la ricerca

Lo switch off digitale nella PA: tra casi di eccellenza e forti difficoltà

L’esperienza dei Comuni che hanno già avviato progetti di digitalizzazione dei servizi può essere una leva importante per promuovere il cambiamento anche in quelli che, per diversi motivi, stanno incontrando difficoltà. Ecco i casi di successo raccolti nella Ricerca dell’Osservatorio Agenda Digitale del Polimi

04 Feb 2019
Michele Benedetti

Direttore Osservatorio Digitale Politecnico di Milano

Irene Vanini

Politecnico di Milano

impresa digitale

Sono molti i Comuni in difficoltà di fronte alla transizione digitale piena e completa. Questo nonostante già diversi Enti locali si stiano progressivamente attivando per “spegnere” l’erogazione dei servizi in modalità tradizionale e passare alla modalità digitale. 

Quelli piccoli più di tutti hanno problemi, ma non solo loro. Difficoltà che, col passare del tempo, rischiano di alimentare nuovi divari. La recente proroga di un anno per gli obblighi PagoPA (spostati al 31 dicembre 2019 con il DL Semplificazione) la dice lunga sulla situazione.

Con l’obiettivo di accompagnare e accelerare le iniziative di digitalizzazione degli Enti locali, l’Osservatorio Agenda Digitale della School of Management del Politecnico di Milano ha deciso di avviare un filone di ricerca dedicato allo switch-off con l’obiettivo di identificare le criticità e le leve di cambiamento che caratterizzano la transizione dei servizi al digitale, al fine di produrre raccomandazioni per accelerare e diffondere queste iniziative.

Switch-off: progetti e difficoltà

Chiariamo innanzitutto il significato del termine switch-off, letteralmente “spegnimento”, con cui l’Osservatorio Agenda Digitale della School of Management del Politecnico di Milano ha scelto di indicare il fenomeno che si verifica quando una Pubblica Amministrazione smette di erogare un servizio in modalità tradizionale a favore di una sua gestione attraverso i soli canali digitali.

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Questo “spegnimento” implica la strutturazione di un adeguato progetto di cambiamento che è fondamentale nel determinare il successo o l’insuccesso dell’iniziativa.

L’indagine qualitativa condotta dall’Osservatorio nell’autunno 2018 su 163 Comuni italiani rileva un significativo potenziale margine di miglioramento per le PA del Paese, sebbene evidenzi anche che esistono diversi Enti, soprattutto al di sopra dei 15.000 abitanti, che stanno progressivamente inserendo questa tipologia di iniziative nella propria agenda.

L’88% dei rispondenti dichiara di non aver effettuato lo switch-off su alcun servizio erogato, un dato che sale al 96% se si prendono in considerazione gli Enti di piccole dimensioni (meno 5.000 abitanti). D’altra parte, il 21% dichiara di voler avviare progetti di switch-off nell’arco del 2019, valore che sale al 33% se si considerano i rispondenti al di sopra dei 15.000 abitanti.

Le difficoltà non riguardano soltanto i Comuni molto piccoli ma sono senz’altro quelli che fanno più fatica ad avviare iniziative di digitalizzazione. Infatti, se il 47% degli Enti del campione che non ha effettuato lo switch-off non ha nemmeno alcun servizio online, la percentuale dei Comuni al di sopra dei 15.000 abitanti che si trova in questa situazione precipita al 6%. Si evidenzia quindi una diversa propensione e capacità di gestire queste iniziative che, se lasciate come ora alla libera iniziativa degli Enti, rischiano di creare divari significativi nel prossimo futuro.

Criticità e leve di cambiamento per lo switch-off: la ricerca

In questo quadro e da un esercizio di quantificazione dei potenziali benefici conseguibili grazie alla digitalizzazione dei processi della PA (si veda l’analisi svolta su pagoPA), si inserisce il filone di ricerca dedicato allo switch-off.

A questo riguardo, oltre al report scaricabile gratuitamente dal sito degli Osservatori, è stato anche aperto uno spazio di discussione sul sito forum.italia.it per condividere i risultati sino ad ora conseguiti e ulteriormente arricchirli con il contributo di chi ha già avuto modo di cimentarsi in questa tipologia di iniziative.

