La pandemia ha demolito le nostre certezze sulla necessità di essere presenti nei luoghi di lavoro e ci ha messo di fronte alla necessità di ripensare così la componente principale della nostra giornata, non solo negli spostamenti ma anche nel governo e nella managerialità all’interno delle organizzazioni dove operiamo.
Il digitale è la tecnologia che ha reso possibile lavorare da casa e ci ha consentito di dimostrare in innumerevoli studi che questo non solo è possibile ma migliora sia la condizione di lavoro che la produttività. Certo come tutti i cambiamenti epocali non può essere radicale, rimanere chiusi in casa per quattro o cinque mesi non è la situazione più agevole per valutare lo “smart working”.
Ma più di qualcosa deve cambiare e il cambiamento è già cominciato, forse senza la necessaria riflessione che andava e va fatta su molti aspetti della nostra vita pre-pandemia che non possono più tornare come prima. Il perché è presto detto.
Smart working, una nuova normalità? Le sfide per il post-pandemia
Ripensare la mobilità in chiave intelligente e sostenibile
Se, ad esempio, un extraterrestre vedesse dal suo pianeta cosa accade ogni giorno dalle nostre parti avrebbe dei seri dubbi sul nostro essere intelligenti.
Abbiamo da una parte un serio problema climatico e con il PNRR stiamo cercando di mettere a terra interventi per circa 200 miliardi di cui il 44% sono interventi sulla “mobilità sostenibile” e “rivoluzione verde e transizione ecologica” e dall’altra facciamo fatica ad immaginare un modo diverso di vivere e lavorare.
Ogni mattina mandiamo milioni di mezzi di trasporto carbon-fossili da casa al lavoro e la sera li rimandiamo dal lavoro a casa, con inquinamento acustico e ambientale, stress che comporta spesso patologie più o meno gravi con aumento dei costi sulla sanità pubblica e poi la domenica, quando è il momento di fare una passeggiata “fuori porta” o con la famiglia, teniamo tutti chiusi a casa per le “domeniche ecologiche” inevitabili quando si alzano i parametri inquinanti nelle città. Non appare una cosa da esseri intelligenti. Siamo troppo dipendenti dai trasporti per sostenere il PIL che facciamo fatica a rinunciarci anche se questo rischia di ucciderci se fatto in questo modo.
Dobbiamo ripensare la mobilità senza rinunciare al nostro standard di vita ma magari togliendo quegli spostamenti che ci logorano la vita per favorire invece gli spostamenti che ce la rendono più comoda, mantenendo e aumentando in modo intelligente anche i veicoli privati utilizzandoli e ripensandoli meglio.
Smart working e non solo: le sfide di una società sempre più dipendente dai servizi
Una parte importante della forza lavoro continuerà ad essere legata ad una sede, in parte aumenterà anche il numero (per esempio nel settore logistico che diventerà sempre una infrastruttura abilitante in quanto sarà quella adibita a muovere “gli atomi” complementare a quella che muove i bit”). Già si intravedono nuovi settori o il potenziamento di quelli tradizionali che stanno crescendo intorno all’idea che ci saranno meno spostamenti per lavoro, per esempio stanno aumentando i servizi di consegna a domicilio.
Almeno nel “primo mondo” le società sono sempre più società di servizi, la gran parte delle attività che svolgiamo sono sul settore servizi. Pubblica amministrazione, settore bancario, assicurativo e molti altri sono moderne organizzazioni che producono servizi, ovvero ciò che vendono o producono non viene misurato dalla componente fisica che eventualmente si trasferisce (sempre più sostituita dal supporto digitale) ma dalla soddisfazione degli impegni presi con il cliente/utente (Service Level Agreement o possiamo chiamarli impegni contrattuali). Il settore servizi è anche il settore che può trarre maggiori benefici dall’adozione del digitale perché nei fatti per la gran parte lavora attraverso la codificazione di processi di lavoro che per la stragrande parte delle volte sono realizzati utilizzando un computer collegato ad un sistema centrale.
Fino a qualche anno fa era complicato potersi collegare da casa alla propria azienda ma oggi la diffusione della banda larga consente di poterlo fare con semplicità. Questo apre nuove sfide in termini di cybersecurity ma fondamentalmente non impossibili da vincere.
