salutare. Queste certificazioni aiutano a identificare, valutare e gestire i rischi associati alle attività lavorative, riducendo il potenziale per incidenti, infortuni o malattie professionali.
• Certificazioni di gestione della qualità – Le certificazioni come ISO 9001 (Sistema di gestione della qualità) richiedono alle organizzazioni di adottare processi e procedure documentati per garantire la conformità alle norme e la soddisfazione del cliente. Questo aiuta a identificare e mitigare i rischi legati alla qualità dei prodotti o servizi offerti, riducendo la possibilità di reclami dei clienti o di prodotti difettosi.
• Certificazioni di gestione ambientale – Le certificazioni come ISO 14001 (Sistema di gestione ambientale) richiedono alle organizzazioni di valutare e gestire l’impatto ambientale delle proprie attività. Questo contribuisce a identificare e mitigare i rischi ambientali, come l’inquinamento delle acque o dell’aria, la gestione dei rifiuti e l’uso sostenibile delle risorse naturali.
• Certificazioni di business continuity – Le certificazioni come ISO 22301 richiedono alle organizzazioni di sviluppare piani e procedure per affrontare situazioni di emergenza o interruzioni delle attività. Questo aiuta a identificare e mitigare i rischi legati a eventi imprevisti, come catastrofi naturali, guasti tecnici o crisi finanziarie, consentendo all’organizzazione di riprendersi rapidamente e continuare le sue operazioni.
• Certificazioni di gestione dei dati – Con l’aumento delle minacce alla sicurezza informatica, le certificazioni come ISO 27001 sono diventate sempre più importanti e richiedono alle organizzazioni di adottare misure per proteggere i dati sensibili e mitigare i rischi di violazione della sicurezza informatica.

Pertanto, ottenere certificazioni pertinenti può aiutare le organizzazioni a identificare, valutare e gestire in modo efficace i rischi associati alle loro attività. Le organizzazioni, in questo modo, riescono a proteggersi da potenziali danni o perdite.

Chi ha il compito di vigilare in Italia

Accredia è l’unico organismo di accreditamento nazionale designato dal governo italiano in conformità al Regolamento Europeo 765/2008 ed è responsabile di attestare la competenza, l’indipendenza e l’imparzialità degli enti di certificazione, dei laboratori di prova e taratura, nonché di garantire l’uniformità di valutazione, la deontologia professionale e la capacità di creare valore tra i diversi enti di certificazione. Inoltre, Accredia si occupa di garantire l’equivalenza delle certificazioni, ispezioni, verifiche, prove e tarature svolte dagli organismi e laboratori accreditati in conformità agli accordi internazionali di mutuo riconoscimento tra l’UE e i paesi firmatari. Accredia è un’associazione senza fini di lucro ed è soggetta alla vigilanza del Ministero dello Sviluppo Economico.

Statistiche certificazioni dei sistemi di gestione fine 2023

Il numero delle certificazioni in Italia – secondo i dati statistici disponibili sul sito di Accredia – è aumentato negli ultimi anni. Questo indica che il nostro Paese continua ad essere uno dei leader europei per quanto riguarda il numero di certificati sui sistemi di gestione.

È importante sottolineare che ottenere la certificazione non dovrebbe essere solo un obiettivo formale o finalizzato alla partecipazione a gare d’appalto, ma dovrebbe essere parte di un progetto mirato a creare valore per l’organizzazione. L’obiettivo principale dovrebbe essere la definizione di principi, procedure e processi che l’impresa sceglie di adottare per migliorare il proprio funzionamento.

A fine settembre 2023, è stato anche pubblicato l’annuale ISO Survey che fotografa – a livello mondiale – la diffusione delle certificazioni di conformità alle norme sui sistemi di gestione.

Una panoramica dei numeri delle Certificazioni dei Sistemi di Gestione – dati riferiti al 2022 – conferma il seguente ranking in termini delle prime tre posizioni:

1. ISO 9001:2015 – Sistemi di gestione della qualità, con un totale di 1.265.216 certificazioni
2. ISO 14001:2015 -Sistemi di gestione ambientale, con 529.853 certificati distribuiti
3. ISO 45001:2015 – Sistemi di gestione della salute e sicurezza sul lavoro con 397.339 certificati e poco più di 512.000 siti.

Ovvero , la qualità, l’ambiente e la sicurezza si confermano come aree principali in cui la certificazione di conformità alle norme tecniche diventa sempre meno opzionale e sempre più un criterio fondamentale di affidabilità sul mercato.

Analizzando i dati per Paese, l’Italia, a livello mondiale, si posiziona come segue:

• 1° posto per le certificazioni ISO 39001 per i sistemi di gestione della sicurezza del traffico stradale, con ben 670 certificazioni, superando la Grecia (134) e la Spagna (131).

• 2° posto per le certificazioni
  • ISO 9001, con un totale di 94.216, preceduta solo dalla Cina (551.855), e superando l’India (61.653) e la Germania (47.576).
  • ISO 45001, con 15.255 certificazioni, sempre dietro alla Cina (266.898)

• 3° posto per le certificazioni ISO 14001, con 20.294 certificati, quasi alla pari con il Giappone (20.892). La Cina si mantiene saldamente al primo posto con 295.501 certificati.

• 5° posto per le certificazioni ISO 27001 che devono essere maggiormente considerate a fronte scenario di attacchi cyber in crescente aumento.

Certificazioni a livello Globale – ISO Survey 2022

Conclusioni

È importante che un progetto di certificazione – che rappresenta una trasformazione interna dell’organizzazione – sia finalizzato alla creazione di valore anziché essere fine a sé stesso, soprattutto in questo periodo storico-economico. Inoltre, è quanto mai necessario comprendere gli obiettivi del progetto, ovvero le ragioni che spingono l’organizzazione a ottenere una certificazione per il proprio sistema di gestione.

L’obiettivo deve essere la definizione di un insieme di principi, procedure e processi che l’organizzazione sceglie di adottare per migliorare il proprio funzionamento. Ovvero, regole che devono essere rispettate da tutti a ogni livello e che possono rendere l’organizzazione più sicura, solida e competitiva, rappresentando un asset di grande valore per l’organizzazione.

Tuttavia, se le ragioni per ottenere la certificazione sono solamente formali e mirate alla partecipazione a gare d’appalto – senza alcuna intenzione di apportare cambiamenti significativi o di prestare attenzione alla coerenza ed efficacia del sistema – si convertono in meri esercizi cartacei e gli enti di certificazione non dovrebbero approvare la certificazione stessa per evitare di inviare messaggi fuorvianti al mercato.

Il mercato e la società, oggi più che mai, richiedono trasparenza e fiducia, nonché una comprensione chiara di ciò che il certificato ISO attesta in termini di capacità dell’organizzazione. Pertanto, è compito degli auditor e dei consulenti sostenere le organizzazioni e diffondere una cultura che permetta alle imprese di avere l’accountability tanto auspicata e necessaria in un contesto così erratico come quello che stiamo vivendo.