I 5 passi per sviluppare un progetto di Smart Working

Lo Smart Working non può limitarsi a una semplice iniziativa di work-life balance e welfare aziendale per le persone perché ha la capacità di innescare un profondo cambiamento culturale superando modelli di organizzazione del lavoro tradizionali che costituiscono ancora oggi un fattore di rigidità e arretratezza del sistema economico italiano. Restituire alle persone una maggiore flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi, degli orari di lavoro e degli strumenti da utilizzare per svolgere le proprie attività lavorative significa creare organizzazioni più flessibili, introdurre approcci di empowerment, delega e responsabilizzazione delle persone sui risultati, favorire la crescita dei talenti e l’innovazione diffusa. Per questo motivo, un progetto di Smart Working deve essere affrontato in maniera coerente attraverso una governance condivisa e una roadmap di adozione che consideri le seguenti complessità:

• Multidisciplinarietà del progetto che vede coinvolte le Direzioni HR per la definizione delle policy organizzative e la realizzazione di piani di change management legati al cambiamento culturale dei capi e delle persone, le Direzioni IT per quanto concerne le tecnologie digitali a supporto del virtual workspace e le direzione Real Estate per la riprogettazione degli spazi fisici;

• Diversi livelli di readiness delle Funzioni aziendali rispetto ai modelli di Smart Working e necessità a procedere attraverso approcci “perpetual beta” e di diffusione incrementale basata su progetti pilota;

• Affiancamento ai manager nel cambiamento culturale e nell’adozione di nuovi stili di leadership affinchè diventino i veri protagonisti dello Smart Working;

• Necessità di sviluppare strumenti e metodologie per monitorarne l’adozione, definire interventi correttivi e diffondere le storie di successo e i benefici ottenuti.

Partendo da queste premesse, e con l’obiettivo di accompagnare le aziende in questo percorso di profondo cambiamento ed evoluzione dei modelli culturali e organizzativi, l’Osservatorio Smart Working della School of Management del Politecnico di Milano ha sviluppato una possibile roadmap verso lo Smart Working che prevede 5 passi fondamentali da percorrere.

Linkedin: https://www.linkedin.com/in/emanuelemadini

1. Benchmarking esperienziale

Confronto con altre realtà che hanno già intrapreso questo percorso attraverso site visit e incontri peer to peer con Manager e referenti HR, IT, Real Estate con l’obiettivo di comprendere i fattori critici di successo e sviluppare la propria big picture dello Smart Working

2. Smart Working Readiness Assessment

Valutazione della predisposizione organizzativa, tecnologica e culturale dei diversi target aziendali con l’obiettivo di identificare i progetti pilota con cui partire e i benefici potenziali ottenibili. In particolare, l’analisi deve tenere in considerazione il livello di readiness dei diversi nuclei organizzativi in termini di:

• Attività lavorative (standardizzazione, livello di digitalizzazione, sicurezza dei dati richiesta, prevedibilità, modalità di collaborazione, …)

• Persone (indipendenza e autonomia, bisogno di continua interazione sociale, esigenze personali, …)

• Modello di leadership dei capi (sponsorship attesa, livello di supervisione e controllo richiesto sulle proprie persone, propensione alla delega, approcci alla valutazione per obiettivi e risultati, …)

3. Pilots & Monitoring

Lancio e monitoraggio continuo dei progetti pilota con particolare attenzione agli aspetti comportamentali

(coordinamento e programmazione, rapporto con i colleghi e il proprio capo), ai benefici qualitativi e quantitativi (qualità del lavoro svolto, produttività, impatto su specifici KPI di business, …), e al miglioramento della soddisfazione e dell’engagement delle persone

4. Smart Working Model e Business Case

Consolidamento del modello di Smart Working a valle dei progetti pilota in termini di policy organizzative, aspetti giuslavoristici, dotazioni tecnologiche e riprogettazione degli spazi fisici valutando i possibili scenari evolutivi e creando un Buisness Case dello Smart Working a livello di benefici e riduzione dei costi per dimostrarne il valore in azienda

5. Coaching & Change Management

Coinvolgimento dei manager in un percorso di confronto su sfide, benefici, criticità attese dello Smart Working, e condivisione di nuovi stili e modelli di leadership e di people management