Motivare i lavoratovi, non sorvegliarli, è la vera chiave anti-crisi
Accanto a queste sfide tecnologie e climatiche esistono delle sfide organizzative che sono molto più rilevanti.
È prassi ormai consolidata la gestione per obiettivi in tutte le aziende e nella pubblica amministrazione, o almeno molti dei sistemi premianti del personale sono basati sugli obiettivi. Eppure, la polemica sul presunto mancato raggiungimento degli obiettivi dei lavoratori che lavorano in remoto è sembrata essere l’arma principale per mettere in discussione il lavoro da remoto. O ci troviamo di fronte ad un meccanismo di misurazione degli obiettivi fallace oppure ha poco senso reclamare la necessità di monitorare continuamente chi lavora.
La sfida organizzativa di governare organizzazioni complesse non è legata da tempo alla presenza fisica del personale, nessuna organizzazione potrebbe gestire i complessi task, i processi, i compiti sempre più basati sulla conoscenza e meno sulle attività fisiche solo attraverso l’osservazione del personale. E infatti questo non accade nemmeno oggi. Nessun manager è in grado di valutare la produttività di un dipendente solo dal tempo che trascorre davanti allo schermo, anche se c’è qualcuno che continua a farlo.
Si è già detto molto su come lo smart working favorisca la concentrazione sul lavoro, gli uffici (spesso open space sempre con l’idea del controllo) sono ambienti rumorosi e distraenti, con un inquinamento acustico talvolta insopportabile. Si è già detto molto sugli studi effettuati in molte aziende che vedono l’aumento della produttività in caso di smart working. Su questi e altri aspetti nelle ultime settimane si è discusso molto, non ci tornerò in questo articolo.
Negli ultimi decenni i livelli gerarchici si sono drasticamente ridotti, le funzioni di staff “asciugate” e la direzione si è spostata dall’assegnazione delle attività quotidiane all’assegnazione di task complessi, situazione favorita dalla sempre più numerosa presenza di personale con alta formazione.
Sicuramente sarà necessario adeguare i sistemi di misurazione degli obiettivi anche attraverso sistemi di analisi organizzativa basati sui dati che sappiano integrare l’autonomia del lavoratore di compiere un task con la necessità di tenere traccia nei processi di cosa è stato fatto, in che modo, se è in linea con i livelli di servizio previsto. Per la verità le prime avvisaglie che vengono dagli USA (che rappresentano sempre una cartina di tornasole su questi fronti) è che ci sono molte aziende che stanno attivando sistemi di sorveglianza dei lavoratori molto stringenti con derive pericolose e senza un miglioramento delle performance significativo. In questo campo sembra che una parte dell’imprenditoria non si sia resa conto che il modo migliore per aumentare la produttività degli impiegati nel settore della conoscenza sia quello di motivarli e facilitare il loro lavoro con strumenti tecnologici e questo malgrado esista un’ampia bibliografia in tal senso.
Lo smart working è qui per restare
Le aziende che hanno provato a far tornare i lavoratori “nella vita precedente” si sono trovati di fronte una forte resistenza, sempre negli USA questa resistenza si è trasformata in un enorme movimento di personale che sta lasciando volontariamente le aziende. Spesso vanno via i migliori, e cercano lavoro in aziende che offrono migliori condizioni di conciliazione tra vita personale e lavoro, lavoro ibrido, una maggiore possibilità per esprimere le proprie potenzialità. Questo fenomeno è chiamato “The Great Resignation” ed è oggetto di attenzione di grandi pubblicazioni internazionali, grandi riviste di management come l’Harvard Business Review e ricercatori. Un tema che si è fatto sempre più spazio nei tavoli dei vertici aziendali.
Probabilmente esisteranno diverse tipologie di lavoro “smart” che comprenderanno quelle più estreme dove non ci sarà vincolo di luogo e di orario a quelle nel quale ci sarà vincolo di orario e non di luogo a quelle in cui ci saranno sia l’uno che l’altro vincolo. Secondo me è sbagliato vedere l’uno contro l’altro, ognuno di questi presenta dei pro e contro. Le aziende e i dipendenti hanno di fronte un periodo nel quale sperimentare al meglio il giusto mix.
La riflessione che è mancata sul post-pandemia
Lo smart working è qui per restare, anzi per estendersi. Ciò che è mancata durante il periodo della pandemia è una riflessione non su come riportare tutto magicamente a come era prima ma come ripensare quello che sarà dopo.
