Domanda
La nostra azienda ha deciso di conservare dal 2016 i registri iva e il libro giornale con una società che ci fornisce anche altri servizi informatici, e i file dei documenti risiedono sui loro server presso la loro sede che è vicina a Milano.
Le chiedevo conferma sul fatto che non è più necessario comunicare all’Agenzia delle Entrate il luogo di tenuta delle scritture contabili.
Grazie
PG
Risposta
In un mondo cartaceo, in caso di controllo, verifiche o ispezioni eseguite dall’Agenzia delle Entrate oppure dalla Guardia di Finanza, per svolgere compitamente la loro attività vi è la necessità di essere fisicamente nel luogo in cui sono localizzati i documenti fiscali, dato che diversamente non è in alcun modo possibile visionarli, leggerli ed eventualmente chiederne una copia.
Da qui la necessità di comunicare il luogo di tenuta delle scritture contabili contenuta nell’art.35 primo comma lettera d) del DPR 26 ottobre 1972 n.633, ove testualmente prevede che dalla dichiarazione di inizio attività devono risultare “il tipo e l’oggetto dell’ attività e il luogo o i luoghi in cui viene esercitata anche a mezzo di sedi secondarie, filiali, stabilimenti, succursali, negozi, depositi e simili, il luogo o i luoghi in cui sono tenuti e conservati i libri, i registri, le scritture e i documenti prescritti dal presente decreto e da altre disposizioni”. Da rilevare che in caso di variazione del luogo di conservazione la suddetta comunicazione va eseguita entro 30 giorni tramite l’ausilio dei modelli AA9/12 (se imprese individuali) oppure AA7/10 (se soggetti diversi dalle imprese individuali).
Da aggiungere che il soggetto terzo che conserva per conto dell’impresa i documenti cartacei, dovrà rilasciare una apposita dichiarazione, dato che a norma dell’art.52 decimo comma del DPR 26 ottobre 1972 n.633 “Se il contribuente dichiara che le scritture contabili o alcune di esse si trovano presso altri soggetti deve esibire una attestazione dei soggetti stessi recante la specificazione delle scritture in loro possesso. Se l’attestazione non è esibita e se il soggetto che l’ha rilasciata si oppone all’accesso o non esibisce in tutto o in parte le scritture si applicano le disposizioni del quinto comma”.
In un mondo digitale è tutto più semplice, grazie alle caratteristiche dei documenti digitali che possono essere consultati e letti da un luogo diverso rispetto a dove sono localizzati i server su cui sono memorizzati i bit che compongono il documento informatico. Per questo motivo, se l’impresa Alfa Spa decide di conservare in digitale i propri documenti fiscali, e decide di farlo esternalizzando l’attività ad un conservatore localizzato a centinaia di chilometri di distanza, non vi è alcuna comunicazione da trasmettere all’Agenzia delle Entrate, purchè naturalmente i documenti conservati siano consultabili, leggibili, esportabili e stampabili dalla sede di Alfa Spa. Questo è infatti quanto prevede la Risoluzione dell’Agenzia delle Entrate n.81 del 25 settembre 2015, ove testualmente riporta che “poiché il conservatore (“elettronico”) non è il depositario delle scritture, il contribuente non è tenuto a farne comunicazione mediante il modello AA9/11 (essendo, in ogni caso, gli estremi identificativi del conservatore riportati obbligatoriamente nel manuale della conservazione), nel presupposto che, in caso di accesso, i verificatori siano messi in condizione di visionare e acquisire direttamente, presso la sede del contribuente ovvero del “depositario” delle scritture contabili, la documentazione fiscale, compresa quella che garantisce l’autenticità ed integrità delle fatture, al fine di verificarne la corretta conservazione”.
Per porre domande a Umberto Zanini sul tema “Fatturazione Elettronica e Conservazione Digitale” è possibile inviare le proprie domande a: esperto@agendadigitale.eu
In particolare per i temi di FatturaPA, per interagire con un più ampio pool di esperti, la piattaforma da utilizzare è RispondiPA di FPA.
Umberto Zanini, dottore commercialista e revisore legale, Chartered Accountant in England and Wales. E’ dal 2006 Responsabile delle attività di ricerca dell’area tecnico-normativa dell’Osservatorio “Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione” della School of Management del Politecnico di Milano, e partecipa ai lavori degli Osservatori “Professionisti & Innovazione digitale” e “Supply Chain Finance”.
