L'analisi

Come, quando, per chi e perché usare la PEC per la fattura elettronica: i consigli

La PEC è uno strumento estremamente utile per la fatturazione elettronica, in quanto è uno dei canale di ricezione di questi documenti: ecco tutti i suggerimenti per usarla al meglio e per scegliere il gestore più adeguato

20 Nov 2019
Barbara Maria Barreca

Dottore commercialista

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La PEC è uno strumento di comunicazione il cui utilizzo è in continuo aumento, come dimostrano le statistiche pubblicate sul sito dell’Agenzia per l’Italia Digitale. I gestori dei servizi PEC inviano infatti all’Agid con frequenza bimestrale i dati numerici circa il numero di caselle in esercizio per ciascun dominio e il numero totale giornaliero di messaggi PEC scambiati in ingresso e in uscita dalle caselle gestite. Il numero complessivo dei messaggi inviati/ricevuti è passato da 1.454.655.163 nel 2017 a 1.837.873.468 nel 2018 per raggiungere nei primi quattro mesi del 2019 il numero di 822.816.361 (pari a circa il 45%) rispetto all’intero anno precedente.

La ragione principale di tale incremento può essere senz’altro individuata nell’avvento dell’era della fatturazione elettronica dal primo gennaio 2019 e nell’utilizzo della casella di posta elettronica certificata quale canale di ricezione delle fatture elettroniche.

La PEC per la fattura elettronica

È noto che i canali più semplici per la ricezione delle fatture elettroniche sono il codice destinatario e la casella di posta elettronica certificata. Al fine di ottimizzare il processo di ricezione delle fatture elettroniche, buona norma è effettuare la procedura di registrazione al sito dell’Agenzia delle Entrate per ottenere l’accesso alla propria area riservata e comunicare così all’Agenzia il canale scelto per la ricezione delle stesse. Presumibilmente, nel caso in cui l’operatore economico disponga (in proprio o tramite il proprio commercialista) di un software che permetta il collegamento diretto tra l’area riservata dell’Agenzia delle Entrate e il gestionale interno aziendale e l’importazione automatizzata delle fatture elettroniche ricevute, la scelta ricadrà sul codice destinatario.

Ciò presuppone, però, soggetti economici adeguatamente strutturati dal punto di vista amministrativo e informatico per i quali i vantaggi (indubbi) arrecati dall’automazione delle procedure siano superiori ai costi da affrontare per dotarsene. L’altra alternativa prevista dalla normativa per la ricezione delle fatture elettroniche è l’utilizzo della propria casella di posta elettronica certificata.Dato che, per imprese e professionisti, è da tempo in vigore l’obbligo di dotarsi di una casella di posta elettronica certificata, si presume che il corretto utilizzo di tale strumento da parte degli operatori economici sia ormai acquisito.

Si ricorda inoltre che il momento per la detrazione dell’IVA, in caso di fattura elettronica ricevuta via PEC, esso decorre dalla data di ricezione attestata al destinatario dai canali telematici di destinazione, fondamentale è pertanto la frequente consultazione della casella dedicata. Il file xml deve quindi essere registrato nel proprio programma di contabilità o inoltrato al consulente incaricato.L’obbligo di conservazione a norma delle fatture elettroniche ricevute può essere facilmente adempiuto sottoscrivendo l’adesione al servizio gratuito offerto dall’Agenzia dell’Entrate.

La scelta del gestore PEC

Per la scelta del gestore di posta elettronica certificata si consiglia di valutare attentamente i servizi accessori offerti insieme alla casella. Nel corso di questi mesi i gestori di PEC più evoluti hanno notevolmente implementato i servizi connessi alla ricezione delle fatture inserendo:

  • specifiche icone che contraddistinguono le PEC contenenti fatture elettroniche
  • cartelle nelle quali vengono automaticamente raccolti i messaggi contenenti fatture elettroniche;
  • visualizzatori interni di file xml che permettono di superare il doppio passaggio costituito dal download del file xml e la sua successiva visualizzazione mediante software esterni alla casella di posta;
  • possibilità di usufruire di caselle dotate di spazio adeguato alle proprie esigenze;

Per tutti i soggetti che gestiscono un flusso di fatture elettroniche passive relativamente modesto e che non ritengano conveniente dotarsi di programmi software specifici per la ricezione delle fatture elettroniche, l’utilizzo della posta elettronica certificata può essere quindi una valida alternativa: parliamo di ditte individuali, piccole società di persone, professionisti, enti non commerciali, condomini. Si tratta di una vasta platea di soggetti ai quali si consiglia di prendere in considerazione l’utilizzo di tale canale per la ricezione delle fatture elettroniche che presenta i seguenti vantaggi:

  • il modesto costo di esercizio,
  • possibilità di consultazione da PC o smartphone
  • la facilità di utilizzo.

Si ricorda, infine, che i messaggi scambiati tra indirizzi di posta elettronica certificata hanno valore legale al pari di quello di una lettera raccomandata con ricevuta di ritorno, pertanto la possibilità di accedere, consultare e gestire la propria casella PEC diventa fondamentale anche in relazione ad atti ricevuti da Uffici della Pubblica Amministrazione con tempi di risposta definiti e vincolanti.

L’articolo è parte di un progetto di comunicazione editoriale che Agendadigitale.eu sta sviluppando
con il partner Aruba.

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