Smart working nella PA? Ecco perché può diventare norma, non eccezione - Agenda Digitale

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Smart working nella PA? Ecco perché può diventare norma, non eccezione

Le possibilità di trasformazione in chiave digitale del lavoro pubblico sono reali e alla portata di questo Paese: lo ha dimostrato l’esperienza dei mesi del lockdown. Non ci sono problemi di vincolo finanziario, di infrastrutture, né di skill. Il vero elemento critico è la resistenza al cambiamento

07 Set 2021
Renzo Turatto

Oecd Leeds*

L’ora X che in tanti aspettavano sembra arrivata: se le indiscrezioni troveranno conferma il 23 settembre il governo approverà una norma per il rientro in ufficio dei dipendenti pubblici.

Inserita tra gli aggiustamenti al decreto Green Pass, la norma tornerebbe a sancire che, di regola, il lavoro pubblico richiede la presenza sul posto di lavoro.

Nei fatti viene dunque ripristinato il quadro regolatorio in essere fino all’emergenza Covid. Mentre fino a ora per effetto del decreto proroghe (Dl 56/2021), che pur aveva cancellato le percentuali minime di smart working del 60% introdotte nei primi mesi della pandemia, le amministrazioni potevano fare ricorso al lavoro agile a condizione che «l’erogazione dei servizi rivolti a cittadini e imprese avvenga con regolarità, continuità ed efficienza», con il nuovo decreto saranno i dirigenti degli uffici ad assumersi la responsabilità di ricorrere al lavoro agile, stabilendo quando, e con quali modalità, ciò sarà possibile.

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Di fatto, dunque, nel giro di poche settimane la lunga parentesi del “digitale d’emergenza” imposto a tutti gli uffici pubblici dovrebbe finire, mentre dovrebbe prendere avvio una fase di ripristino progressivo della normale operatività degli uffici, recuperando – speriamo in fretta – i notevoli arretrati accumulatisi in questi mesi.

Si tratta di un passo fondamentale che sancisce come l’emergenza sanitaria sia stata superata e sia possibile un ritorno alla normalità (sia pur con qualche limitazione) anche da parte delle istituzioni che sovraintendono al nostro vivere collettivo.

Verso un new normal per la PA

Ciò che è successo in questi mesi nelle pubbliche amministrazioni grazie all’esperienza del lavoro agile non può tuttavia essere considerato come uno sfortunato “accidente” da raccontare alle future generazioni.

Infatti, oltre a garantire comunque una capacità di risposta alla richiesta di servizi da parte dei cittadini, il repentino ripensamento organizzativo imposto dalle norme sul distanziamento sociale ha dato anche la possibilità di sottoporre il sistema pubblico nazionale a uno stress test di tipo organizzativo (fortunatamente) senza uguali.

Non esistono oggi dati tali da permettere un’analisi di questa esperienza.

Alcuni casi di studio e alcune indagini mirate offrono tuttavia la possibilità di guardare da un altro punto prospettico alla possibilità di un new normal della PA in cui il lavoro agile diventa norma invece che essere eccezione.

Il numero di dipendenti coinvolti nell’esperienza smart working

Il primo elemento a cui porre attenzione è il numero di dipendenti coinvolti nell’esperienza di lavoro agile. Nel 2020 il 58% dei dipendenti pubblici ha svolto le proprie funzioni in questa modalità: una cifra inimmaginabile a priori che per forza di cose porta a riconsiderare molte analisi sviluppate negli anni passati.

Sebbene la macchina pubblica di questo Paese soffra di inerzie, incapacità di adattamento, resistenze all’innovazione queste non hanno pregiudicato la sua capacità di dare risposta alle esigenze di cambiamento. Nel giro di poche settimane dall’inizio dell’emergenza le pubbliche amministrazioni hanno distribuito PC portatiti ai loro dipendenti, hanno potenziato gli apparati di comunicazione, hanno predisposto sistemi di accesso sicuro ai loro dati e alle loro applicazioni, hanno predisposto sistemi software di collaborazione e comunicazione, hanno modificato i modelli organizzativi. Parallelamente si sono modificati i comportamenti di milioni di dipendenti pubblici, i quali hanno dovuto apprendere, e adattarsi, alle nuove modalità di esecuzione delle attività loro assegnate.

