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“Giustizia metropolitana” a Bologna: stato del progetto

Risultati e sviluppi applicativi del progetto “Giustizia metropolitana” del Comune di Bologna, nato nel 2015 nell’ambito del percorso di trasformazione digitale dei processi amministrativi dell’ente e che ha ricevuto il prestigioso “Premio Speciale per Impatto Sociale” del 2018 Digital 360 Awards

13 Set 2018
Castore Arata

Responsabile Ufficio Progetti Interistituzionali – Segreteria Generale Comune di Bologna

Pina Civitella

responsabile U.I. Servizi Applicativi Comune di Bologna

giustizia-metropolitana

Un “Sistema Giustizia” efficiente, che tutela i diritti fondamentali dell’individuo e assicura la certezza della pena, contribuisce a rafforzare la coesione sociale di una comunità umana e finisce per costituire un fattore non trascurabile di competitività e attrattività di un territorio.

Dalla condivisione di questi assunti, ha preso avvio il percorso del “Patto per la Giustizia” che, dal 2012 in poi, vede collaborare insieme enti pubblici, università, ordini professionali, associazioni di categoria, fondazioni bancarie dell’area metropolitana di Bologna.

Il progetto “Giustizia metropolitana”

In questo contesto, nel 2015, è nato il progetto “Giustizia metropolitana” promosso dal Comune di Bologna con l’intento di sfruttare, grazie ad una apposita dotazione di strumenti informatici, le opportunità offerte dal Processo Telematico, per rispondere alle esigenze di semplificazione ed efficienza espresse dai propri uffici e dai cittadini/utenti.

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Digital Transformation

L’iniziativa si inserisce nel complessivo percorso di trasformazione digitale dei processi amministrativi dell’ente, che rappresenta uno degli assi dell’Agenda Digitale locale.

Il suo particolare valore risiede nell’elevato livello di interoperabilità, attivato con gli uffici giudiziari e con altri enti pubblici, per gestire procedure complesse e flussi documentali in formato digitale e modalità telematica.

Nello specifico, attraverso il costante e proficuo dialogo con il Tribunale di Bologna, è stato possibile definire varie ipotesi di sviluppo dell’interazione fra uffici in diversi ambiti.

Come primo passo, il Comune di Bologna si è dotato di un Punto di Accesso (PdA) al Processo Civile Telematico (PCT), certificato dal Ministero della Giustizia secondo le regole definite nel DM 44 – 21 febbraio 2011, al cui utilizzo sono stati abilitati circa 80 operatori.

Il sistema di interoperabilità con gli Uffici Giudiziari basato sul Punto di Accesso è stato successivamente integrato con il sistema di gestione documentale del Comune di Bologna per rendere disponibili le funzionalità specifiche dell’ente: protocollazione, classificazione, fascicolazione e archiviazione.

I primi uffici ad usufruire di significativi vantaggi dalla soluzione messa a punto, sono stati quelli che si occupano di Tutele, curatele e amministrazioni di sostegno e quelli che curano la Riscossione crediti (attraverso procedure esecutive).

Queste unità organizzative, da maggio 2017, sono in grado di gestire il deposito di atti, la consultazione documentale e i pagamenti in modalità telematica con la cancelleria del Tribunale, con sensibili miglioramenti di efficienza operativa e risparmi di tempo di lavoro.

La gestione dematerializzata del TSO

Su questa piattaforma di base, erogata in modalità SaaS, è stata successivamente sviluppata la gestione completamente dematerializzata di uno specifico procedimento: il Trattamento Sanitario Obbligatorio in strutture ospedaliere.

Il progetto è partito a seguito della sottoscrizione di un’apposita convenzione, che ha visto il coinvolgimento, oltre che del Tribunale, anche dell’Azienda Unità Sanitaria Locale di Bologna, per lo scambio in tempo reale ed in sicurezza della documentazione in formato originale digitale, secondo gli standard di comunicazione dei dati sanitari.

Il procedimento amministrativo di gestione del TSO una volta analizzato in dettaglio in tutte le sue fasi di lavoro è stato disegnato sul motore di worflow Activity BPMN 2.0.

