Bisogna conservare in digitale i documenti di trasporto cartacei emessi alla PA?

15 Mar 2016
Umberto Zanini

Responsabile Area tecnico-normativa dell’Osservatorio Digital B2b

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Domanda

Siamo un’azienda che nel corso del 2015 ha trasmesso diverse fatture elettroniche alla Pubblica Amministrazione, ed avendo emesso anche dei documenti di trasporto, ci chiedevamo se dobbiamo conservare in digitale oltre che le fatture elettroniche anche i DDT emessi su carta.

Risposta

Istituito con Decreto del Presidente della Repubblica del 14/08/1996 n. 472, il Documento di Trasporto è un documento che viene impiegato in caso di consegna di beni ceduti con fattura differita a norma dell’art.21 quarto comma lettera a) del DPR 633/72, e che prevede l’emissione di una sola fattura entro il giorno 15 del mese successivo a quello di effettuazione delle operazioni.

Il Documento di Trasporto deve essere emesso almeno in duplice copia, deve essere numerato progressivamente, e deve contenere la data, le generalità del cedente, del cessionario e dell’eventuale vettore, oltre che specifica indicazione della natura, della qualità e della quantità dei beni trasportati.

Il Documento di Trasporto è quindi un documento rilevante ai fini fiscali, ed al pari delle fatture dovrà essere conservato secondo quanto indicato dall’art.39 del DPR 633/72, il che significa che potrà essere conservato in formato cartaceo, oppure in solo formato digitale, così come previsto dal DMEF 17 giugno 2014. Va poi aggiunto che come le fatture, le scritture contabili e la corrispondenza dovrà essere conservato per 10 anni (art. 2220 del Codice Civile), mentre l’art.2219 del Codice Civile riporta testualmente che “Tutte le scritture devono essere tenute secondo le norme di un’ordinata contabilità, senza spazi in bianco, senza interlinee e senza trasporto in margine. Non vi si possono fare abrasioni e, se è necessaria qualche cancellazione, questa deve eseguirsi in modo che le parole cancellate siano leggibili”.

Il principio di ordinata contabilità richiamato dall’art.2219 del Codice Civile, in un contesto di conservazione digitale di documenti, assume certamente un diverso significato rispetto a quello che poteva avere in un contesto di conservazione cartacea, ed è quindi necessario introdurre la nozione di “tipologia documentale”, intesa come un insieme di documenti aventi la medesima natura ed omogenei in termini di tenuta e conservazione, ed eguali caratteristiche in termini di contenuti ed utilizzo, e quindi per fare un esempio le fatture di vendita (emesse a fronte di una cessione di beni) sono una tipologia documentale diversa rispetto alle fatture di acquisto (ricevute a fronte di un acquisto di beni).

Venendo quindi al quesito, mentre le fatture elettroniche emesse alla PA devono obbligatoriamente essere conservate in solo formato digitale, così come richiesto dall’art.39 del DPR 633/72, i documenti di trasporto emessi alla PA in formato cartaceo, essendo una diversa tipologia documentale, potranno essere conservati su supporto cartaceo oppure essere conservati su supporto digitale.

Va rilevato poi, così come contemplato dall’art.4 del DMEF 17 giugno 2014 in tema di conservazione digitale di documenti e scritture analogici, che è sempre possibile procedere ad una conservazione digitale di documenti cartacei, e quindi sarà sempre possibile decidere negli anni successivi, di procedere ad una conservazione digitale dei DDT di anni pregressi con macerazione degli originali cartacei dopo che il processo di conservazione digitale è ultimato, e che corrisponde a quando al file SInCRO viene apposta la firma digitale del responsabile della conservazione ed una marca temporale.

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