Come immaginiamo le città del futuro ma anche i sobborghi? Ci troviamo di fronte ad una rivoluzione di portata epocale. Molto del movimento di urbanizzazione delle città, che nel mondo spesso sono dimensioni da megalopoli, è stato guidato infatti dalla ricerca di lavoro e opportunità. La costruzione di nuovi quartieri abitativi, di nuovi grattacieli e di nuovi centri commerciali sempre più grandi è guidata dall’esigenza di soddisfare la domanda di sempre più persone per stare vicini allo stesso luogo. Questo anche a scapito delle condizioni di salute, di case comode e luminose, di ambienti salubri, parchi, etc. domani ci troveremo invece nella situazione nella quale sarà sempre meno necessario andare a lavorare in un luogo, sarà sempre più necessario avere in casa un luogo dove lavorare per un’azienda o un’altra. Certo probabilmente la gran parte della popolazione sarà comunque chiamata ad una presenza in ufficio per un certo periodo a settimana (almeno ancora per un certo numero di anni) ma poter evitare di fare i pendolari o di abitare nei pressi dei luoghi di lavoro spingerà molte persone a cercare una casa fuori città, più ampia, luminosa e dove ci sia un adeguato spazio da adibire ad ufficio. Questo sta già accadendo.
L’impatto sul mercato immobiliare
Si comprende bene che questo comporterà edifici per ufficio più piccoli e organizzati in modo diverso. Quando si andrà in ufficio ci si andrà concentrando le riunioni in presenza, spazi per incontri informali, momenti di confronto e socialità. Questo significa ripensare l’organizzazione degli spazi di lavoro, i bar e i luoghi che normalmente sono fruiti a pranzo dai lavoratori sono a rischio, magari chiuderanno per spostarsi intorno ai luoghi di residenza. Probabilmente per ovviare alla non presenza in ufficio le aziende avranno la necessità di allargare le occasioni di incontro sociali, tornei sportivi, momenti di incontro residenziali periodici. Le aziende vedranno presto ridursi le loro spese sulle sedi e questi costi saranno ribaltati sul personale, sarà dunque necessario compensare i lavoratori fornendo loro del materiale di dotazione delle postazioni (anche per rispettare le norme di sicurezza sul lavoro).
Il grosso impatto lo avrà il mercato immobiliare, a cosa serviranno grandi grattacieli uffici se la gran parte dei lavoratori lavoreranno da casa? Potranno essere immaginati dei cambi di destinazione d’uso dei grandi palazzi uffici in moderni appartamenti? Che impatto avrà questo sugli investimenti immobiliari? Questo è un problema non da poco visto che intorno al mercato immobiliare girano molti degli interessi che muovono le politiche delle città e non solo.
Oggi siamo ancora poco abituati a rimanere a casa a lavorare, abbiamo avuto un enorme problema di socialità dovuto al lockdown. Tuttavia, la presenza fisica e la presenza “virtuale” (attraverso la rete) sono sempre meno in conflitto. Se vediamo come utilizzano gli adolescenti la rete ci accorgiamo che stiamo andando verso una complementarità di fisico e virtuale. I problemi di socialità andranno scomparendo.
Come cambierà la mobilità
Una delle preoccupazioni più importanti dei governi nel riportare tutto come prima, o almeno il più possibile, è stata quella di far tornare a crescere il PIL. Esula dai ragionamenti di questo articolo affrontare il tema di come il PIL non riesca più a rappresentare il benessere di un paese, possiamo tuttavia dire che anche considerando il PIL questa preoccupazione è errata. Se da una parte il mancato spostamento di persone provoca un risparmio sul carburante, sui consumi accessori (es. il pasto fuori casa), ecc. dall’altra sposta questi consumi nei luoghi dove si vive. Durante la pandemia interi quartieri hanno ripreso a popolarsi durante tutto il giorno, da quartieri (o sobborghi) dormitorio si sono trasformati in luoghi di socialità nei quali i negozi di vicinato hanno ripreso a vivere, i bar, le trattorie (con i risparmi degli spostamenti molte famiglie sono potute tornare in pizzeria una volta o più al mese). Evitare ore di spostamenti significa aiutare i genitori a seguire meglio i figli, a distribuirsi le mansioni casalinghe o comunque utilizzare meglio il tempo.