In particolare, le analisi condotte dal gruppo di ricerca trovano origine nell’intuizione di partire dall’erogazione dei servizi così come è e tracciare le coordinate di come dovrebbe essere qualora l’intenzione dell’Amministrazione fosse quella di passare a un’erogazione esclusivamente digitale.

In questo senso, tanto la valenza e l’applicabilità di questi primi risultati, quanto il portato normativo sono circoscritti ma soprattutto rivolti ai Comuni, depositari del più immediato legame dell’Amministrazione con la cittadinanza. È opportuno a questo punto chiarire che lo studio del 2018 si è concentrato sui progetti e non sui processi di trasformazione digitale della PA, analizzando quindi le modalità di gestione dello switch-off di uno o di un numero limitato di servizi e tralasciando l’analisi di quanto sarebbe invece necessario attuare per una gestione olistica delle iniziative di innovazione all’interno di un Ente pubblico.

Lo studio di questi processi alla ricerca di elementi caratterizzanti le esperienze di Comuni che hanno avviato, hanno provato o vorrebbero avviare iniziative di switch-off si è svolto grazie alla collaborazione e disponibilità di diverse realtà locali, in particolare i Comuni di: Bari, Campi Bisenzio, Corsico, Firenze, Gallarate, Gattinara, Milano, Novara, Pavia, Ripalta Cremasca. E’ stato così possibile elaborare studi di caso, pratiche di successo che possono essere condivise con un’ampia platea di Amministrazioni.

I progetti di digitalizzazione esaminati

In particolare, il Comune di Milano ha operato la completa digitalizzazione della procedura di partecipazione al bando per il reclutamento di circa 20 unità di polizia locale (a fronte di 15.000 candidature), dall’iscrizione al concorso alla registrazione il giorno dell’esame. Questa iniziativa di switch-off si è svolta con particolare attenzione alle esigenze dell’utenza e in tempi brevissimi, grazie alla scelta di appoggiarsi a una soluzione SaaS.

Del Comune di Firenze si è studiato il processo di digitalizzazione completa della presa in carico del bambino, a partire dall’iscrizione ai nidi e alle scuole dell’infanzia comunali e statali, messa in atto dall’anno scolastico 2015/16, il cui successo è dovuto al coordinamento degli uffici coinvolti e al piano di comunicazione.

Anche Ripalta Cremasca (circa 3.400 abitanti, provincia di Cremona) ha digitalizzato la presa in carico dei giovani cittadini, in particolare introducendo pagoPA per il pagamento del servizio mensa, rilevando l’importanza della collaborazione con i fornitori e dell’attenzione alle esigenze della cittadinanza.

Infine, l’Osservatorio ha analizzato la digitalizzazione del mondo dei servizi scolastici (iscrizione, trasporto, mensa) di Campi Bisenzio (circa 47.000 abitanti, situato tra Firenze e Prato) con attenzione alla “storia” dell’introduzione del digitale, conclusasi nel passaggio alla piattaforma comunale che raccoglie tutti i servizi online. L’accento di Campi Bisenzio è sull’idea che il progresso verso la digitalizzazione richieda progettualità, debba essere irreversibile e contemplare sempre un impegno a vincere eventuali resistenze.

I risultati della ricerca

Corroborata dalle esperienze dei Comuni coinvolti e nell’ottica di restituire ai territori raccomandazioni utili, la Ricerca ha portato alla stesura di due documenti dedicati alle Amministrazioni locali: un framework teorico e un vademecum operativo.

Il framework è un modello sperimentale descrittivo che definisce elementi di contesto e leve di cambiamento attivabili in un’iniziativa di switch-off. Il framework agevola gli amministratori nella lettura delle diverse fasi di un’iniziativa di switch-off e sistematizza gli strumenti a disposizione dell’ente per promuovere, gestire e consolidare il cambiamento.

Il vademecum raccoglie gli imperativi dello switch-off: è una guida che contiene e categorizza le attenzioni da osservare per l’avvio, sviluppo e gestione del cambiamento che conduce allo switch-off.

L’impegno del 2018 è stato solo l’inizio di un confronto fruttuoso con chi quotidianamente vive le problematiche e le sfide dell’amministrazione locale, che ha già dato impulso all’integrazione, correzione e raffinamento dei due documenti, affinché diventino una bussola affidabile per gli Enti che vorranno innovarsi.

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