Innovazione

Come cambia il settore degli eventi con l’IA



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L’intelligenza artificiale si sta affermando come un protagonista nel settore dell’intrattenimento e dell’organizzazione di eventi. Dalla fase di progettazione all’esperienza dei partecipanti, l’IA offre un’ampia gamma di possibilità per migliorare e semplificare le operazioni

Pubblicato il 6 nov 2023

Antonio Lazzaro

CEO di Venticento



eventi

La rivoluzione introdotta nella vita quotidiana dall’intelligenza artificiale sta rapidamente trasformando anche l’industria dell’intrattenimento in tutte le sue declinazioni e, in particolar modo, l’organizzazione di eventi.

L’impatto dell’IA in questo ambito è sempre più significativo grazie alle innumerevoli opportunità offerte dalla tecnologia per migliorare l’esperienza degli ospiti e semplificare le operazioni di pianificazione e organizzazione. Sono diversi gli aspetti coinvolti, a partire dalla fase di pianificazione sino all’esperienza di fruizione nel corso dell’evento stesso.

Promozione e coinvolgimento del pubblico pre-evento

Nella delicata fase di  promozione e coinvolgimento dei partecipanti prima dell’evento stesso, l’AI può creare strategie di marketing altamente mirate, utilizzando analisi dei dati per identificare potenziali partecipanti e interagire con loro in modo personalizzato. Chatbot e assistenti virtuali alimentati dall’AI possono rispondere alle domande dei potenziali partecipanti e fornire informazioni dettagliate sull’evento, contribuendo a generare entusiasmo e interesse. Per esempio, l’AI può analizzare i dati sui social media per misurare il possibile interesse intorno all’evento e apportare modifiche alla strategia di marketing in tempo reale per massimizzare la partecipazione. Questo coinvolgimento anticipato può contribuire significativamente al successo complessivo dell’evento.

Segmentazione avanzata degli ospiti per esperienze su misura

Uno dei campi di applicazione più promettenti dell’AI nell’ambito degli eventi è legata alla profilazione dei target di partecipanti: grazie alla raccolta di dati dettagliati su preferenze, interessi e comportamento dei partecipanti, i sistemi di AI possono generare profili individuali estremamente precisi. Basandosi poi su questi profili, possono fornire modelli di comportamento del pubblico partecipante in base ai quali selezionare location, possibilità di incontri, lista degli sponsor e dei partner.

Supporto al processo creativo

L’AI è uno strumento utilissimo per facilitare il processo creativo alla base dell’organizzazione di un evento. I sistemi generativi di deep learning, ad esempio, possono progettare allestimenti personalizzati, materiali grafici originali e brevi attività di intrattenimento sulla base del tema e dello stile desiderati. Per un evento aziendale, l’AI potrebbe ideare una serie di punti esperienziali che comunicano i valori del brand in modo coinvolgente, supportati da scenografie e grafiche apposite. I team creativi possono utilizzare l’AI come fonte di ispirazione creativa, da cui attingere per offrire soluzioni inaspettate agli ospiti.

Pianificazione e organizzazione di grandi eventi

La gestione di un evento di massa è molto sfidante e la tecnologia può essere una risorsa importante per facilitare il processo: i chatbot possono fornire informazioni agli ospiti e rispondere alle loro domande nei mesi precedenti l’evento, riducendo notevolmente il carico di lavoro del servizio clienti, mentre i sistemi di scheduling automatizzato possono invece ottimizzare orari ed espositori per massimizzare i flussi di traffico e le opportunità di networking. Il supporto continua anche durante l’evento:  l’AI può infatti, ad esempio, aiutare a  monitorare i flussi di partecipanti in tempo reale per rilevare e affrontare rapidamente eventuali criticità, assicurandosi che gli spazi non siano sovraffollati e che tutte le attività avvengano nelle tempistiche programmate.  Questo ultimo aspetto di monitoraggio si rivela strategico specialmente per quanto concerne la gestione della sicurezza durante lo svolgimento dell’evento: in caso di situazioni anomale o potenziali minacce, l’AI attiva sistemi di allarme e notificare rapidamente il personale di sicurezza per affrontare la situazione in modo tempestivo ed efficace, contribuendo a garantire la sicurezza degli ospiti, degli espositori e del personale dell’evento.

Gestione delle risorse logistiche

Un altro impatto cruciale dell’intelligenza artificiale nell’organizzazione degli eventi è la gestione delle risorse logistiche. L’AI consente di ottimizzare la pianificazione dei trasporti, la gestione dell’inventario e la distribuzione delle risorse durante l’evento: ad esempio, algoritmi avanzati possono pianificare le rotte più efficienti per il trasporto di materiale e attrezzature, minimizzando i tempi di inattività e i costi. Inoltre, l’AI abilita il monitoraggio in tempo reale dell’utilizzo delle risorse e permette di prevedere quando è necessario riorganizzare le risorse in base alle esigenze emerse dell’evento

Questa gestione ottimizzata delle risorse logistiche non solo aiuta a ridurre gli sprechi e i costi operativi, ma assicura anche che tutto sia pronto e disponibile in modo tempestivo per garantire il successo dell’evento.

Spettacolarizzazione dell’evento e coinvolgimento del pubblico

Anche dal lato di costruzione dell’esperienza del pubblico l’AI si rivela una preziosa risorsa:  può essere utilizzata per progettare attività di intrattenimento interattive, che stimolino gli ospiti a partecipare attivamente all’evento. Casi recenti sono ad esempio l’utilizzo durante alcuni festival musicali, in cui l’IA è stata usata per creare esperienze personalizzate, sfruttando dati raccolti attraverso braccialetti con tecnologia RFID per identificare le preferenze musicali, alimentari e di intrattenimento degli ospiti. Altri esempi vengono dal mondo dello sport, dove l’AI è stata utilizzata per  creare una telecamera virtuale che segue i movimenti dei giocatori in tempo reale, dando ai telespettatori una vista più dettagliata del gioco, o in alternativa, per creare dei video in tempo reale delle partite utilizzando le immagini delle telecamere fisse, fornendo un’esperienza più coinvolgente per gli spettatori a casa.

Analisi dei feedback post-evento e processo di miglioramento continuo

Utilizzando l’AI, gli organizzatori di eventi possono ottenere una comprensione più profonda di cosa ha funzionato e cosa può essere migliorato in futuro. Gli strumenti di analisi basati sull’intelligenza artificiale sono in grado di esaminare in dettaglio i dati raccolti durante l’evento, che includono sondaggi, recensioni sui social media e interazioni online. Questa analisi approfondita consente di valutare la soddisfazione degli ospiti, identificare tendenze emergenti e rilevare eventuali criticità, favorendo la progettazione degli eventi futuri, consentendo di adattare le strategie, ottimizzare le operazioni e implementare miglioramenti mirati. Ciò supporta la creazione di un ciclo virtuoso, in cui ogni evento successivo beneficia dell’esperienza acquisita in precedenza.

Conclusioni

Questi sono solo alcuni esempi di campi d’applicazione. La verità è che le possibilità di utilizzo dell’IA nel settore sono virtualmente illimitate: la tecnologia continua a evolversi e ad offrire nuove opportunità per migliorare l’esperienza degli ospiti e semplificare la fase di pianificazione ai team creativi.  L’AI rappresenta una fonte di vantaggio competitivo significativo per le agenzie di organizzazione di eventi che sapranno sfruttare l’opportunità: il futuro dell’intrattenimento, insomma, è sempre più tecnologico.

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