Fattura elettronica, difficoltà iniziali e soluzioni

Il vero scoglio per le Pmi è la conservazione dei documenti digitali a norma di legge. Devono esserlo per un periodo di 10 anni, inclusi i documenti collegati come ad esempio le ricevute di consegna al Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate

27 Giu 2014
Patrizia Saggini

avvocata, esperta di digitalizzazione della Pubblica Amministrazione

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Le Piccole e Medie Imprese sono in grado di gestire la Fattura Elettronica? Che reazione possono avere le PMI di fronte all’obbligo di adottare il tracciato FatturaPA? E’ il momento di porsi queste domande.

E’ vero che da un lato il nuovo formato di fattura può comportare dei vantaggi per le imprese, primo fra tutti minori tempi di pagamento da parte della PA, oltre che a minori costi di gestione delle fatture (diretti e indiretti) nel lungo periodo, che sarebbero ancora maggiori se collegati a semplificazioni di adempimenti fiscali nei confronti dell’Agenzia delle Entrate (es. comunicazione dei dati sullo spesometro).

Ma allo stesso tempo, ci sono anche alcune difficoltà iniziali, dovute soprattutto ai costi di integrazione dei propri software gestionali per produrre la fattura nel formato FatturaPA.

Ricordiamo che dal 6 giugno scorso qualsiasi impresa che deve presentare una fattura ad una Pubblica Amministrazione centrale deve farlo utilizzando il formato della “FatturaPA”, definito con il DM 55/2013: è un passaggio epocale, e infatti qualcuno ha parlato di E-day della Fattura Elettronica, come il D-day – 6 giugno 1944 – data dello sbarco in Normandia, che cambiò il destino della 2^ guerra mondiale; sarà questa una svolta per la digitalizzazione della PA e delle imprese?

Sembra che questa possa essere la volta buona, visto che, secondo notizie recenti, a settembre si potrebbe avere un’estensione della FE anche nei rapporti privati.

Facendo un’analisi del tessuto imprenditoriale italiano, emerge che è tradizionalmente costituito in maggioranza da PMI – imprese medio piccole – composte da pochi dipendenti, come risulta da una recente indagine del Politecnico di Milano fatta proprio riguardo alla diffusione della Fattura Elettronica; questi i numeri:

– 1,5 milioni che hanno da 2 a 9 addetti;

– 3,2 milioni di imprese individuali;

su un totale di circa 5 milioni di imprese presenti sul territorio.

Per questo motivo, già il DM 55/2013 prevedeva l’obbligo di porre in essere misure per agevolare le PMI nel percorso di adozione della FE; infatti CONSIP ha messo a disposizione delle imprese iscritte al MEPA – Mercato Elettronico della Pubblica Amministrazione – un servizio di emissione della Fattura Elettronica, che comprende anche la conservazione.

Inoltre nel sito dedicato alla Fattura PA è disponibile un servizio di validazione della Fattura emessa e di invio alla PA.

Per l’emissione della fattura si può utilizzare un’applicazione software rilasciata da LAit (l’azienda ICT della Regione Lazio) con licenza open source (EUPL), che consente di comporre una fattura secondo lo standard FatturaPA sia alle pubbliche amministrazioni che alle piccole e medie imprese.

In ogni caso le PMI debbono essere provviste di firma digitale, necessaria per sottoscrivere la FE, che nella maggior parte dei casi viene consegnata ad ogni impresa al momento dell’iscrizione al Registro Imprese.

Visto che la Fattura Elettronica è un documento digitale a tutti gli effetti, le fatture emesse dalle PMI – così come quelle ricevute dalle PA – debbono essere conservate a norma di quanto previsto dal recente DPCM 3/12/2013, che contiene le Regole tecniche per la conservazione; il che implica nominare un Responsabile della conservazione, utilizzare le infrastrutture di un ente accreditato e predisporre il Manuale della Conservazione.

La vera difficoltà risulta quindi essere la conservazione dei documenti digitali a norma di legge; infatti secondo quanto previsto dall’art. 2220 del Codice Civile, le fatture debbono essere conservate per un periodo di 10 anni, e con queste anche i documenti ad esse collegate, come ad esempio le ricevute di consegna a SDI (in quanto documenti inerenti alle fatture).

La necessità della conservazione è stata ripetuta anche da una recentissima Circolare dell’Agenzia delle Entrate (n. 18/E del 24/6/2014), che prendendo spunto dall’articolo 39, terzo comma, del D.P.R. n. 633 del 1972, afferma che:

· le fatture elettroniche sono conservate in modalità elettronica, in conformità alle disposizioni del decreto del Ministro dell’Economia e delle finanze adottato ai sensi dell’articolo 21, comma 5, del D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82, Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD);

· le fatture create in formato elettronico e quelle cartacee possono essere conservate elettronicamente.

Le fatture elettroniche emesse nei confronti della Pubblica Amministrazione debbono essere obbligatoriamente conservate elettronicamente: ciò vale tanto per l’emittente quanto per il destinatario della fattura che, implicitamente, è vincolato ad accettare il processo di fatturazione elettronica (ai sensi dell’articolo 1, comma 209, della legge n. 244 del 2007).

