L’operatività dei commercialisti non è statica ma, al contrario, è strettamente legata anche alle innumerevoli circolari emanate dall’Agenzia delle entrate, documenti che chiariscono l’interpretazione e l’applicazione di norme e leggi fiscali. Questo, da solo, basta a comprendere quanto i software per commercialisti debbano essere dei sistemi aperti e aggiornati con alta frequenza.
Negli ultimi dieci anni i software per commercialisti hanno fatto passi in avanti per assistere al meglio chi svolge una professione tanto dinamica e legata a cambiamenti normativi anche repentini.
L’importanza di un software adeguato per i commercialisti
Ridurre l’intervento umano è l’obiettivo primo e ultimo. In un ambito in cui errori e imprecisioni possono avere ripercussioni anche di tipo sanzionatorio, il commercialista deve essere certosino. Poiché l’uomo tende a fare errori è opportuno che un software per commercialisti permetta di configurare automatismi che eludono stanchezza e disattenzione.
Non di meno, i software devono supportare i commercialisti nella conformità normativa e, ancora prima, devono dialogare con i software in uso alle aziende loro clienti. Anche questo processo può essere annoverato nella lunga lista degli automatismi possibili.
Caratteristiche fondamentali di un software per commercialisti
Un software per commercialisti non si differenzia, in quanto a caratteristiche fondamentali, dai software di altro tipo. Ogni piattaforma, a prescindere dall’impiego a cui è destinata, devono essere:
- Scalabili e flessibili: è imprescindibile che un software possa essere adeguato al numero di utenti e alle necessità operative, anche temporanee. L’integrazione di funzioni diverse deve sempre essere garantita
- Intuitivi e personalizzabili: gli utenti devono comprendere con immediatezza in quale modo impiegare il software e potere creare interfacce idonee ai compiti che devono svolgere
- Automatizzabili: oltre a sollevare gli utenti dai compiti ripetitivi, l’automazione riduce i margini di errore
- Sicuri: i commercialisti lavorano con dati sensibili che vanno protetti e resi sicuri mediante tecniche di criptaggio e nel rispetto delle norme vigenti sulla privacy e sulla riservatezza.
Nel caso dei commercialisti ci sono prerogative inalienabili di cui ogni software dovrebbe disporre, perché occorre favorire la competitività dei professionisti del comparto. L’analisi dei dati, soprattutto in ottica predittiva, può fare la differenza: un commercialista in grado di simulare situazioni finanziarie o patrimoniali alla luce di investimenti o progetti fornisce un servizio impagabile ai propri clienti.
L’Intelligenza artificiale diventa fondamentale anche per i commercialisti e i software che li assistono devono tenerne debito conto, così come è importante che offrano una gestione documentale in grado di favorire l’archiviazione e la consultazione di tutti i documenti afferenti a ogni singolo cliente.
Analisi dettagliata dei migliori software per commercialisti
La soluzione software perfetta non esiste, almeno non nel senso che, acquistando un unico pacchetto, si ottengono tutte le funzioni e le funzionalità desiderate.
Occorre anche che l’intero comparto ceda alle lusinghe tutt’altro che effimere della digitalizzazione. Non a caso esistono community di professionisti che uniscono le forze anche al fine di divulgare la cultura del digitale. Tra le più attive figura Evoluzione.pro, incentrata sulla lettura dei problemi dei professionisti e le soluzioni rese possibili dall’innovazione.
Se le peculiarità descritte sopra sono imprescindibili, per dotarsene vale la pena entrare nell’ottica di incrociare tra loro più software che riescano a coprire a tutto tondo le esigenze dei commercialisti.
Diverse software house propongono pacchetti diversi, moduli software che consentono di coprire una o più aree operative e questo non è un male perché, combinando tra loro soluzioni diverse prodotte da software house differenti, si possono ottenere gestionali su misura, capaci di supportare i commercialisti in ogni loro esigenza, dandogli maggiore flessibilità e riuscendo a smarcarsi dalla concorrenza.
È però essenziale che i diversi moduli, benché creati da sviluppatori diversi, possano interagire tra di loro mediante API o apposite interfacce.