La mobilità delle auto tenderà a cambiare, si libererà dal vincolo del tragitto casa-lavoro per essere utilizzate con più piacere nei momenti liberi. Viaggiare o fare shopping. Questo favorirà il clima togliendo il grosso dell’inquinamento inutile ma mantenendo la comodità di poter avere un mezzo proprio, il piacere di guidare che comunque ormai fa parte del nostro standard di vita. Magari sposteremo gli acquisti verso veicoli un pochino più grandi, verso la mobilità extraurbana (dove si consuma meno), meno vincolati da orari o giorni prefissati nei quali tutti sono liberi o tutti sono al lavoro.
Le nostre organizzazioni saranno sempre più a rete, dove ogni persona collabora con gli altri, sarà meno semplice continuare a mantenere strutture fortemente gerarchiche, sarà necessario attuare modello di collaborazione sempre più ampia all’interno delle organizzazioni. L’impatto più grande è per la pubblica amministrazione.
Un’altra sfida importante sarà per le aziende e per i lavoratori perché trattenere un lavoratore con malcontento non sarà semplice, può cercare lavoro in ogni parte del mondo rimanendo a casa. E le aziende dall’altra parte saranno ancora più facilitate a fare offshoring del personale. Le spinte sui salari saranno complicate da gestire e magari sarà l’occasione per inserire regole sul mercato del lavoro internazionale per evitare che la pressione dell’”immigrazione virtuale” crei spiazzamenti di mercato ancora più complessi che quelli che vediamo sul fisco.
Il ruolo (primario) del digitale e della Pubblica amministrazione
In tutto questo il digitale gioca un ruolo importantissimo, è sempre più il sistema nervoso della nostra società. Vivremo sempre più legati alla rete, gli investimenti sulla sicurezza saranno fondamentali (come già stiamo vedendo da qualche tempo) e nuovi strumenti saranno necessari.
Anche sul fronte dell’erogazione dei servizi sarà sempre più normale immaginare sportelli virtuali, in videocall contattare la pubblica amministrazione e risolvere le pratiche, chiedere consulenza. Qualche sperimentazione in tal senso già esiste in Italia con buoni successi.
In tutto questo la pubblica amministrazione è chiamata a guidare il cambiamento, per la sua estensione e capillarità dovrebbe essere il soggetto principale in questo grande processo. Per fare questo è necessario che si metta da parte un certo qualunquismo che vorrebbe il personale impiegato come intento solo “rubare lo stipendio”, riconoscere le professionalità, investire nell’innovazione organizzativa e tecnologica. Di questo processo ne beneficerebbero le imprese che lavorano per la PA e quelle che lavorano utilizzando i servizi della PA. Significa orientare l’intera attività della PA verso l’erogazione dei servizi a cittadini e imprese, concentrare gli sforzi a definire i livelli di servizio e i processi, standardizzare ciò che la PA eroga per i cittadini e venire incontro ad essi. Il management della PA (ma non solo) deve cambiare da controllore dell’operato di chi lavora a controllore dei risultati e dei livelli di servizio, al soggetto che è in grado di immaginare nuovi servizi, assumere la leadership delle persone che gestisce in base al suo esempio e non in forza di un ruolo che gli è stato assegnato secondo il paradigma noto ormai da anni nella scienza del management del “management by example”.
Conclusioni
Ciò a cui stiamo assistendo è una delle più grandi trasformazioni dei modi di vivere della razza umana degli ultimi secoli, il capitalismo si è aperto con milioni di contadini che correvano in città per lavorare nelle fabbriche dove erano pagati meglio e avevano migliori condizioni di vita, quello che ci aspetta nei prossimi decenni è cambiare il nostro modo di lavorare per vivere meglio aumentando la nostra produttività, lontano dai vecchi luoghi di lavoro.
Molti storici legano la crisi della peste nera del ‘300 come lo spartiacque tra il medioevo e il rinascimento, un cambiamento che ha avuto bisogno di diverso tempo ma è stato inesorabile. La nostra epoca è molto più veloce a recepire i cambiamenti e la pandemia ci ha fatto misurare con un nuovo modello che ha molti aspetti positivi, una celebre affermazione attribuita a Darwin dice “Non è la specie più forte o la più intelligente a sopravvivere, ma quella che si adatta meglio al cambiamento”.