Nel caso della fattura emessa in formato PDF, comunque considerata Fattura Elettronica (seppure in formato non strutturato, come ad esempio quella scambiata tra imprese), il destinatario può decidere o meno di “accettare” tale processo: qualora non lo accetti ai fini fiscali, potrà materializzare il documento – garantendone la leggibilità – invece di stabilizzarne la prova informatica attraverso un processo di conservazione elettronica. Pertanto, la stampa e la conservazione analogica del documento ricevuto elettronicamente rappresentano un comportamento concludente per esprimere l’intenzione del destinatario di non accettare la fattura come “elettronica” (pur procedendo, viceversa, al suo pagamento e alla sua registrazione).

La stampa della fattura rappresenterà copia analogica di documento informatico ai sensi dell’articolo 23 del CAD.

In questo caso, il processo di trattamento della fattura elettronica non comporta un obbligo di simmetria tra emittente e destinatario della fattura, al fine di non creare vincoli alla diffusione della fatturazione elettronica: infatti, anche nel caso in cui il destinatario non accetti il documento elettronico, l’emittente può procedere all’integrazione del processo di fatturazione con quello di conservazione elettronica, trattando in modalità digitale il documento dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione.

Il soggetto passivo può scegliere di conservare la propria documentazione presso altro Stato, in questo caso dovrà:

· applicare le regole di tenuta e conservazione previste dalle disposizioni italiane;

· consentire all’Amministrazione finanziaria italiana di accedere ai documenti e acquisirli anche per via elettronica.

Oltre all’aspetto della conservazione, occorre anche tenere presente che l’emissione della FE deve garantire il rispetto delle prescrizioni contenute nel DM 23/1/2004 sulla conservazione dei documenti contabili, anche in questa fase in cui si è in attesa della pubblicazione di un nuovo testo di modifica, che prevede 3 semplificazioni:

– Eliminazione dell’obbligo di invio in conservazione delle fatture emesse entro 15 gg (che diventa 1 anno);

– Eliminazione dell’invio dell’impronta del documento;

– Semplificazione del pagamento del bollo sui documenti informatici (viene eliminato il pagamento anticipato, rimane solo il pagamento a consuntivo).

Ciò comporta che fino alla pubblicazione del nuovo decreto sulla Gazzetta Ufficiale, continuerà ad applicarsi il testo fino ad ora vigente, con un aggravio di adempimenti per le imprese.

Come si comporteranno tutte quelle PMI, soprattutto unipersonali, che non riusciranno ad adeguarsi al nuovo sistema o a sostenere i costi aggiuntivi che inevitabilmente ci saranno?

Infatti, al momento, non sono previste agevolazioni particolari nel caso di fatture di basso importo o di soggetti particolari, e l’emissione della FE è condizione necessaria per ottenere il pagamento da parte dell’Amministrazione.

In una prima fase si potrà arrivare anche ad una sorta di “selezione naturale” delle imprese che potranno svolgere prestazioni per le PA, per cui continueranno a fornire beni e servizi alle Amministrazioni solo quelle imprese che si sono organizzate per la digitalizzazione.

Dall’altro lato, ci potranno anche essere difficoltà per le Amministrazioni, soprattutto locali, per ottenere prestazioni che tradizionalmente vengono effettuate da piccoli artigiani del territorio, che magari offrono servizi non compresi nel MEPA, come ad esempio: riparazioni di autoveicoli, ferramenta, addobbi floreali, ecc.

Solitamente queste spese vengono gestire attraverso i fondi economali, espressamente previsti dal TU 267/2000 in particolare per gli enti locali, la cui gestione è già stata esclusa dall’obbligo della tracciabilità dall’art. 3 della L. 136/2010, poi confermato anche da una successiva determinazione dell’AVCP del 2011.

Quindi in questi casi, pur non avendo l’obbligo di indicare CIG o CUP – così come confermato peraltro dalla conversione in Legge del DL 66/2014 (art. 25) – rimane pur sempre l’obbligo di emettere una fattura conforme al tracciato della FatturaPA.

Certo è che l’obbligo della fattura elettronica può essere un volano per digitalizzare radicalmente il mondo delle imprese; da un recentissimo studio di Google è emerso che il 78% delle Pmi italiane possiede un computer, ma solo il 34% ha un proprio sito e solo 3 piccole e medie aziende su 10 utilizzano il commercio elettronico come canale addizione di vendita e acquisto.

Un ruolo chiave in questo contesto può essere sicuramente svolto dalle Associazioni di categoria (CNA, Confcommercio, ecc.), che potrebbero organizzare dei servizi di assistenza ai propri associati, sfruttando l’economia di scala, per risolvere il problema dell’emissione della FE e della conservazione dei documenti nello specifico, e più in generale, far crescere la cultura digitale nelle PMI.

Il modello vincente per la digitalizzazione è:

· utilizzare la rete e la diffusione della cultura digitale presso tutti gli attori interessati, anche attraverso intermediari incaricati con questo preciso obiettivo;

· incentivare l’utilizzo della fattura elettronica anche tra privati – oltre quella obbligatoria con le PA – garantendo la semplificazione di adempimenti tributari collegati;

· rivedere – da parte di tutti gli attori interessati, PA e Imprese – tutti i processi di acquisto che compongono il ciclo dell’ordine nell’ottica del documento digitale (dall’emissione dell’ordine e alla firma del contratto fino al pagamento).

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