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Direttore responsabile Alessandro Longo

Politecnico di Milano

I 5 passi per sviluppare un progetto di Smart Working

di Emanuele Madini, Senior Advisor Osservatorio Smart Working

21 Mag 2014

21 maggio 2014

L’attenzione verso lo Smart Working sta crescendo, come dimostrano i numerosi progetti che si stanno avviando nelle imprese e pubbliche amministrazioni italiane. E la nuova proposta di legge per semplificarne l’adozione e la diffusione. L’Osservatorio Smart Working del Polimi ha sviluppato un metodo per supportare le aziende su questo fronte

Lo Smart Working non può limitarsi a una semplice iniziativa di work-life balance e welfare aziendale per le persone perché ha la capacità di innescare un profondo cambiamento culturale superando modelli di organizzazione del lavoro tradizionali che costituiscono ancora oggi un fattore di rigidità e arretratezza del sistema economico italiano. Restituire alle persone una maggiore flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi, degli orari di lavoro e degli strumenti da utilizzare per svolgere le proprie attività lavorative significa creare organizzazioni più flessibili, introdurre approcci di empowerment, delega e responsabilizzazione delle persone sui risultati, favorire la crescita dei talenti e l’innovazione diffusa. Per questo motivo, un progetto di Smart Working deve essere affrontato in maniera coerente attraverso una governance condivisa e una roadmap di adozione che consideri le seguenti complessità:

 

  • Multidisciplinarietà del progetto che vede coinvolte le Direzioni HR per la definizione delle policy organizzative e la realizzazione di piani di change management legati al cambiamento culturale dei capi e delle persone, le Direzioni IT per quanto concerne le tecnologie digitali a supporto del virtual workspace e le direzione Real Estate per la riprogettazione degli spazi fisici;
  • Diversi livelli di readiness delle Funzioni aziendali rispetto ai modelli di Smart Working e necessità a procedere attraverso approcci “perpetual beta” e di diffusione incrementale basata su progetti pilota;
  • Affiancamento ai manager nel cambiamento culturale e nell’adozione di nuovi stili di leadership affinchè diventino i veri protagonisti dello Smart Working;
  • Necessità di sviluppare strumenti e metodologie per monitorarne l’adozione, definire interventi correttivi e diffondere le storie di successo e i benefici ottenuti.

Partendo da queste premesse, e con l’obiettivo di accompagnare le aziende in questo percorso di profondo cambiamento ed evoluzione dei modelli culturali e organizzativi, l’Osservatorio Smart Working della School of Management del Politecnico di Milano ha sviluppato una possibile roadmap verso lo Smart Working che prevede 5 passi fondamentali da percorrere.

Linkedin: https://www.linkedin.com/in/emanuelemadini

1. Benchmarking esperienziale

Confronto con altre realtà che hanno già intrapreso questo percorso attraverso site visit e incontri peer to peer con Manager e referenti HR, IT, Real Estate con l’obiettivo di comprendere i fattori critici di successo e  sviluppare la propria big picture dello Smart Working

2. Smart Working Readiness Assessment

Valutazione della predisposizione organizzativa, tecnologica e culturale dei diversi target aziendali con l’obiettivo di identificare i progetti pilota con cui partire e i benefici potenziali ottenibili. In particolare, l’analisi deve tenere in considerazione il livello di readiness dei diversi nuclei organizzativi in termini di:

  •  Attività lavorative (standardizzazione, livello di digitalizzazione, sicurezza dei dati richiesta, prevedibilità, modalità di collaborazione, …)
  • Persone (indipendenza e autonomia, bisogno di continua interazione sociale, esigenze personali, …)
  • Modello di leadership dei capi (sponsorship attesa, livello di supervisione e controllo richiesto sulle proprie persone, propensione alla delega, approcci alla valutazione per obiettivi e risultati, …)

3. Pilots & Monitoring

Lancio e monitoraggio continuo dei progetti pilota con particolare attenzione agli aspetti comportamentali

 (coordinamento e programmazione, rapporto con i colleghi e il proprio capo), ai benefici qualitativi e quantitativi (qualità del lavoro svolto, produttività, impatto su specifici KPI di business, …), e al miglioramento della soddisfazione e dell’engagement delle persone

4. Smart Working Model e Business Case

Consolidamento del modello di Smart Working a valle dei progetti pilota in termini di policy organizzative, aspetti giuslavoristici, dotazioni tecnologiche e riprogettazione degli spazi fisici valutando i possibili scenari evolutivi e creando un Buisness Case dello Smart Working a livello di benefici e riduzione dei costi per dimostrarne il valore in azienda

5. Coaching & Change Management

Coinvolgimento dei manager in un percorso di confronto su sfide, benefici, criticità attese dello Smart Working, e condivisione di nuovi stili e modelli di leadership e di people management

https://www.linkedin.com/in/emanuelemadini

 

  • Carlo

    Gentilissimi è possibile avere un esempio di progetto di smart work King per un ente pubblico che si occupa di attività di tipo promozionale grazie

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