Nonostante la Posta Elettronica Certificata (PEC) sia da anni una presenza costante nelle imprese italiane, non sempre è sfruttata in tutto il suo potenziale. Molte aziende, infatti, la gestiscono come una qualsiasi casella di posta elettronica e non la integrano all’interno di un percorso più ampio di digitalizzazione dei contenuti e dei flussi interni. L’obbligo di adeguamento alla PEC europea, e quindi il passaggio alla REM, rappresenta l’opportunità di trasformare un adempimento in un’opportunità di modernizzazione dei processi aziendali.
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Come gestire le PEC aziendali in modo efficiente
Emanuel Sette, Product Manager di SIAV, sottolinea quanto la sfida della PEC aziendale sia una gestione efficiente, soprattutto in contesti aziendali dove le caselle da governare possono essere decine o centinaia. “Molte aziende trattano ancora la PEC come la posta elettronica ordinaria e sono convinte che un comune client (come Outlook, ndr) sia sufficiente allo scopo. Poi però si rendono conto che, essendo la PEC un canale ufficiale i cui messaggi hanno valore probatorio, devono gestire i flussi di contenuti e di documenti in modo conforme alla normativa ed evitare tutte le inefficienze tipiche dei processi destrutturati. Nel caso della corrispondenza elettronica, essi sono rappresentati dall’inoltro e dalla duplicazione della comunicazione stessa”.
Gestire correttamente la PEC aziendale significa governare le caselle in ingresso e uscita da una posizione centralizzata e smistare le comunicazioni verso i destinatari evitando il mero “inoltro” del messaggio e degli allegati verso una casella ordinaria, perché questo porta inevitabilmente alla duplicazione del contenuto. Proprio per evitare questo fenomeno e permettere accessi segregati alle singole caselle, molte aziende hanno aperto più caselle PEC di quante ne servissero, mentre sarebbe stato sufficiente avere una piattaforma unica con capacità di instradamento verso i propri utenti, che di fatto “vedono” solo le comunicazioni di competenza e possono anche rispondere, evitando il temibile fenomeno dell’inoltro. A tutto questo si aggiungono i temi dell’archiviazione, della conservazione a norma e dell’eventuale possibilità di avviare e monitorare workflow interni, anche complessi.
In modo simile a quanto accadde tempo addietro con la fatturazione elettronica (italiana), anche qui un conto è disporre dello strumento, un altro è renderlo un driver di efficienza aziendale. La PEC, se gestita male, può portare a sprechi di tempo, errori e continue operazioni manuali che possono anche portare ad eventuali sanzioni o comunque a costi per non aver gestito correttamente il contenuto della comunicazione .
REM, la nuova PEC europea: obbligo o opportunità?
Nel contesto appena descritto si inserisce l’obbligo di adeguamento della PEC italiana ai dettami del legislatore comunitario. La PEC europea è il tipico caso in cui un adempimento comporta un onere molto limitato per le aziende italiane ma offre loro straordinarie opportunità, poiché a seguito dell’adeguamento la posta certificata estende il proprio valore legale alle comunicazioni con cittadini, imprese e pubbliche amministrazioni di tutti gli Stati UE. Diventa così immediato poter partecipare a concorsi e bandi europei, gestire documenti contrattuali con partner residenti all’estero e semplificare le procedure burocratiche con le PA di altri Stati.
A livello tecnico, la PEC europea è formalmente una REM (Registered Electronic Mail) conforme alle regole sul recapito elettronico certificato e qualificato (SERCQ) previste nel regolamento eIDAS del 2014. Un po’ come per la fattura elettronica, l’Italia è partita in anticipo rispetto agli altri Stati e ha quindi sviluppato uno standard proprio, che ora deve essere adeguato con due importanti aggiunte: la MFA (Multi-Factor Authentication) e il riconoscimento certo dell’identità del titolare della PEC, per il quale è possibile utilizzare strumenti di uso comune come SPID, firma digitale, CIE, Tessera Sanitaria o semplicemente una webcam. La principale differenza, o meglio estensione, della PEC europea rispetto a quella italiana è appunto la certezza dell’identità di mittente e destinatario. Una deadline per l’adeguamento non è stata ancora fissata, ma si prevede comunque l’entrata in vigore nel 2024.
Il nuovo punto fermo nelle relazioni con i partner europei
L’introduzione a livello continentale di un sistema di comunicazione certificato (PEC europea) moltiplicherà il suo utilizzo da parte delle aziende, rendendolo il punto fermo delle relazioni con partner, clienti, fornitori e, in generale, con l’ecosistema degli stakeholder.
Il rischio di moltiplicare le inefficienze a causa di una gestione destrutturata è reale e molto alto. Per questo, è auspicabile non soltanto aggiornare quanto prima le proprie caselle PEC, ma anche iniziare a ragionare in termini più alti, integrando la PEC in un processo di digitalizzazione dei processi più ampio e strutturato.
“Stiamo lavorando per aumentare la consapevolezza su questo tema – aggiunge Sette – che di fatto ha solo benefici per le aziende, e abbiamo anche una soluzione ad hoc per gestirlo: PEC Manager, che formalmente è un modulo della nostra Information Service Platform Archiflow”. PEC Manager, spiega il Product manager di SIAV, gestisce tutte le caselle aziendali da una posizione centralizzata, smista i messaggi, gestisce la presa in carico, la condivisione e le scadenze, anche attraverso workflow collaborativi complessi, con in più la conservazione a norma dei contenuti e delle ricevute. Inoltre, grazie all’integrazione con AI Classifier, la soluzione Siav per la classificazione automatica di documenti e informazioni, il PEC Manager è in grado di classificare il testo e gli allegati delle e-mail senza alcun intervento manuale, grazie all’uso di algoritmi di Machine Learning. Questa funzionalità consente di attivare meccanismi di smistamento automatico delle e-mail al destinatario di competenza in base alla classificazione del messaggio. Si aumenta così l’efficienza e la qualità del lavoro, riducendo il carico delle segreterie e minimizzando il rischio di errori.
Per le aziende che già usano lo strumento, il passaggio alla PEC europea è totalmente trasparente, ovvero non cambiano i flussi di lavoro né le procedure. Per tutti gli altri, è l’opportunità di vedere i vantaggi tangibili di un processo di digitalizzazione che ormai non è più rinviabile.
Articolo in collaborazione con Siav
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