Definizione delle necessità specifiche del commercialista
Prima di optare per una o l’altra soluzione, è opportuno che ogni commercialista – sia questo singolo oppure inserito in uno studio professionale – faccia un elenco accurato delle proprie necessità. Non tutti i commercialisti hanno le medesime specificità, fosse soltanto perché guardano a una clientela particolare come, per esempio, i privati, gli artigiani oppure i commercianti o le imprese di una certa dimensione.
I commercialisti hanno bisogno, in linea di massima, di software che possano semplificare le operazioni contabili, quelle amministrative e quelle fiscali. Ma hanno bisogno anche di soluzioni in grado di migliorare la qualità e la rapidità delle decisioni soprattutto alla luce della conformità normativa in un contesto nel quale queste ultime sono passibili di cambiamenti repentini.
Come valutare efficacemente costo e benefici dei software
Anche in questo caso non esiste una risposta univoca fino a quando non sono delimitati i benefici e, conseguentemente, i costi.
Stimare l’entità dei costi e dei benefici è un compito potenzialmente difficile, tant’è che – per quanto possa sembrare un ossimoro – esistono software che aiutano le imprese a tratteggiare gli scenari ottimali. Infatti, esistono modelli matematici e metodologie empiriche che sono utili ma che richiedono risorse esperte per essere valutate in modo opportuno.
In sostanza, si tratta di definire i motivi per i quali si sta considerando l’acquisto o lo sviluppo di un software e di conseguenza, assegnare valori congrui a diverse voci, tra le quali:
- Il costo del software e dell’hardware che richiede
- I costi di manutenzione
- La formazione degli utenti
- La riduzione dei costi operativi
- L’aumento della produttività
- La possibilità che il software apra nuove opportunità di business.
È un elenco di massima e non esaustivo, proprio perché va stilato a seconda degli obiettivi ultimi per i quali si valuta l’acquisto di una soluzione software.
Come integrare efficacemente i software nel workflow
Ci si muove anche in questo caso in uno scenario che va declinato a seconda delle esigenze specifiche di ogni azienda. La soluzione software giusta può non esistere, fatto salvo questo fondamento, deve guadagnare spazio la soluzione che offre maggiore integrazione con altre piattaforme già in uso all’organizzazione.
Per integrare efficacemente i software nel workflow è necessario un esercizio di organizzazione che può essere supportato da uno specialista o da un software specifico per il workflow management. Non deve stupire che, in un’epoca completamente dominata dai software, questi diventino complementari nella corretta gestione d’impresa.
È certamente vero che API e Webhook sono preziosi ma è altrettanto vero che, senza una solida visione d’insieme, possono rivelarsi inefficaci. L’integrazione di un software in un workflow può essere materia complessa ed è per questo che occorre identificare gli obiettivi in modo chiaro e definire con precisione quali software o database sono deputati ad alimentarne altri.
Un’integrazione ha senso e successo se crea un ecosistema efficiente, altrimenti è soltanto una zavorra.
Garantire la sicurezza dei dati e la conformità
È un compito che ricade sul fornitore del software ma che non può essere del tutto ignorato da chi ne fa uso. I dati dovrebbero essere crittografati e i database su cui fanno leva i software devono prevedere diversi livelli di accesso protetti da policy che esigono password robuste.
Chi usa i software deve garantire la sicurezza del perimetro aziendale e la riservatezza dei dati, controllando i dispositivi fissi o mobili, gli accessi interni e quelli da remoto, usando firewall e tutti gli strumenti software utili alla sicurezza, andando al di là dei canonici antivirus che – pure essendo utili – non sono più sufficienti a garantire la sicurezza. Sono da valutare politiche di backup attente e misure di sicurezza predittiva.
L’importanza del supporto tecnico e degli aggiornamenti
Sono vitali, soprattutto in un comparto come quello dei commercialisti, soggetto a cambiamenti repentini e, non di meno, costituiscono uno dei parametri che devono essere presi in considerazione quando viene scelta una soluzione software.
Gli aggiornamenti devono essere tempestivi e garantiti per un lungo periodo di tempo e, parallelamente, l’assistenza dovrebbe essere contattabile in modalità multicanale e deve garantire risposte in tempi minimi.
