Nel mondo accademico i flussi di lavoro legati ai concorsi, se non digitali, possono risultare complessi da gestire. Il gran numero di dati da trattare, i tanti passaggi necessari, i moduli e le firme richiesti comportano il rischio di errori umani, di mancato rispetto delle scadenze, di intoppi, con ripercussioni sull’intero andamento del concorso e delle persone coinvolte, candidati in primis. È utile quindi procedere a ridisegnare in un’ottica di trasformazione digitale tali processi, per ottimizzarli e renderli più efficienti.
Un’operazione non semplice, che richiede un’analisi dei workflow in atto, delle esigenze degli atenei e di una soluzione digitale che permetta di creare con semplicità applicazioni flessibili e personalizzate. La storia della trasformazione dei concorsi digitali dell’Università politecnica delle Marche, che si è avvalsa di Anthesi come partner tecnologico, è utile per capire come concretizzare l’innovazione.
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Concorsi digitali in università, tutti i nodi da sciogliere
La gestione analogica o mista delle procedure concorsuali in ambito universitario e, più in generale, della pubblica amministrazione, è foriera di inefficienze. Il gran numero di concorsi banditi e di partecipanti comporta una mole di documenti che, se ricevuti dagli uffici amministrativi in forma cartacea o comunque attraverso canali diversi come l’e-mail e la pec, creano un carico di lavoro di difficile gestione per il personale.
Tra le attività più lunghe di cui occuparsi, “la protocollazione manuale delle domande arrivate in forma cartacea – racconta Serena Nocelli, funzionaria dell’Università Politecnica delle Marche -. Non solo, esisteva anche il problema di conservare in modo adeguato questi documenti. La raccolta informatizzata delle istanze invece consente di attuare un controllo migliore sull’intero processo, gestendo con più semplicità ogni fase”.
L’esigenza delle amministrazioni, dunque, è la semplificazione delle procedure di raccolta, smistamento, verifica e conservazione delle istanze, in modo da ridurre il tempo che il personale amministrativo deve dedicare a tali attività routinarie: “L’impiego del personale per gestire questi aspetti è intenso, viene richiesto molto tempo. Così, non è possibile dedicarsi ad attività più strategiche per gli uffici, perché bisogna prima smaltire le incombenze legate alla gestione documentale”, prosegue Nocelli. Un’inefficienza che si traduce anche in una scarsa consapevolezza dei numeri legati ai concorsi: “La gestione manuale delle istanze non permette di capire in tempo reale quante se ne siano ricevute e di che genere, dati importanti per l’amministrazione”.
L’importanza di ridisegnare i processi per i concorsi digitali
Tuttavia, è importante ricordare che l’automatizzazione delle attività non può essere implementata come un’innovazione a sé stante, ma inserita in processi documentali totalmente ridisegnati, per eliminare le inefficienze. Per Dante Attanasio, funzionario IT dell’Università Politecnica delle Marche, “reingegnerizzare un flusso documentale non significa riportare in digitale un flusso analogico, anzi fare questo porterebbe ancora più lentezza e problematicità nella gestione. La reingegnerizzazione parte da un’analisi attenta degli obiettivi, per capire cosa non funziona nel flusso cartaceo, garantendo il rispetto dei tempi e l’ottimizzazione di procedure come la protocollazione, fatta in automatico”.
Intervenire in questo modo significa “semplificare il lavoro delle persone preposte alla gestione di questi documenti, ottenendo da una parte flussi di lavoro di facile esecuzione, ben strutturati e dall’altra la possibilità di adempiere alle richieste della normativa, come l’impiego di formati appositi, la corretta conservazione dei documenti e la tutela del loro valore legale”, aggiunge Attanasio.
Come l’Università politecnica delle Marche ha trasformato i concorsi digitali
L’Università Politecnica delle Marche ha avviato il percorso di trasformazione digitale dei processi legati ai concorsi dal 2020, affidandosi ad Anthesi e alla piattaforma elixForms per la modulistica digitale. La scelta è stata fatta “per la grande possibilità di personalizzazione offerta dallo strumento – sottolinea Nocelli -. in base alle esigenze. Diversi prodotti sul mercato erano standardizzati e non customizzabili. Con elixForms inoltre abbiamo avuto la possibilità, una volta acquisite le conoscenze sul suo utilizzo, di usarlo in autonomia e renderlo disponibile per diversi concorsi e procedure”.
In particolare, a gennaio 2020 un concorso per personale tecnico amministrativo per cui erano attese centinaia di domande ha rappresentato la spinta al cambiamento: “Dopo questo concorso, l’uso di elixForms si è ampliato, includendo anche concorsi del personale docente. La criticità in quel caso era il fatto di avere tanti concorsi con poche domande – commenta Francesco Antonio Pileo, funzionario IT dell’ateneo marchigiano -. Nel 2023 i due ambiti in cui abbiamo avuto più concorsi sono quelli relativi agli assegnisti di ricerca e ai docenti a contratto, per un totale di circa 300 bandi cui corrispondono altrettanti moduli digitali di elixForms che consentono ai candidati di presentare telematicamente le istanze”.
E conclude: “La tecnologia di Anthesi mette a disposizione l’autenticazione tramite Spid e consente la compilazione dinamica dei campi oltre alla protocollazione automatica delle istanze. L’insieme di questi tre aspetti ha permesso un’accelerazione notevole dei processi legati a tutti i concorsi, risparmiando anche fino al 60% di tempo”.
Gli impatti
Il personale dell’ateneo ha reagito bene all’introduzione di questo nuovo strumento. Attanasio ha spiegato che elixForms “è molto apprezzato sia da parte degli utilizzatori sia lato backend. Con una formazione adeguata, molto rapida, i colleghi non informatici hanno imparato a usarlo in autonomia alla perfezione. Questo ha permesso all’università di non avere un tecnico dedicato solo alla creazione di moduli online, che vengono realizzati da tutti”.
La soluzione è stata poi usata “oltre che per i concorsi digitali anche per dottorandi, il servizio sanitario, i bandi per le docenze della facoltà di Medicina, il bando per i prodotti dell’azienda agraria. Una molteplicità di usi che inizialmente non avevamo previsto”, ha aggiunto Attanasio.
Per Nocelli è stato importante anche il fattore della “formazione interna, svolta facilmente, in cui siamo stati supportati da Anthesi. In questo modo abbiamo condiviso su larga scala, con più colleghi, le competenze relative all’uso della piattaforma”.
Articolo realizzato in partnership con Anthesi
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