A partire da maggio 2017, data di entrata in esercizio della soluzione, la nuova procedura del TSO:

  • consente all’operatore di Polizia Municipale abilitato di gestire dal proprio ufficio l’intero flusso documentale, dalla ricezione dei certificati medici fino alla cessazione del TSO e all’archiviazione del fascicolo. Un sistema di deleghe reciproche fra tutti gli operatori, attivo sulla Piattaforma, permette, fino al momento dell’archiviazione definitiva del fascicolo, di condividere gli atti su cui si sta operando con tutti gli altri colleghi. In questo modo il flusso documentale può essere gestito con continuità e trasparenza anche nel caso di cambi di turno, assenze e sostituzioni, permettendo al contempo di monitorare l’andamento delle comunicazioni verso tutti gli altri attori coinvolti (Assessori, AUSL, Tribunale);
  • viene azzerato lo spostamento di pattuglie per movimentare documentazione cartacea. L’assessore delegato riceve l’ordinanza in formato digitale (corredata della documentazione sanitaria) sullo smartphone di servizio, può visualizzarla e procedere alla firma in modalità digitale remota. La struttura sanitaria dell’AUSL riceve l’ordinanza per via telematica in tempo reale, procede al ricovero e rilascia un attestato di presa in carico del paziente. Entro le 48 ore successive la Polizia Municipale provvede al deposito degli atti in cancelleria del Tribunale, che, a sua volta, ha ulteriori 48 ore per trasferire la documentazione al Giudice tutelare, ricevere da quest’ultimo il decreto di convalida e trasmetterlo, sempre e unicamente con modalità telematica, alla Polizia Municipale.

I risultati

I risultati che si ottengono con l’utilizzo di questa applicazione sono particolarmente significativi:

  • vengono ottimizzati i tempi per la sottoscrizione dell’ordinanza sindacale, senza più spostamenti fisici di operatori della Polizia Municipale, che possono così intervenire con maggiore tempestività, garantendo condizioni di maggiore sicurezza per il paziente da ricoverare;
  • viene ottimizzato l’impiego di personale comunale per i depositi o il ritiro di atti in cancelleria del Tribunale (gestione completamente telematizzata);
  • la produzione di atti “nativi-digitali” e la loro conseguente gestione dematerializzata genera risparmi di spesa per la movimentazione di documenti (la protocollazione avviene in automatico con l’integrazione del sistema di protocollazione del Comune) e di archiviazione (le comunicazioni via Pec tra uffici comunali e Tribunale sono gestire in maniera trasparente dal sistema documentale del Comune).

Dall’avvio a regime ad oggi, la Polizia Municipale di Bologna ha gestito circa 270 TSO (con circa 400 depositi di atti): il numero di TSO gestiti con la nuova procedura digitale e telematica si aggira, ad oggi, attorno al 90% (rispetto al 63% dei giorni di avvio della procedura).

A seguito della positiva esperienza della procedura del TSO sono stati individuati ulteriori procedimenti da dematerializzare, come l’Accertamento Sanitario Obbligatorio (ASO) e il Trattamento Sanitario Obbligatorio extra ospedaliero, che attualmente sono in corso di digitalizzazione.

Gli sviluppi applicativi

Sono poi previsti sviluppi di applicativi in campi specifici quali:

  • l’Anagrafe della popolazione, relativamente alle procedure di separazioni e divorzi. In questo caso, la piattaforma potrebbe essere applicata per automatizzare i passaggi obbligatori di informazioni di ciascun fascicolo dall’ufficio specifico del Comune di Bologna alla I° Sezione Civile del Tribunale;
  • i procedimenti avverso sanzioni amministrative, con l’obiettivo di realizzare procedure digitali che consentano il monitoraggio e la gestione dei ricorsi attraverso il colloquio tra i sistemi informatici di Comune, Prefettura e Ufficio del Giudice di pace;
  • i servizi di assistenza al cittadino/utente in materia di informazione, consulenza orientativa e deposito telematico di atti relativi alla cosiddetta “Volontaria Giurisdizione”, come le procedure di attivazione e gestione di amministrazioni di sostegno (Sportello di Prossimità).

Il progetto “Giustizia Metropolitana” rappresenta un’esperienza particolarmente innovativa e unica nel suo genere:

  • sono state sperimentate forme di collaborazione interistituzionale di successo;
  • sono stati avviati processi di miglioramento e innovazione organizzativa che interessato gli uffici interni degli enti coinvolti e i servizi erogati ai cittadini/utenti;
  • sono stati conseguiti risparmi di tempo e risorse pubbliche.

La disponibilità di “buone pratiche” che questo progetto propone, ha indotto la Regione Emilia- Romagna a promuovere e finanziare un’iniziativa che punta a renderle pienamente fruibili dall’intero sistema regionale delle autonomie, un’operazione che troverà a breve una prima applicazione sperimentale a partire dalla Città metropolitana di Bologna.

I risultati descritti, raggiunti dal progetto “Giustizia metropolitana” hanno portato al conseguimento di vari riconoscimenti, tra cui il prestigioso “Premio Speciale per Impatto Sociale” del 2018 Digital 360 Awards.

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