Posso inviare le fatture come Xml + Pdf e poi conservarle su carta?

19 Apr 2016
Umberto Zanini

Responsabile Area tecnico-normativa dell’Osservatorio Digital B2b

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Domanda

Abbiamo fatto un accordo con un nostro cliente (non PA) a trasmettere per email @PEC fatture elettroniche in formato XML secondo lo standard PA
Considerato che il loro sistema informativo è di tipo ERP (SAP garantisce l’integrità del processo) l’azienda cliente con cui abbiamo fatto l’accordo ci ha riferito che non è necessario emettere i file XML firmate digitalmente.
Mi conferma che le suddette fatture elettroniche non firmate digitalmente sono comunque valide?
Non essendo una PA posso inviare le fatture in formato XML + PDF in modo da evitare l’obbligo di conservazione sostitutiva?
grazie

FF

Risposta

L’art.21 del DPR 26 ottobre 1972 n.633 richiede che le fatture devono garantire l’autenticità dell’origine, nel senso che il fornitore/prestatore di beni/servizi deve essere certo,  l’integrità del contenuto, e cioè che i dati e le informazioni contenute nella fattura non vengano alterati, e la leggibilità e quindi che la fattura deve essere resa leggibile per l’uomo.

Le suddette garanzie possono essere assicurate tramite la firma digitale, che opera a livello di singolo documento informatico ed è chiaramente indipendente dalla modalità di trasmissione che si è adottato (e.g. email, PEC, DVD, etc), tramite sistemi di trasmissione EDI, che opera a livello di trasmissione dati in formato elaborabile (e.g. TXT, XML), oppure tramite i cosiddetti sistemi di controllo di gestione, che operano a livello di processo e sono in grado di garantire un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione di beni (o prestazione di servizi) ad essa riferibile.

I soggetti passivi d’imposta sono quindi liberi nel decidere quale modalità adottare per assicurare le suddette garanzie di Autenticità, Integrità e Leggibilità (AIL), ma soprattutto, così come riportato nella Circolare dell’Agenzia delle Entrate n.18 del 24 giugno 2014, vi è un principio di asimmetria tra modalità adottata dall’emittente nel garantire l’AIL e modalità adottata dal destinatario. Ciò consente, per esempio, al mittente di poter trasmettere tramite email le fatture in formato PDF senza firma digitale e poi stamparle su carta ed adottare così una conservazione cartacea, ed al destinatario, che impiega un sistema ERP in grado di garantire un valido e robusto controllo di gestione, di poter garantire l’AIL delle fatture ricevute in formato PDF senza firma digitale, e conservarle così in formato  digitale.

Va rilevato che chiaramente non basta avere SAP per garantire l’AIL (oppure altri sistemi ERP quali Microsoft Dynamics, Oracle, etc), dato che dipende da come il suddetto sistema è stato settato (i.e. impostato e predisposto) e comunque va ricordato che a norma della Circolare n.18/E del 24 giugno 2014: “Ciò significa che non deve essere conservata solo la fattura, ma – per lo stesso periodo – anche tutta la documentazione che ne garantisce l’autenticità e l’integrità. Questa documentazione comprende, ad esempio:

• le registrazioni di business interne create durante il processo di fatturazione: contratti, ordini ai fornitori, documento di trasporto (DDT) di vendita, avviso di spedizione merce ai clienti, notifica di ricezione ai fornitori ecc.;

• documentazione esterna ricevuta durante il processo di fatturazione: ordini dei clienti, DDT di acquisto, avviso di spedizione merce dai fornitori, notifica di ricezione merce dai clienti,  documentazione bancaria ecc.;

• dati principali di business storicizzati;

• prove dei controlli effettuati per verificare la qualità dei dati.”

In definitiva quindi, è possibile trasmettere tramite email ai clienti fatture in formato PDF (o XML) senza alcuna firma digitale e poi conservarle su carta, mentre per il cliente, se ha un sistema ERP in grado di poter garantire l’AIL tramite i sistemi di controllo di gestione,  conservare in digitale le fatture pervenute oltre naturalmente a tutta la documentazione necessaria a comprovare l’AIL (i.e. registrazioni di business interne, documentazione esterna ricevuta, prove dei controlli effettuati, etc).

Per porre domande a Umberto Zanini sul tema “Fatturazione Elettronica e Conservazione Digitale” è possibile inviare le proprie domande a: esperto@agendadigitale.eu

In particolare per i temi di FatturaPA, per interagire con un più ampio pool di esperti, la piattaforma da utilizzare è RispondiPA di FPA.

Umberto Zanini, dottore commercialista e revisore legale, Chartered Accountant in England and Wales. E’ dal 2006 Responsabile delle attività di ricerca dell’area tecnico-normativa dell’Osservatorio “Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione” della School of  Management del Politecnico di Milano, e partecipa ai lavori degli Osservatori “Professionisti & Innovazione digitale” e “Supply Chain Finance”.

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