Separo la numerazione, se emetto fatture elettroniche e cartacee?

20 Lug 2016
Umberto Zanini

Responsabile Area tecnico-normativa dell’Osservatorio Digital B2b

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Domanda

Dr Zanini, Le chiedevo se è ancora valido il principio che se conservo alcune fatture emesse in digitale ed altre su carta, è necessario avere due diverse numerazioni progressive delle fatture emesse.

Avendo come clienti la pubblica amministrazione e privati, la nostra azienda ha due distinti sezionali, di cui uno riferito alle fatture elettroniche emesse alla pubblica amministrazione in formato XML e conservate in formato digitale, e l’altro riferito alle fatture emesse ai restanti clienti e conservate su carta.

E’ una procedura corretta oppure ritiene si possa adottare una sola numerazione progressiva?

Grazie

Stefano U.

Risposta

L’art.3 del precedente Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze 23 gennaio 2004, prevedeva che i documenti informatici rilevanti ai fini fiscali “ sono memorizzati su qualsiasi supporto di cui sia garantita la leggibilità nel tempo, purché sia assicurato l’ordine cronologico e non vi sia soluzione di continuità per ciascun periodo d’imposta”, mentre la Circolare n.36/E del 6 dicembre 2006 riportava testualmente che “Tuttavia, ove il contribuente intenda adottare la conservazione elettronica delle sole fatture elettroniche, è consentita la conservazione con le modalità tradizionali delle fatture in formato analogico a condizione che le stesse siano annotate in un apposito registro sezionale e numerate progressivamente con una distinta serie numerica in ordine cronologico, senza soluzione di continuità per periodo di imposta”.

Per porre domande a Umberto Zanini sul tema “Fatturazione Elettronica e Conservazione Digitale” è possibile inviare le proprie domande a: esperto@agendadigitale.eu

In particolare per i temi di FatturaPA, per interagire con un più ampio pool di esperti, la piattaforma da utilizzare è RispondiPA di FPA.

Umberto Zanini, dottore commercialista e revisore legale, Chartered Accountant in England and Wales. E’ dal 2006 Responsabile delle attività di ricerca dell’area tecnico-normativa dell’Osservatorio “Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione” della School of Management del Politecnico di Milano, e partecipa ai lavori degli Osservatori “Professionisti & Innovazione digitale” e “Supply Chain Finance”.

L’attuale Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze 17 giugno 2014, che dal 27 giugno 2014 ha sostituito il DMEF 23 gennaio 2004, non riporta quanto contenuto nel precedente DMEF, ma all’art. 3 primo comma si limita a stabilire che i documenti informatici devono essere conservati in modo tale che “siano rispettate le norme del codice civile, le disposizioni del codice dell’amministrazione digitale e delle relative regole tecniche e le altre norme tributarie riguardanti la corretta tenuta della contabilità”.

Con riguardo in particolare alle norme del codice civile, è certamente utile ricordare l’art.2219 ove testualmente riporta che “Tutte le scritture devono essere tenute secondo le norme di un’ordinata contabilità, senza spazi in bianco, senza interlinee e senza trasporti in margine. Non vi si possono fare abrasioni e, se è necessaria qualche cancellazione, questa deve eseguirsi in modo che le parole cancellate siano leggibili”.

Il principio di “ordinata contabilità”, sebbene possa essere interpretato in senso restrittivo e cioè “ordine” all’interno delle singole scritture contabili, in realtà deve essere inteso in senso più ampio e quindi “ordine” all’interno dell’intera contabilità, intesa quest’ultima come insieme di registrazioni contabili redatte su più scritture contabili tra loro ordinatamente coordinate.

In sostanza quindi, vale ancora quanto riportato nella Circolare n.36/E del 6 dicembre 2006, e se un’azienda emette fatture elettroniche in formato XML alla pubblica amministrazione che devono essere obbligatoriamente conservate in digitale, e fatture cartacee ai restanti clienti, è necessario istituire due distinti sezionali aventi diverse serie progressive di numerazioni, per esempio sezionale “Digitale” (fattura di vendita n.1, 2, 3, etc), e sezionale “Cartaceo” (fattura di vendita n.1, 2, 3, etc).

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