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Le difficoltà

Certo, una trasformazione tanto radicale e tanto estesa non poteva non incappare in alcune difficoltà.

Le problematiche tecnologiche

I dati sull’Osservatorio sulla Digital Transformation del Politecnico di Milano indicano come primo elemento di criticità le problematiche di tipo tecnologico, così come emerge del resto anche dalle analisi sulla Didattica a Distanza. È un dato di fatto sperimentato da tutti coloro che in questi mesi hanno avuto esperienza di lavoro agile: per lavorare a distanza servono sistemi informativi adeguati e, soprattutto, serve di una rete di telecomunicazioni che funzioni e dia la possibilità a tutti – e da qualsiasi territorio – di accedere in modo abbastanza veloce.

Le difficoltà di coordinamento

Il secondo elemento di criticità segnalato è quello – di natura prettamente organizzativa – derivante dalle difficoltà di coordinamento e di modulazione dei carichi di lavoro in modalità agile. In questi mesi, oltre ai vantaggi del digitale, tutti coloro che hanno lavorato “in remoto” hanno avuto evidenza di come non sia semplice usare questa comunicazione per attività di coordinamento che richiedono fine tuning di gruppo. Ciò non significa che sia impossibile farlo. Nel caso però servono metodologie, strumenti, skills specifici. Soprattutto però serve un sistema di regolazione delle prestazioni di lavoro che sia in grado di dettare regole ad hoc per queste prestazioni.

L’equilibrio tra lavoro e vita privata

Il terzo elemento da tenere presente è quello del work-life balance. In un sistema organizzato in modo tradizionale la separazione fisica casa-lavoro aiuta a tenere separati questi due momenti della vita. Non così invece nel caso del lavoro agile, dove con le tecnologie digitali il luogo di lavoro coincide con quello di residenza. La possibilità di sovrapposizione e di interferenza tra le due fasi rappresenta un elemento di rischio che può avere forti ripercussioni sia sulla produttività del lavoro sia sul well being del lavoratore. Qui, ovviamente, c’è di un problema di regolazione: le regole in essere, basate sul fatto che il lavoro è prestato in quanto svolto nel luogo di lavoro, non bastano: servono nuove regole pensate per un lavoro che è avulso da dove viene prestato.

Il nodo delle competenze

C’è infine il tema delle competenze. Per poco meno di un terzo dei dipendenti pubblici che in questi mesi hanno sperimentato il lavoro agile la mancanza di skill adeguate ha costituito un fattore di criticità. Considerato che l’età media dei dipendenti pubblici di questo Paese è di 51 anni, il dato stupisce relativamente poco. Tutto questo, oltre che sull’esigenza di una politica formativa dei dipendenti pubblici pone l’accento sul tema del ricambio generazionale e sull’importanza che, da subito, siano messe in atto politiche e strumenti in grado di assicurare l’immissione nei ruoli pubblici di giovani leve preparate, motivate, aperte all’innovazione, consapevoli del delicato ruolo a loro affidato.

Conclusioni

Ciò che è successo nei mesi passati dimostra nei fatti che le possibilità di trasformazione in chiave digitale del lavoro pubblico sono reali e alla portata di questo Paese. Non ci sono problemi di vincolo finanziario, di infrastrutture, oppure di skill. Il vero elemento critico alla digitalizzazione del Paese è la resistenza al cambiamento di gran parte degli attori coinvolti da questa trasformazione, resistenza che con il Covid è venuta meno facendo diventare immediatamente realtà ciò che fino a poco tempo prima pareva non attuabile.

Sta dunque a noi, a chi ci rappresenta, alle nostre istituzioni fare in modo che queste resistenze vengano meno trasformando in un new normal organico la straordinaria, per quanto migliorabile, esperienza maturata in questi ultimi venti mesi.

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