Ci ha colpiti la notizia – nella notizia- secondo la quale gli uffici amministrativi del Comune di Roma ci metteranno ben quattro giorni per protocollare le dimissioni dell’ormai ex sindaco Marino. In verità, questi sono i consueti ritardi della politica a quanto pare e finalmente ci è stato chiarito che solo lunedi si provvederà a consegnare formalmente nelle mani della presidente del Consiglio comunale Valeria Baglio la misteriosa lettera di addio con la quale si darà seguito all’annuncio di dimissioni fatto giovedì sera (e si metterà così in moto lo scadenziario istituzionale che il 2 novembre porterà alla definitiva decadenza dalla carica istituzionale).
In tempi di agenda digitale, tutto questo tempo per formalizzare e protocollare una lettera di dimissioni non può non portarci a meditare sulle esigenze del protocollo informatico, le cui regole tecniche entrano in vigore proprio lunedi.
Bisogna sapere che dietro l’atto di registrazione previsto dall’art. 53 del DPR 445/2000 (e dalle attuali regole tecniche sul protocollo informatico contenute nel DPCM 3 dicembre 2013) ci deve essere un pubblico ufficiale (e, cioè, il Responsabile del protocollo, dei flussi documentali e degli archivi) che determina in modo formale l’ingresso (ricezione) di un documento nell’archivio pubblico (cartaceo o digitale che sia) o la sua uscita (spedizione).
Le procedure del protocollo informatico dovrebbero essere documentate nel Manuale di gestione a cura del Responsabile, nel quale dovrebbero essere previste le circostanze eccezionali che potrebbero giustificare un protocollo “differito”. Ma di un giorno, due giorni…non certo quattro per protocollare una lettera di dimissioni!
Il protocollo degli atti in entrata dovrebbe essere garantito giornalmente e il relativo registro di protocollo informatico andrebbe trasmesso entro la giornata lavorativa successiva al sistema di conservazione, secondo quanto previsto dalle nuove regole tecniche che entreranno in vigore proprio lunedi prossimo 12 ottobre. Le Pubbliche Amministrazioni sono tenute, in base all’articolo 7, comma 5 delle suddette Regole tecniche, ad inviare in conservazione il registro giornaliero di protocollo entro la giornata lavorativa successiva. In questo modo e solo in questo modo l’archivio digitale può assolvere alla sua funzione di garantire la “fede pubblica”. In proposito Agid ha appena pubblicato una Guida operativa per garantire questo fondamentale passaggio.
Le nuove regole tecniche sul protocollo informatico si concentrano, inoltre, sulle modalità di registrazione dei documenti informatici (art. 18 del DPCM 3 dicembre 2013), stabilendo che a ogni messaggio ricevuto o spedito dovrà corrispondere un’unica operazione di registrazione di protocollo.
Alla registrazione di protocollo, poi, saranno associate le ricevute generate dal sistema di protocollo informatico e, nel caso di registrazione di messaggi di posta elettronica certificata spediti, anche i dati relativi alla consegna rilasciati dal sistema di posta certificata correlati al messaggio oggetto di registrazione. E proprio per garantire tutto questo ogni Responsabile avrà il compito di predisporre il Manuale di gestione, proporre i tempi, le modalità e le misure organizzative e tecniche e predisporre il piano per la sicurezza informatica relativo alla formazione, alla gestione, alla trasmissione, all’interscambio, all’accesso, alla conservazione dei documenti informatici, nel rispetto delle misure minime di sicurezza previste nel disciplinare tecnico pubblicato all’allegato B del D.Lgs. del 30 giugno 2003, n. 196.
Il piano per la sicurezza informatica sarà una delle varie sezioni di cui dovrà comporsi il Manuale di gestione, il quale descriverà tutto il sistema di gestione documentale dell’Ente (sia cartaceo che – soprattutto – informatico) fino al momento del versamento in conservazione, e fornirà le istruzioni per il corretto funzionamento della tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi.
Infine, al comma 3 dell’art. 5 del testo delle nuove Regole tecniche sul protocollo, si dispone che il Manuale di gestione sia reso pubblico dalle PA, mediante la pubblicazione sui rispettivi siti istituzionali…
Tutto questo è stato fatto dal Comune di Roma? Non possiamo saperlo…ma ciò che è certo è che la situazione della digitalizzazione delle PA è in una situazione desolante, come emerge da una recente indagine dell’associazione ANORC che verrà divulgata durante l’evento nazionale Dig.Eat – www.digeat.it, che si terrà mercoledi prossimo a Roma.
In verità, il Manuale di gestione del protocollo risulta pubblicato, ma si dovrebbe verificare se si è trattato di un mero adeguamento ad un adempimento formale, oppure se c’è un adeguamento sostanziale come troppe volte accade. Lo verificheranno i cittadini romani nei prossimi mesi.
